GSM - Một đời sống mới

Tập trung quá nhiều thì cấp trên quá tải, cấp dưới chờ đợi. Phân quyền mà thiếu liên kết thì các công ty hoạt động rời rạc, đầu tư trùng lặp, không tận dụng được năng lực của nhau. Chức năng của các ban tập đoàn phải được thiết kế để giải quyết đồng thời hai yêu cầu ấy.

GSM - Guideline, Support, Monitoring - Hướng dẫn, Hỗ trợ, Giám sát - là một cách tiếp cận có giá trị, vốn là bảo bối của khối phòng ban các tập đoàn, tổng công ty. Nhưng khi quy mô, công nghệ và mô hình kinh doanh thay đổi, GSM cũng cần một nội hàm mới, một đời sống mới. Vẫn là ba chức năng ấy, nhưng nội hàm phải sâu hơn, cách thực hiện phải khác hơn, thước đo phải rõ hơn.

G - Từ hướng dẫn cách làm sang định hướng và thiết lập luật chơi

Khi tập đoàn còn nhỏ, hoạt động tương đối đồng nhất, cấp trên có thể hướng dẫn khá cụ thể cách thực hiện. Nhưng khi tập đoàn kinh doanh nhiều lĩnh vực, một cách làm chung khó còn phù hợp. Công ty dự án, công ty sản phẩm, công ty hạ tầng và đơn vị nghiên cứu có những logic vận hành khác nhau.

Guideline vì thế phải chuyển trọng tâm sang làm rõ mục tiêu, nguyên tắc, tiêu chuẩn và giới hạn. Tập đoàn xác định điều gì cần thống nhất, điều gì được phép khác biệt; việc nào đơn vị tự quyết, việc nào cần phối hợp, việc nào phải được phê duyệt.

Chẳng hạn, tập đoàn thống nhất nguyên tắc quản trị rủi ro, nhưng cơ chế đầu tư cho một sản phẩm mới phải khác cơ chế đầu tư mở rộng hạ tầng đã có thị trường. Tập đoàn thống nhất yêu cầu trọng dụng nhân tài, nhưng cách trả lương cho chuyên gia nghiên cứu có thể khác với đội ngũ vận hành.

Một hướng dẫn tốt phải giúp đơn vị biết mình có quyền làm gì và chịu trách nhiệm về điều gì. Nếu đọc hướng dẫn xong vẫn phải xin ý kiến về hầu hết các quyết định, thì hướng dẫn ấy chưa tạo ra quyền chủ động.

Các ban tập đoàn cũng phải chịu trách nhiệm về thiết kế luật chơi, về chất lượng luật chơi. Những quy định gây chậm, tạo xung đột hoặc không còn phù hợp phải được sửa. Không thể chỉ yêu cầu cấp dưới chấp hành mà thiếu cơ chế tiếp nhận phản hồi từ thực tiễn.

Như vậy, Guideline chuyển từ hướng dẫn cách làm sang định hướng và thiết lập luật chơi, làm rõ mục tiêu, nguyên tắc, tiêu chuẩn và giới hạn, dành không gian cho đơn vị tự quyết cách thực hiện và chịu trách nhiệm.

S - Từ giải đáp vướng mắc sang tạo năng lực để đơn vị thành công

Trao cho GSM một đời sống mới là làm cho các ban tập đoàn thực hiện đầy đủ hơn sứ mệnh của mình. Ảnh minh họa: Pexels

Trong cách làm quen thuộc, hỗ trợ thường bắt đầu khi đơn vị gửi đề nghị. Ban tập đoàn trả lời, hướng dẫn thủ tục hoặc phối hợp xử lý. Cách hỗ trợ ấy cần thiết, nhưng chưa đủ.

Có những đơn vị hiểu rõ cần làm gì mà vẫn không làm được, vì thiếu chuyên gia, thiếu công nghệ, thiếu cán bộ hoặc thiếu khả năng tiếp cận thị trường. Support phải đi đến những chỗ thiếu ấy.

Ban nhân sự phải tạo được nguồn lãnh đạo, cơ chế luân chuyển và khả năng đưa đúng người đến nơi đang cần. Ban công nghệ phải giúp hình thành các nền tảng, công cụ, kiến trúc và tài sản công nghệ mà nhiều công ty có thể sử dụng. Ban tài chính phải giúp đơn vị nâng năng lực quản trị vốn, dòng tiền và hiệu quả đầu tư.

