Bí quyết quản trị thời gian để đạt siêu năng suất

Hiệu suất làm việc không chỉ là câu chuyện của nhân viên mà còn là bài toán chiến lược đối với các nhà quản trị. Làm thế nào để tối ưu hóa thời gian, duy trì sự tập trung và nâng cao năng suất cá nhân trong khi vẫn đảm bảo sự sáng tạo và đổi mới? Đó là câu hỏi mà cuốn sách "Siêu năng suất" (The Productivity Project) của Chris Bailey có thể giúp các nhà lãnh đạo tìm ra lời giải.

Năng suất không phải là làm nhiều, mà là làm đúng

Một sai lầm phổ biến trong quản lý doanh nghiệp là đánh đồng năng suất với cường độ làm việc. Tuy nhiên, theo Chris Bailey, năng suất thực sự không đến từ số giờ làm việc kéo dài hay danh sách công việc chồng chất, mà từ khả năng tập trung vào những nhiệm vụ mang lại giá trị cao nhất.

Bailey xác định ba yếu tố cốt lõi quyết định năng suất cá nhân, bao gồm quản lý thời gian, quản lý năng lượng và quản lý sự tập trung.

Không phải tất cả công việc đều có giá trị như nhau. Nhiều nhà quản trị dễ mắc sai lầm khi dành phần lớn thời gian vào các công việc hành chính, họp hành hoặc phản hồi email – những nhiệm vụ tuy cần thiết nhưng không tạo ra giá trị lớn.

Bailey gợi ý rằng, cách tốt nhất để nâng cao năng suất là sử dụng nguyên tắc 80/20 (quy tắc Pareto):

20% công việc quan trọng nhất thường tạo ra 80% kết quả.
Ngược lại, 80% công việc còn lại chỉ đóng góp rất ít vào thành công chung.

Vì vậy, thay vì cố gắng giải quyết mọi thứ, chúng ta cần xác định những nhiệm vụ thực sự quan trọng và dành thời gian ưu tiên cho chúng.

Ngoài ra, ngay cả khi có một lịch làm việc hợp lý, năng suất vẫn có thể bị ảnh hưởng bởi trạng thái thể chất và tinh thần. Một nhà quản trị có thể làm việc 12-14 giờ mỗi ngày, nhưng nếu không duy trì năng lượng tốt, hiệu suất làm việc sẽ suy giảm đáng kể.

Bailey nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý năng lượng thông qua có một giấc ngủ chất lượng, vận động thường xuyên và dinh dưỡng hợp lý.

Cuốn sách cũng chỉ ra rằng, trong một thế giới đầy rẫy sự gián đoạn – từ email, tin nhắn cho đến các cuộc họp bất tận – việc giữ được sự tập trung là một thách thức.

Tác giả cuốn sách ‘Siêu năng suất’ đề xuất có thể tăng cường sự tập trung thông qua các chiến lược như làm việc theo chu kỳ 90 phút, để giúp não bộ có được một sự tập trung cao độ nhất. Tiếp theo, hãy giới hạn số lần kiểm tra email, thay vì liên tục kiểm tra hộp thư, hãy lên lịch kiểm tra email vào những khung giờ cố định trong ngày.

Nâng cao năng suất làm việc giúp doanh nghiệp phát triển bền vững

Đối với doanh nghiệp, hiệu suất cá nhân của nhà quản trị không chỉ ảnh hưởng đến công việc của chính họ mà còn tác động trực tiếp đến văn hóa làm việc và hiệu quả chung của tổ chức. Một lãnh đạo biết cách quản lý thời gian và tối ưu hóa năng suất sẽ tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hơn, từ đó nâng cao hiệu suất của toàn bộ đội ngũ.

Cuốn sách "Siêu năng suất" không phải là một cẩm nang lý thuyết suông, mà là một bộ công cụ thực tế giúp nhà lãnh đạo cải thiện cách họ làm việc, ra quyết định và dẫn dắt đội nhóm. Nếu bạn đang tìm kiếm một phương pháp để tối ưu hóa thời gian, nâng cao sự tập trung và giúp doanh nghiệp phát triển bền vững, đây chắc chắn là một tài liệu đáng tham khảo.

Đọc thêm cuốn sách tại đây.

Công Hiếu