Khi nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi
Công ty bà Trần Thị Huệ hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và phân phối hàng gia dụng. Trong quá trình làm việc, nhân viên công ty bà có phát sinh các giao dịch mua bán dịch vụ ăn uống.
Căn cứ theo Tiết c Khoản 1 Điều 12 Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về chế độ kế toán doanh nghiệp quy định:
"c) Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán".
Bà Huệ hỏi, đối với các giao dịch thanh toán bằng tiền mặt có giá trị dưới 20 triệu đồng bao gồm cả thuế GTGT, ngoài hóa đơn GTGT (điện tử) hợp lệ, công ty bà có cần phải yêu cầu bên cung cấp dịch vụ xuất phiếu thu (mẫu 01 ban hành kèm theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC) hay không?
Bộ Tài chính trả lời vấn đề này như sau:
Tại Khoản 3 Điều 11 Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp quy định: "3. Khi thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán".
Tại Điểm c Khoản 1 Điều 12 Thông tư số 200/2014/TT-BTC quy định: "c) Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm".
Căn cứ vào các quy định nêu trên, nếu doanh nghiệp của bà có phát sinh các chi phí dịch vụ ăn uống bằng tiền mặt thì khi chi tiền mặt, doanh nghiệp phải lập phiếu chi có đầy đủ chữ ký theo đúng quy định của Luật kế toán và các văn bản hướng dẫn Luật.
Về các tài liệu khác kèm theo chứng từ kế toán, do phải tùy thuộc vào nội dung, tính chất của giao dịch kinh tế phát sinh giữa doanh nghiệp với đối tác nên Thông tư số 200/2014/TT-BTC không có quy định về tài liệu cụ thể khác kèm theo phiếu chi khi thực hiện thanh toán.
Vì vậy, ngoài hóa đơn GTGT (điện tử) hợp lệ thì doanh nghiệp có thể đề nghị nhà cung cấp dịch vụ cung cấp 1 liên phiếu thu của đơn vị đó có đầy đủ chữ ký theo quy định để làm cơ sở cho việc đối chiếu, xác minh, kiểm tra, kiểm soát của doanh nghiệp.
