Bài 3: Số hóa để gần dân hơn

Một kiến nghị của cử tri đã được chuyển cho ai, đang xử lý đến đâu và khi nào có kết quả? Từ câu hỏi rất cụ thể ấy, một số HĐND cấp xã đang số hóa hồ sơ, xây dựng dữ liệu theo dõi kiến nghị và thử nghiệm công cụ AI để giảm thời gian xử lý giấy tờ, dành nhiều thời gian hơn cho cơ sở.

3 giờ trước Gốc

Từ số hóa hồ sơ, theo dõi kiến nghị đến ứng dụng công cụ số và AI (trí tuệ nhân tạo), HĐND cấp xã đang thử nghiệm những cách làm mới để theo sát vấn đề của người dân, không để mất dấu một kiến nghị.

Phường 1 Bảo Lộc có địa bàn rộng và phát sinh không ít ý kiến, kiến nghị của cử tri trong quá trình phát triển kinh tế - xã hội

“Cử tri không chỉ quan tâm kiến nghị có được tiếp nhận hay không mà quan tâm nhiều hơn đến việc kiến nghị được giải quyết đến đâu, thời hạn thế nào và ai chịu trách nhiệm”.

Chủ tịch HĐND Phường 1 Bảo Lộc Ngô Văn Ninh nói điều này từ thực tế hoạt động của địa phương sau sắp xếp đơn vị hành chính. Với HĐND phường, tiếp nhận kiến nghị chỉ là bước đầu. Điều quan trọng hơn là theo dõi, đôn đốc để biết vấn đề được xử lý đến đâu và kết quả thế nào.

Đối thoại trực tiếp với người đứng đầu là một trong những nội dung được lãnh đạo Phường 1 Bảo Lộc rất quan tâm

Từ đầu năm 2026 đến nay, HĐND Phường 1 Bảo Lộc phối hợp tổ chức 8 điểm tiếp xúc cử tri với 670 cử tri tham dự, ghi nhận 67 ý kiến thuộc các lĩnh vực đất đai, đất công, giao thông, môi trường, an ninh, trật tự, cải cách hành chính, chuyển đổi số và thủ tục hành chính.

Kế thừa nền tảng nhân lực, hạ tầng và điều kiện làm việc của TP. Bảo Lộc trước đây, Phường 1 Bảo Lộc có nhiều thuận lợi trong tổ chức hoạt động. Tuy vậy, khi khối lượng công việc ngày càng lớn, việc theo dõi những kiến nghị kéo dài vẫn đặt ra yêu cầu phải quản lý chặt hơn.

Phường 1 Bảo Lộc được kế thừa nền tảng nhân lực, hạ tầng của đô thị Bảo Lộc trước đây nên có nhiều thuận lợi trong hoạt động

Ở Quảng Trực, yêu cầu này càng rõ bởi đặc thù địa bàn. Đây là xã biên giới, có diện tích gần 55.900 ha, đồng bào dân tộc thiểu số chiếm hơn 45%, dân cư phân tán và giao thông còn nhiều khó khăn.

Đồng bào xã Quảng Trực trực tiếp tham gia các hoạt động chính trị, kinh tế - xã hội quan trọng tại địa phương

Từ đầu năm 2026 đến nay, HĐND xã tổ chức 41 hội nghị tiếp xúc cử tri với 2.465 lượt người tham dự, ghi nhận 136 ý kiến, kiến nghị. Các vấn đề trải rộng từ đất đai, giao thông, điện, nước đến chính sách, giáo dục, y tế, sản xuất và thủ tục hành chính.

Với số lượng kiến nghị lớn, việc theo dõi từ lúc tiếp nhận đến khi có kết quả sẽ khó nếu chỉ dựa vào hồ sơ giấy và báo cáo tổng hợp. Từ thực tế đó, HĐND xã đặt ra một câu hỏi cụ thể: khi người dân hỏi lại, đại biểu có thể biết ngay kiến nghị đang ở đâu, đã chuyển đến cơ quan nào và còn vướng ở khâu nào?

Phó Trưởng Ban Ngân sách - Xã hội HĐND xã Quảng Trực Lê Công Tuấn bắt đầu tìm lời giải bằng cách rà soát, phân loại và số hóa tài liệu liên quan đến hoạt động HĐND nhiệm kỳ trước. Từng công tác tại Phòng Tư pháp huyện Tuy Đức cũ, ông nhận thấy, nếu tiếp tục quản lý bằng những tập hồ sơ rời rạc, việc tìm lại một vấn đề cụ thể sẽ mất nhiều thời gian.

Sau hơn 1 năm hoạt động trong mô hình mới, khi khối lượng công việc và dữ liệu cần theo dõi ngày càng lớn, lãnh đạo HĐND xã Quảng Trực đề nghị các đại biểu tìm hiểu, thử nghiệm cách làm mới.

Mỗi kiến nghị được gắn với thời điểm tiếp xúc, địa bàn, nội dung, cơ quan chủ trì, đơn vị phối hợp, văn bản liên quan và tiến độ xử lý. Các kiến nghị được phân thành những trạng thái như đã giải quyết, đang thực hiện, chờ cấp có thẩm quyền, chờ khảo sát hoặc thẩm định, cần bổ sung hồ sơ hay đã chuyển cơ quan có thẩm quyền.

