Vì sao số hóa hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính chưa phát huy hiệu quả?

Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính giúp công chức Sở Giao thông vận tải thuận tiện tra cứu thông tin của người dân khi giải quyết thủ tục hành chính

Tỷ lệ số hóa cao

Thời gian qua, Sở Giao thông vận tải đã tích cực thực hiện số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính. Khi tổ chức, công dân gửi hồ sơ đến, công chức tiếp nhận, giải quyết sẽ lưu bản điện tử, dùng chữ ký số cá nhân được cấp, ký trên bản sao chụp điện tử. Các giấy tờ sau đó được phân loại dữ liệu, cấp mã kết quả số hóa và thực hiện lưu kết quả số hóa vào kho lưu trữ dữ liệu điện tử. Từ đầu năm đến nay, tỷ lệ số hóa thành phần hồ sơ, số hóa kết quả hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính của Sở Giao thông vận tải đạt hơn 99%. Sở Giao thông vận tải cũng là một trong những đơn vị có tỷ lệ số hóa thành phần hồ sơ, số hóa kết quả thủ tục hành chính cao trong tỉnh.

Từ năm 2023, bộ phận “một cửa” cấp huyện và cấp xã huyện Cẩm Giàng đã thực hiện quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo 5 bước trên môi trường điện tử (tiếp nhận, thẩm định, phê duyệt, ký số, trả kết quả). Sau khi tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính, cán bộ, công chức sẽ thực hiện đúng quy trình các bước, đồng thời tiến hành số hóa hồ sơ thủ tục hành chính. Từng thành phần hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính được số hóa và chuyển vào kho lưu trữ để phục vụ giải quyết thủ tục hành chính.

Từ đầu năm đến ngày 10/6, bộ phận “một cửa” huyện Cẩm Giàng đã tiếp nhận, giải quyết hơn 1.000 hồ sơ thủ tục hành chính, trong đó trên 99% số hồ sơ được tiếp nhận trực tuyến. Số hồ sơ được số hóa đầy đủ thành phần chiếm 99,43%; tỷ lệ kết quả giải quyết thủ tục hành chính được số hóa đạt 99,48%. “Số hóa hồ sơ thủ tục hành chính không chỉ tạo thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp mà còn giảm áp lực cho cơ quan nhà nước. Có hồ sơ điện tử, việc tra cứu, tìm kiếm số liệu, dữ liệu đơn giản, dễ dàng hơn. Lưu trữ văn bản cũng không tốn kém", ông Nguyễn Văn Công, Phó Chủ tịch UBND huyện Cẩm Giàng nói.

Theo báo cáo của Ban Chỉ đạo cải cách hành chính tỉnh, từ đầu năm đến nay, toàn tỉnh đã tiếp nhận hơn 418.000 hồ sơ thủ tục hành chính. Hải Dương là một trong những địa phương có tỷ lệ số hóa hồ sơ cao nhất trong cả nước với 99,79% thành phần hồ sơ và 99,59% kết quả giải quyết thủ tục hành chính đã được số hóa. Con số này ở UBND cấp huyện, xã lần lượt là 98,56% và 98,27%.

Nhưng chưa phát huy được hiệu quả

Việc chưa hoàn thành Kho dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân khiến việc số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính chưa phát huy hết được hiệu quả

Cuối năm 2023, anh Nguyễn Bá Linh ở xã Cẩm Phúc (Cẩm Giàng) làm thủ tục xác nhận tình trạng hôn nhân. Hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính của anh Linh đều được công chức tư pháp xã Cẩm Phúc số hóa và lưu trên hệ thống thống điện tử. Tháng 5 vừa qua, anh Linh làm thủ tục bán xe ô tô. Theo quy định, anh Linh phải nộp bản photo căn cước công dân, xác nhận tình tình trạng hôn nhân và một số giấy tờ khác. Chính vì kết quả giải quyết thủ tục hành chính trước đó chưa được lưu trữ liên thông nên anh Linh lại phải cung cấp căn cước công dân, xác nhận tình trạng hôn nhân... theo quy định.

Việc phải cung cấp lại thông tin như trường hợp anh Linh cũng là thực trạng chung. Kết quả số hóa thành phần hồ sơ và kết quả giải quyết thủ tục hành chính đạt cao song tỉnh ta hiện chưa phát huy được hiệu quả của việc tái sử dụng kết quả số hóa giải quyết thủ tục hành chính. Nguyên nhân là Hải Dương chưa đưa được Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân vào hoạt động. Hiện dữ liệu thành phần hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính đã được số hóa hiện mới chỉ lưu trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh. Các cơ quan, đơn vị khác chưa khai thác được kết quả số hóa của nhau. Ông Hoàng Minh Trường, Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh cho biết hiện nay tỷ lệ khai thác, tái sử dụng số hóa kết quả hồ sơ thủ tục hành chính của tỉnh vẫn bằng 0. Khi có nhu cầu giải quyết thủ tục hành chính công dân, tổ chức vẫn phải chuẩn bị giấy tờ gây tốn tốn kém, lãng phí.

Theo Sở Thông tin và Truyền thông, triển khai Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đã được UBND tỉnh phê duyệt tại Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số năm 2024. Sở Thông tin và Truyền thông đang lập đề cương và dự toán chi tiết nhiệm vụ. Trong thời gian chờ thực hiện các quy trình về đầu tư, sở đã tổ chức triển khai thử nghiệm Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh. Sở Thông tin và Truyền thông đang đẩy nhanh tiến độ các bước trong triển khai xây dựng. Dự kiến, quý IV năm 2024 sẽ hoàn thành và đưa Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân vào hoạt động.

Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân là không gian điện tử riêng của tổ chức, cá nhân tại Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh kết nối với Cổng dịch vụ công quốc gia để hỗ trợ quản lý, lưu giữ thông tin, dữ liệu điện tử liên quan đến giao dịch hành chính của tổ chức, cá nhân đó. Khi thành phần hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính của tổ chức cá nhân được số hóa sẽ được lưu trữ tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân để phục vụ cho các giao dịch tiếp theo mà tổ chức, cá nhân không phải cung cấp lại giấy tờ khi giải quyết các thủ tục hành chính khác.

TRƯƠNG HÀ