Những rủi ro nào có thể khiến các sự kiện 'made-by-teen' gặp sự cố trước giờ 'lên sóng'?

Ban tổ chức toàn teen, nhưng "vận mệnh" sự kiện lại trong tay người lớn

Ngày Hội Anh Tài là sự kiện thường niên của trường THPT chuyên Hà Nội - Amsterdam, cũng là chương trình hoành tráng bậc nhất do chính các bạn học sinh tổ chức. Năm nay, Ngày Hội Anh Tài vẫn giữ nguyên sức hút với một loạt tiền sự kiện hấp dẫn và dàn khách mời đình đám trong đêm Chung kết dự kiến diễn ra vào ngày 7/11 vừa qua.

Các tiền sự kiện hấp dẫn đã đem lại nhiều mong đợi cho đêm Chung kết.

Tuy nhiên, ngay trong ngày diễn ra đêm Chung kết, BTC chương trình bất ngờ thông báo hoãn do "diễn biến tình hình dịch bệnh COVID-19 phức tạp, thực hiện yêu cầu của thành phố Hà Nội về đảm bảo công tác phòng chống dịch bệnh" và đưa ra các phương án hoàn trả vé.

Lý do thực sự được một số phụ huynh tham dự cuộc họp với nhà trường tiết lộ là do nhà trường chưa sẵn sàng đáp ứng đủ điều kiện đảm bảo an ninh, an toàn cho sự kiện thu hút tới khoảng 6.000 người tham dự. Chính vì thế phương án đưa ra là lùi ngày và giảm quy mô.

Thông báo của nhà trường khiến teen Ams hoang mang, chính các bạn trong BTC cũng gặp khó vì mọi kế hoạch đều thay đổi, số tiền chi trả cho việc tổ chức và hoàn lại vé không hề nhỏ. Đó là chưa kể áp lực tâm lý nặng nề khi sự kiện lớn đã lên kế hoạch chuẩn bị công phu cả năm nay có thể trở nên uổng phí.

Thông báo hoàn vé của BTC Ngày Hội Anh Tài 2020.

Rất may là mới đây, BTC Ngày Hội Anh Tài 2020 đã thông báo sự kiện sẽ được tổ chức trở lại vào lúc 18h thứ Tư ngày 18/11, với quy mô nhỏ hơn và thực hiện nghiêm ngặt công tác phòng dịch COVID-19.

Cách đây 2 năm, một sự kiện "made-by-teen" quy mô lớn khác thậm chí phải hủy bỏ hoàn toàn là Remember 2018. Đây là một dự án tri ân ngày 20/11 do các bạn học sinh ở 2 trường THPT chuyên Sư phạm và THPT chuyên Khoa học tự nhiên cùng tổ chức. Sự kiện chính được tổ chức tại cả 2 trường, lần lượt vào ngày 15/11 và 20/11. Nhưng trong hai ngày này, BTC Remember 2018 lần lượt đưa ra thông báo hủy chương trình vì nguyên nhân từ phía địa điểm tổ chức.

Remember 2018 buộc phải hủy sự kiện chính ở cả hai trường.

"Cả hai trường đều không được tổ chức, thực sự tụi mình cũng không biết phải làm thế nào khi mọi thứ đã xong xuôi cả rồi, từ khâu truyền thông đến khâu hậu cần. Khi phải hủy mọi người buồn, tụi mình còn buồn hơn nhiều lắm!" - một thành viên trong BTC Remember 2018 tâm sự.

Sự kiện dù nhỏ hay lớn đều có thể gặp những sự cố khiến "bể show". Bạn Thùy Trang (cựu thành viên BTC MayFair - một dự án của teen Nghệ An) chia sẻ: "Mỗi trường hợp lại gặp phải những lý do khác nhau, như tụi mình thì do đơn vị dựng sân khấu xảy ra tranh chấp nên dự án thành "con rơi", được lắp đặt hết sức hời hợt, người này đổ thừa người kia. Lý do chủ quan còn có thể xử lý được, nhưng lý do khách quan thì không biết phải trách ai".

Làm thế nào để phòng tránh rủi ro?

Chuyện sự kiện gặp phải tình huống không mong muốn, tệ hơn là bị hủy - đây chẳng phải điều chúng mình có thể dễ dàng lường trước được. Nhưng vẫn có một số lưu ý nho nhỏ để các host tuổi teen hạn chế rủi ro nhiều nhất có thể nhé!

Đảm bảo giấy phép tổ chức sự kiện:Rủi ro lớn nhất đối với các sự kiện của teen đến từ khâu cơ bản nhất: Giấy phép tổ chức sự kiện. Dù ê-kíp tổ chức sự kiện 100% teen đi chăng nữa thì vẫn phải đảm bảo sự kết nối chặt chẽ với Ban giám hiệu nhà trường để thầy cô nắm bắt và phê duyệt BẰNG VĂN BẢN kế hoạch tổ chức bao gồm quy mô, kịch bản, khách mời và xin giấy phép tổ chức sự kiện nếu cần thiết. Nhiều sự kiện thầy cô không lường trước được quy mô, độ hoành tráng nên không chủ động các phương án đảm bảo an ninh, an toàn cho sự kiện dẫn tới yêu cầu hủy bỏ. Trong khi đó vé đã bán, khách đã mời, trang thiết bị đã thuê... teen phải bỏ tiền túi ra trang trải các kinh phí.

Kiểm tra từ A tới Z:Những sự kiện của teen cần được xin phép ý kiến nhà trường để nhờ giúp đỡ về vấn đề an ninh, địa điểm, truyền thông... Kiểm tra thật kỹ từng khâu, từng đối tác và lên kế hoạch B khi có sự cố phát sinh là điều cần thiết đấy!

"Sự kiện của học sinh hầu hết là phi lợi nhuận, teen mình cũng không có nhiều mối quan hệ nên thường không có đủ khả năng, tài chính để giải quyết vấn đề phát sinh đột xuất. Vậy nên tụi mình luôn chắc chắn từng khâu, thậm chí nhờ các thầy cô giúp sức nữa" - bạn Thùy Trang chia sẻ.

Đừng cố quá để thành "quá cố": Thay vì cố tổ chức sự kiện để xảy ra những tình huống không nên, hãy mạnh dạn đối mặt với vấn đề, thậm chí là thông báo hủy khi cần thiết. Bạn không nên giữ tâm lý ăn may rằng "chắc sẽ không sao", vì sự cố trước giờ G cũng không đáng sợ bằng việc giải quyết hệ lụy do vấn đề nào đó gây ra.

Ngay khi BTC Ngày Hội Anh Tài 2020 đưa ra thông báo hoãn show và hoàn vé, các bạn ấy đã nhận được phản ứng rất ấm lòng từ học sinh các trường hay các bậc phụ huynh. Luôn có những điều như vậy chờ đợi chúng mình trong trường hợp xấu nhất, nên đừng vì e sợ rủi ro mà ngại lăn xả vào những hoạt động của trường nha!

Ph.Thảo - Ảnh: NVCC, Tổng hợp