Bảng điều khiển được HĐND xã Quảng Trực tạo để theo dõi, phân loại kiến nghị của cử tri tại địa phương

Nhờ đó, khi người dân hỏi về một vấn đề đã từng kiến nghị, đại biểu có thể tìm lại thông tin trên hệ thống. Nếu đã có kết quả, có thể thông tin cho người dân; nếu đang xử lý, có thể xác định cơ quan thực hiện; nếu vượt thẩm quyền, có thể biết kiến nghị đã được chuyển đến đâu.

Theo ông Lê Công Tuấn, cách làm này còn giúp HĐND giảm việc yêu cầu báo cáo dàn trải. Khi cần kiểm tra một vấn đề, dữ liệu có thể được tìm kiếm theo nội dung, địa bàn hoặc quá trình xử lý.

AI cũng được ông Tuấn sử dụng ở một số khâu như đọc, tìm kiếm, nhóm và hệ thống hóa dữ liệu. Công cụ giúp xử lý lượng hồ sơ lớn nhanh hơn, nhưng dữ liệu gốc vẫn phải được kiểm tra.

Kết quả trả lời kiến nghị cử tri của HĐND xã Quảng Trực được chi tiết hóa về trạng thái xử lý, đánh giá, mức độ ưu tiên và tài liệu kèm theo

Hệ thống theo dõi kiến nghị của Quảng Trực mới được vận hành từ tháng 7/2026 và đang tiếp tục hoàn thiện. Chất lượng dữ liệu, phân quyền truy cập, thiết bị, đường truyền và quy trình cập nhật vẫn cần được chuẩn hóa.

Đại biểu HĐND xã Quảng Trực sẽ dễ dàng tra cứu các kiến nghị của cử tri, kết quả giải quyết và trả lời chính xác tại các cuộc tiếp xúc

Theo Chủ tịch HĐND xã Quảng Trực Dương Huy Toàn, giá trị của hệ thống là giúp nhìn thấy hành trình của một vấn đề. Một kiến nghị về đường giao thông có thể bắt đầu từ cuộc tiếp xúc cử tri tại một bon, sau đó được chuyển đến cơ quan liên quan, khảo sát, trả lời hoặc tiếp tục xử lý. Nếu chưa có kết quả, thông tin vẫn được lưu lại để đại biểu có thể tìm thấy khi cần.

Với những vấn đề chậm hoặc chưa rõ, HĐND tiếp tục khảo sát, yêu cầu giải trình, chất vấn hoặc kiến nghị cấp có thẩm quyền. Dữ liệu vì vậy không thay thế hoạt động giám sát mà giúp nối các khâu từ tiếp xúc cử tri, tiếp nhận kiến nghị đến theo dõi kết quả.

Theo Chủ tịch HĐND tỉnh Lâm Đồng Lưu Văn Trung, số hóa hỗ trợ năng lực hoạt động nhưng không thay thế vai trò của con người. Đại biểu vẫn phải xuống địa bàn, cán bộ phải kiểm tra thông tin và HĐND phải tiếp tục theo dõi khi câu trả lời chưa phải là kết quả cuối cùng.

Bảng điều khiển theo dõi kiến nghị cử tri của HĐND xã Quảng Trực khá trực quan, đã được vận hành thử nghiệm và đang từng bước hoàn thiện

Với Quảng Trực, mục tiêu của cách làm này nhằm giảm thời gian tìm văn bản, cộng số liệu, đối chiếu báo cáo để có thêm thời gian xuống bon, gặp cử tri, khảo sát thực tế và làm việc với cơ quan chịu trách nhiệm.

Theo Chủ tịch HĐND xã Quảng Trực Dương Huy Toàn, xây dựng kho dữ liệu dùng chung, số hóa hồ sơ kỳ họp, thẩm tra, giám sát và chuẩn hóa cơ sở dữ liệu ý kiến cử tri là một trong những nhiệm vụ được xác định trong năm 2026.

Quảng Trực là địa bàn còn nhiều khó khăn nhưng đang nỗ lực tìm những giải pháp nâng cao hoạt động của HĐND cấp xã

Bảng dữ liệu theo dõi kiến nghị cử tri đang được Quảng Trực hoàn thiện mới là bước đầu. Địa phương còn phải chuẩn hóa nguồn dữ liệu, phân quyền truy cập, bảo đảm an toàn thông tin, hoàn thiện quy trình cập nhật, kết nối hồ sơ kỳ họp và xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ theo dõi nghị quyết, giám sát.

Hướng đi được Quảng Trực đặt ra là mỗi ý kiến của cử tri có thể truy lại quá trình xử lý; mỗi kiến nghị giám sát có thời hạn và kết quả; mỗi chỉ tiêu trong nghị quyết có dữ liệu để theo dõi. Qua đó, đại biểu có thông tin đủ nhanh, đủ chính xác để thực hiện chức năng của mình.

Đồng bào các dân tộc thiểu số xã Quảng Trực phấn khởi và bày tỏ thống nhất với việc giải quyết kiến nghị của người dân

Từ ổn định tổ chức, nâng cao năng lực đại biểu đến đổi mới phương thức giám sát và quản lý dữ liệu, HĐND cấp xã đang từng bước thích nghi với yêu cầu mới. Trong đó, yêu cầu không chỉ là quyết định đúng mà còn phải giám sát đến cùng, góp phần biến những quyết định và nguyện vọng chính đáng của Nhân dân thành kết quả cụ thể trong thực tiễn.

Khi công nghệ giúp đại biểu có thêm thời gian đi cơ sở, dữ liệu không còn chỉ để lưu trữ. Đó là công cụ để HĐND biết một vấn đề bắt đầu từ đâu, đang được giải quyết đến đâu và còn phải làm gì tiếp theo.