Cấp tập đoàn còn có một lợi thế đặc biệt: nhìn thấy năng lực ở nhiều nơi và kết nối chúng. Một công ty có công nghệ, một công ty có khách hàng, một công ty có năng lực triển khai. Từng công ty riêng lẻ có thể chưa tạo được cơ hội kinh doanh, nhưng khi kết nối lại thì có thể.

Hỗ trợ vì vậy phải có người phụ trách, thời hạn và kết quả cụ thể. Việc hỗ trợ hoàn thành khi năng lực của đơn vị được nâng lên hoặc điểm nghẽn được tháo gỡ. Đồng thời, người đứng đầu đơn vị vẫn chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của mình.

Một phần chức năng hỗ trợ cần được tổ chức thành dịch vụ dùng chung, có cam kết chất lượng, thời gian và chi phí. Đơn vị sử dụng phải được đánh giá dịch vụ. Làm chung phải tạo ra lợi ích thực tế cho người sử dụng thì mới bền vững.

Support phải chuyển từ hỗ trợ xử lý từng việc sang tạo năng lực để đơn vị thành công, cung cấp nền tảng, chuyên gia, nhân tài, dịch vụ dùng chung; kết nối nguồn lực và nhân rộng cách làm tốt trong toàn tập đoàn, tạo sức mạnh tổng lực từ nhiều đơn vị riêng lẻ.

M - Từ kiểm tra chấp hành sang giám sát kết quả, sức khỏe và rủi ro

Kiểm tra chấp hành giúp giữ kỷ cương. Nhưng một đơn vị có thể làm đúng quy trình mà khách hàng vẫn rời đi, sản phẩm vẫn tụt hậu, dòng tiền vẫn xấu dần. Monitoring phải nhìn được cả những vấn đề ấy.

Giám sát cần trả lời ba câu hỏi: Đơn vị có đạt kết quả đã cam kết không? Hoạt động hiện tại có lành mạnh không? Năng lực tương lai có đang được hình thành không?

Doanh thu và lợi nhuận cho biết một phần kết quả. Dòng tiền, chất lượng doanh thu, mức độ phụ thuộc vào khách hàng lớn cho biết thêm sức khỏe. Đội ngũ kế cận, sản phẩm mới và năng lực công nghệ giúp nhìn xa hơn về khả năng phát triển.

Giám sát tốt phải phát hiện sớm để hành động kịp thời. Mỗi tín hiệu vượt ngưỡng cần gắn với một cách xử lý rõ ràng: yêu cầu giải trình, tăng hỗ trợ, điều chỉnh kế hoạch, thu hẹp quyền quyết định hoặc thay đổi người điều hành. Mức can thiệp phải tương xứng với vấn đề.

Dữ liệu và công nghệ giúp tập đoàn giám sát thường xuyên hơn, đồng thời giảm báo cáo thủ công. Khi thông tin đủ tin cậy, tập đoàn có cơ sở giao quyền rộng hơn cho đơn vị.

Monitoring phải chuyển từ kiểm tra chấp hành sang giám sát kết quả, sức khỏe và rủi ro. Dùng dữ liệu để nhận biết sớm vấn đề, hỗ trợ hoặc can thiệp đúng lúc, đồng thời nhìn thấy cả năng lực phát triển tương lai.

Ba chức năng GSM phải tạo thành một vòng vận hành

Guideline xác lập luật chơi và quyền quyết định. Support cung cấp năng lực để thực hiện. Monitoring cho biết kết quả và những điều cần điều chỉnh. Những phát hiện từ giám sát phải quay lại làm tốt hơn cả hướng dẫn lẫn hỗ trợ.

GSM mới vì thế cũng đòi hỏi cách đánh giá mới đối với các ban tập đoàn. Ban hành nhiều văn bản, trả lời nhiều công văn hay thực hiện nhiều cuộc kiểm tra mới chỉ phản ánh khối lượng công việc (Output). Cần đánh giá thêm: đơn vị có quyết nhanh hơn không, năng lực có mạnh hơn không, nguồn lực chung có được sử dụng tốt hơn không, rủi ro có được nhận biết sớm hơn không (Outcome)?

Trao cho GSM một đời sống mới là làm cho các ban tập đoàn thực hiện đầy đủ hơn sứ mệnh của mình: giúp từng công ty mạnh lên và tạo ra sức mạnh mà từng công ty riêng lẻ không thể có.