Đừng để tốc độ làm mỏng kết nối trong tổ chức

Càng nhanh, càng cần nhau

Trí tuệ nhân tạo (AI) đang giúp doanh nghiệp xử lý công việc nhanh hơn, từ phân tích dữ liệu, tìm kiếm thông tin đến sản xuất nội dung và hỗ trợ ra quyết định. Khi máy móc ngày càng đảm nhiệm được nhiều phần việc, kỳ vọng về một môi trường làm việc nhẹ hơn, hiệu quả hơn cũng lớn dần.

Trí tuệ nhân tạo hỗ trợ con người xử lý công việc nhanh hơn. Ảnh: ICC

Thực tế, tốc độ vận hành tăng lên đồng thời tạo thêm áp lực thích nghi cho con người. Theo TS. Phan Tất Thứ, chuyên gia truyền thông nội bộ và văn hóa doanh nghiệp, khi tổ chức chạy quá nhanh, ký ức, cảm xúc và niềm tin là ba thứ rất đễ bị đứt gãy.

“Văn hóa đến từ quá khứ, chiến lược đến từ tương lai”, ông Thứ nói. Theo đó, ký ức của một tổ chức được tạo nên từ những trải nghiệm chung, những câu chuyện được truyền lại và những bài học hình thành trong quá trình doanh nghiệp phát triển. Khi những kết nối ấy dần bị thay thế bởi dữ liệu và công cụ, tổ chức có nguy cơ đánh mất một phần ký ức làm nên văn hóa của mình.

Cảm xúc cũng là một khoảng trống dễ xuất hiện khi AI tham gia ngày càng sâu vào truyền thông. Một nội dung có thể được tạo ra rất nhanh và hoàn chỉnh về mặt kỹ thuật nhưng để một thông điệp thực sự chạm tới người đọc, doanh nghiệp vẫn cần hiểu người đang tiếp nhận nó và những gì họ đang trải qua.

Khoảng cách giữa thông điệp và trải nghiệm thực tế còn liên quan trực tiếp đến niềm tin. Khi doanh nghiệp nói một điều trong khi nhân viên đang trải nghiệm một điều khác, những thông điệp được truyền đi với tần suất cao vẫn khó tạo ra sự đồng thuận.

“Chúng ta vẫn có thể sử dụng những công cụ đó, những công nghệ đó, nhưng với điều kiện chúng ta gửi tình yêu vào nó”, ông Thứ nói trong sự kiện Sâu Sắc 2026 do Cộng đồng Truyền thông nội bộ & văn hóa doanh nghiệp (ICC) tổ chức.

“Tình yêu” ở đây là sự quan tâm, thấu hiểu và trách nhiệm của con người trong cách sử dụng công nghệ.

Chúng ta vẫn có thể sử dụng những công nghệ, công cụ nhưng với điều kiện phải gửi tình yêu vào nó.

TS. Phan Tất Thứ

- Chuyên gia truyền thông nội bộ và văn hóa doanh nghiệp

TheLEADER
Diễn đàn của các nhà quản trị

Văn hóa bắt đầu từ việc nghe thật

Với ông Thứ, xây dựng văn hóa cần bắt đầu bằng chữ “Tĩnh”. Đó là lúc tổ chức chậm lại để lắng nghe, quan sát và nhìn đúng những gì đang diễn ra bên trong đội ngũ.

Trong một dự án từng thực hiện, ông dành nhiều thời gian trò chuyện với vị giám đốc sản xuất. Từ những câu chuyện rất đời thường, nhiều khúc mắc trong đội ngũ dần được bộc lộ, bao gồm các vấn đề của công nhân, bất đồng giữa các nhóm đến sự dè dặt trước các hoạt động văn hóa. Theo ông Thứ, những chuyện như vậy thường chỉ được nhìn thấy khi lãnh đạo thực sự ngồi xuống lắng nghe, thay vì chỉ dựa vào báo cáo hoặc bắt đầu ngay bằng một chương trình đã được chuẩn bị sẵn.

Từ việc nghe thật, truyền thông nội bộ đóng vai trò tạo điều kiện để con người nói ra trải nghiệm của mình, lắng nghe nhau và cùng hình thành cách hiểu về những gì đang diễn ra trong tổ chức.

