Tăng tốc số hóa hồ sơ đảng viên

 Cán bộ Tổ số hóa phường Phú Xuân tìm hồ sơ trong kho lưu trữ để số hóa.

Làm kỹ từ hồ sơ gốc

Những ngày này, tại phường Hương Trà, công việc số hóa hồ sơ đảng viên được triển khai khẩn trương. Tổ số hóa gồm 17 người, với sự tham gia của cán bộ, công chức khối Đảng, mặt trận và giáo viên trên địa bàn. Không chỉ làm trong giờ hành chính, các thành viên còn tranh thủ buổi tối, ngày nghỉ, cuối tuần để kiểm tra và cập nhật hồ sơ.

Đồng chí Nguyễn Đăng Thành Công, Phó Hiệu trưởng Trường Tiểu học Hồ Văn Tứ, thành viên tổ số hóa cho biết đã sắp xếp công việc tại trường, tranh thủ những ngày nghỉ, cuối tuần để hỗ trợ nhiệm vụ. Công việc được phân công là sử dụng máy scan chuyển tài liệu giấy sang dữ liệu số để đưa lên hệ thống.

Hương Trà có 1.154 hồ sơ đảng viên thuộc diện phải số hóa. Đảng ủy phường đã xây dựng kế hoạch theo từng nhóm, từng giai đoạn, trước hết thực hiện đối với hồ sơ cán bộ thuộc diện Ban Thường vụ Thành ủy quản lý. Theo kế hoạch cấp trên, nhóm hồ sơ này phải hoàn thành trong tháng 9, nhưng Hương Trà đã hoàn thành từ tháng 8.

Đồng chí Võ Nữ Huyền Anh, Phó Trưởng ban Thường trực Ban Xây dựng Đảng phường Hương Trà cho biết, Thường trực Đảng ủy phường tập trung chỉ đạo, trước hết là bảo đảm hạ tầng số và nguồn nhân lực. Các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tạo điều kiện để cán bộ tham gia tổ số hóa. Sau nhóm hồ sơ đầu tiên, phường tiếp tục thực hiện hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, dự kiến hoàn thành trong tháng 11. Đồng thời, phấn đấu hoàn thành số hóa hồ sơ đảng viên trong năm 2026.

Tại phường Phú Xuân, khối lượng công việc lớn hơn với khoảng 3.840 hồ sơ đảng viên. Ban Xây dựng Đảng phường tham mưu thành lập tổ số hóa gồm 20 thành viên là cán bộ, đảng viên thuộc Đảng bộ cơ quan Đảng, UBND phường và hệ thống mặt trận. Để tăng tiến độ, phường bố trí 3 máy scan, 3 máy tính, một phòng chức năng và tổ chức làm 3 ca mỗi ngày. Ca cuối thường kết thúc từ 20 giờ 30 đến 21 giờ 30.

Đồng chí Lê Viết Hoàng Cát, chuyên viên Ban Xây dựng Đảng phường Phú Xuân cho biết, mỗi người trong một ca (mỗi ngày chia làm 3 ca) có thể số hóa khoảng 5 - 6 bộ hồ sơ. Trước khi đưa vào số hóa, hồ sơ được bộ phận chuyên môn rà soát, chỉnh lý, sắp xếp. Đây là khâu được thực hiện trước để hồ sơ khi scan có đầy đủ thông tin, thuận lợi cho việc kiểm tra và cập nhật. Để bảo đảm tiến độ, cán bộ tham gia tổ số hóa còn phải làm thêm ca đêm.

Đến ngày 15/9, Phú Xuân đã thực hiện số hóa gần 600 hồ sơ, trong đó gần 300 hồ sơ hoàn thành được ghi nhận trên hệ thống. Riêng hồ sơ thuộc diện Ban Thường vụ Thành ủy quản lý có 181 hồ sơ, đã số hóa 175, đạt 96,7%; 6 hồ sơ đang được bổ sung.

Đồng chí Trần Diễn, Phó Trưởng ban Xây dựng Đảng phường Phú Xuân cho biết, chỉnh lý hồ sơ là khâu quan trọng, nhằm bảo đảm thông tin đầy đủ, chính xác trước khi số hóa. Cùng với đẩy nhanh tiến độ, Ban Xây dựng Đảng chú trọng kiểm tra chất lượng hồ sơ, bản sao và dữ liệu trước khi cập nhật lên hệ thống, quyết tâm hoàn thành kế hoạch số hóa đề ra.

 Scan hồ sơ lên hệ thống tại phường Hương Trà.

Bám tiến độ, đảm bảo chất lượng dữ liệu

Theo đồng chí Huỳnh Công Quảng, Phó Trưởng ban Tổ chức Thành ủy, việc số hóa được thực hiện theo thứ tự ưu tiên. Trước hết là hồ sơ cán bộ thuộc diện cấp ủy các cấp quản lý, cán bộ lãnh đạo, quản lý chủ chốt và những hồ sơ đang được sử dụng thường xuyên trong công tác tổ chức, quản lý. Sau đó mới triển khai đối với hồ sơ đảng viên còn lại.

Việc xác định thứ tự ưu tiên giúp các cơ quan tập trung nhân lực, thiết bị cho những nhóm hồ sơ cần khai thác trước. Trong toàn bộ quá trình, yêu cầu đặt ra là phải dựa trên hồ sơ giấy gốc, bảo đảm thông tin đầy đủ, chính xác, thống nhất trước khi cập nhật lên hệ thống.

Ghi nhận tại các địa phương, cán bộ thực hiện đồng thời rà soát, chỉnh lý và số hóa. Hồ sơ được sắp xếp theo từng nhóm, từng chi bộ, từng đối tượng; hoàn thành nhóm này mới chuyển sang nhóm khác. Cách làm này giúp tổ số hóa theo dõi tiến độ và kiểm tra từng nhóm hồ sơ.

Theo Ban Tổ chức Thành ủy, toàn thành phố có hơn 59 nghìn hồ sơ đảng viên cần số hóa. Cùng với số lượng hồ sơ, chất lượng dữ liệu được đặt ra trong từng khâu. Sau khi rà soát, chỉnh lý, hồ sơ được scan, cập nhật các bản sao file, trình ký và đẩy lên hệ thống. Việc số hóa và kiểm tra được thực hiện song song để kịp thời phát hiện thông tin thiếu hoặc chưa chính xác.

Tại các địa phương có số lượng đảng viên nhiều, khối lượng hồ sơ lớn trong khi cán bộ tham gia số hóa vẫn phải thực hiện song song nhiệm vụ chuyên môn. Việc triển khai còn gặp khó khi cơ sở dữ liệu dùng chung có thời điểm quá tải, khiến kết quả scan và đẩy hồ sơ lên hệ thống chưa được ghi nhận đầy đủ.