Làm chủ hàm COUNTIFS: Đếm dữ liệu đa điều kiện trong Excel

Trong Microsoft Excel, hàm COUNTIFS là công cụ đa năng và hiệu quả nhất để đếm dữ liệu dựa trên nhiều tiêu chí kết hợp. Hàm này có khả năng xử lý logic AND/OR phức tạp, tham chiếu ô động và tìm kiếm văn bản từng phần bằng ký tự đại diện, giúp loại bỏ các phương pháp thủ công tốn thời gian.

Cú pháp cơ bản của hàm COUNTIFS

Hàm COUNTIFS có cú pháp đơn giản và logic, cho phép người dùng thiết lập nhiều cặp điều kiện để lọc và đếm dữ liệu một cách chính xác.

Cú pháp của hàm như sau:

=COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], ...)

Trong đó:

criteria_range1 (bắt buộc): Vùng dữ liệu đầu tiên cần được đánh giá.
criteria1 (bắt buộc): Tiêu chí (có thể là số, biểu thức, tham chiếu ô hoặc văn bản) để xác định ô nào trong criteria_range1 sẽ được đếm.
criteria_range2, criteria2, ... (tùy chọn): Các cặp vùng dữ liệu và tiêu chí bổ sung, có thể lên đến 127 cặp.

Một số lưu ý quan trọng là mỗi vùng điều kiện (criteria_range) phải có cùng số lượng hàng và cột, và chúng không cần phải liền kề nhau.

Các ứng dụng thực tế của hàm COUNTIFS

Dưới đây là các ví dụ minh họa cách hàm COUNTIFS giải quyết những bài toán đếm dữ liệu phổ biến trong công việc hàng ngày.

1. Đếm dữ liệu với hai điều kiện (Logic AND)

Theo mặc định, hàm COUNTIFS hoạt động dựa trên logic AND, nghĩa là một hàng chỉ được đếm khi tất cả các điều kiện đều được thỏa mãn. Giả sử bạn có bảng dữ liệu bán hàng T_Sales và cần đếm số giao dịch có khu vực là “East” VÀ sản phẩm là “Desk”.

Công thức sẽ được nhập vào ô G2 như sau:

=COUNTIFS(T_Sales[Region],"East",T_Sales[Product],"Desk")

Công thức này sẽ chỉ đếm những dòng mà cột Region là "East" và cột Product là "Desk".

2. Sử dụng tham chiếu ô để tăng tính linh hoạt

Để công thức trở nên linh hoạt hơn, bạn nên đặt các tiêu chí vào các ô riêng biệt và tham chiếu đến chúng. Ví dụ, để đếm các giao dịch trong bảng T_Transac với khu vực và sản phẩm được xác định trong ô G1 và G2.

Công thức tại ô G3 sẽ là:

=COUNTIFS(T_Transac[Region],G1,T_Transac[Product],G2)

Bằng cách này, khi bạn thay đổi giá trị trong ô G1 hoặc G2, kết quả sẽ tự động cập nhật mà không cần chỉnh sửa công thức.

3. Đếm dữ liệu với toán tử so sánh

Khi cần sử dụng các toán tử so sánh như >, =, T_Tracker có mã giao dịch lớn hơn giá trị trong ô G1 VÀ số lượng bán lớn hơn giá trị trong ô G2.

Công thức tại ô G3 là:

=COUNTIFS(T_Tracker[Transaction],">"&G1,T_Tracker[Sold],">"&G2)

4. Đếm các số nằm giữa hai khoảng giá trị

Bạn có thể sử dụng COUNTIFS để đếm các giá trị nằm trong một khoảng nhất định bằng cách áp dụng hai điều kiện trên cùng một cột. Ví dụ, đếm số giao dịch trong bảng T_SalesData có số lượng bán lớn hơn hoặc bằng giá trị ở G1 và nhỏ hơn giá trị ở G2.

Công thức tại ô G3 như sau:

=COUNTIFS(T_SalesData[Sold],">="&G1,T_SalesData[Sold],"

Công thức này đếm các giao dịch có số lượng bán trong khoảng [G1, G2).

5. Mô phỏng logic OR bằng cách cộng nhiều hàm COUNTIFS

Để đếm các mục thỏa mãn một trong nhiều điều kiện (logic OR), bạn có thể cộng kết quả của nhiều hàm COUNTIFS lại với nhau. Ví dụ, đếm các giao dịch trong bảng T_Sales2025 thỏa mãn một trong hai điều kiện: khu vực ở G1 và số lượng bán >= I1, HOẶC khu vực ở G2 và số lượng bán >= I2.

Công thức cho ô G4 là:

=COUNTIFS(T_Sales2025[Region],G1,T_Sales2025[Sold],">="&I1) + COUNTIFS(T_Sales2025[Region],G2,T_Sales2025[Sold],">="&I2)

Phép cộng ở đây đóng vai trò như toán tử OR, tổng hợp kết quả từ hai nhóm điều kiện riêng biệt.

6. Sử dụng ký tự đại diện để tìm kiếm từng phần

Hàm COUNTIFS hỗ trợ các ký tự đại diện để đếm dữ liệu dựa trên các kết quả khớp một phần. Hai ký tự phổ biến là dấu sao (*) đại diện cho chuỗi ký tự bất kỳ và dấu chấm hỏi (?) đại diện cho một ký tự đơn lẻ. Ví dụ, đếm các giao dịch trong bảng T_Sal có sản phẩm bắt đầu bằng chữ “e” VÀ khu vực có đúng bốn ký tự.

Công thức tại ô G3 là:

=COUNTIFS(T_Sal[Product],"e*",T_Sal[Region],"????")

Để linh hoạt hơn, bạn có thể đặt các ký tự đại diện vào ô tham chiếu:

=COUNTIFS(T_Sal[Product],G1&"*",T_Sal[Region],G2)

Việc nắm vững hàm COUNTIFS và các hàm tương tự như SUMIFS, AVERAGEIFS sẽ giúp bạn xử lý và phân tích dữ liệu trong Excel một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn, nâng cao khả năng báo cáo và ra quyết định trong công việc.

PHỐ HỘI