Theo ông Thứ, một sai lầm phổ biến là đánh giá truyền thông nội bộ qua số lượng nội dung, số lượng kênh hay mức độ tương tác. Đích đến sâu hơn nằm ở việc những giá trị doanh nghiệp tuyên bố có đi vào hành vi hàng ngày hay chưa.

Một cẩm nang văn hóa chỉ thực sự có giá trị khi nhân viên biết mình cần làm gì khác đi sau khi đọc nó. Để giá trị trở thành hành vi, tổ chức cần có người chịu trách nhiệm đến cùng, nguồn lực đủ để thực hiện, bằng chứng đo lường mức độ hiểu và thay đổi, cùng cơ chế phản hồi để tiếp tục điều chỉnh.

AI có thể hỗ trợ doanh nghiệp tổng hợp phản hồi, phân tích dữ liệu và nhận diện các tín hiệu trong đội ngũ. Tuy nhiên, việc hiểu nguyên nhân phía sau những tín hiệu ấy vẫn cần đến con người bởi cùng một dữ liệu có thể mang những ý nghĩa khác nhau trong những bối cảnh khác nhau.

"Giương cung" trước khi hành động

Lấy hình ảnh “giương cung” tại Sâu Sắc 2026, ông Thứ đưa ra 10 bước hành động gồm: “Tĩnh, Tiêu, Thế, Lực, Kìm, Chuẩn, Buông, Thu, Tác, Ngộ”.

Theo TS. Phan Tất Thứ, chuyên gia truyền thông nội bộ và văn hóa doanh nghiệp, đã giương cung thì phải cân nhắc, đã bắn thì phải trúng, đã trúng thì phải vào hồng tâm

“Tĩnh” là lắng nghe để nhìn đúng. “Tiêu” xác định hành vi cần thay đổi. “Thế” giúp tổ chức hiểu nền văn hóa hiện tại, còn “Lực” là sự chuẩn bị về nguồn lực. “Kìm” giữ nhịp độ triển khai, “Chuẩn” kiểm tra các điều kiện cần thiết trước khi “Buông” để hành động.

Sau hành động vẫn còn “Thu, Tác, Ngộ”. Tổ chức thu thập bằng chứng về sự thay đổi, tác động vào nguyên nhân thông qua phản hồi và rút ra bài học để tiếp tục hoàn thiện.

Hình ảnh giương cung nhấn mạnh yêu cầu về sự chuẩn bị trước khi hành động. Một chương trình truyền thông có thể được triển khai rất nhanh nhờ công nghệ, song tốc độ ấy cần đi cùng khả năng xác định đúng mục tiêu, hiểu đúng bối cảnh và kiểm chứng tác động.

Một chiến dịch kết thúc bằng báo cáo hoạt động vẫn chưa tạo ra nhiều giá trị nếu tổ chức chưa biết sau chiến dịch mình đã hiểu thêm điều gì, hành vi nào thay đổi và điều gì cần được làm khác đi ở lần tiếp theo. “Buông” chỉ là thời điểm mũi tên rời khỏi dây cung, còn “Thu, Tác, Ngộ” giúp tổ chức tiếp tục học từ chính hành động của mình.

“Truyền là phải thông”, ông Thứ nhấn mạnh. Thông tin được gửi đi mới hoàn thành phần đầu của truyền thông còn sự kết nối chỉ hình thành khi thông điệp thực sự đến được với người nhận.

Theo ông Thứ, một lời xin lỗi chân thành từ người lãnh đạo có thể được nhớ lâu hơn rất nhiều email. Một sự quan tâm đúng lúc cũng có sức nặng riêng trong cách nhân viên cảm nhận về tổ chức. Những điều ấy khó được tạo ra chỉ bằng số lượng nội dung hay mức độ tự động hóa.

Với ông Thứ, hồng tâm của truyền thông nội bộ và văn hóa doanh nghiệp là niềm tin. Công nghệ, dữ liệu, nội dung và các kênh truyền thông đều là công cụ phục vụ quá trình kết nối, còn niềm tin được hình thành từ trải nghiệm thực tế của con người trong tổ chức.

“Đã giương cung thì phải cân nhắc, đã bắn thì phải trúng, đã trúng thì phải vào hồng tâm”, ông Thứ nhấn mạnh.