Tin học hóa hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam

Ảnh minh họa. Nguồn: Internet

Hệ thống thông tin kế toán là một công cụ quan trọng góp phần vào sự phát triển bền vững trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0 hiện nay, sự phát triển nhanh chóng và đa dạng của các hoạt động sản xuất, kinh doanh đòi hỏi công tác kế toán phải cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, và kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định của ban lãnh đạo doanh nghiệp. Bài viết trình bày vai trò của doanh nghiệp nhỏ và vừa, sự cần thiết phải tin học hóa hệ thống thông tin kế toán trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0 và đề xuất mô hình hệ thống thông tin kế toán tin học hóa cho loại hình doanh nghiệp này.

Vai trò của các doanh nghiệp nhỏ và vừa trong nền kinh tế quốc dân

Tại Việt Nam, các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV), có khả năng tạo ra nhiều việc làm với chi phí thấp; cung cấp cho xã hội khối lượng đáng kể hàng hóa và dịch vụ và làm tăng GDP cho nền kinh tế; tăng cường kỹ năng quản lý và đổi mới công nghệ; góp phần giảm bớt chênh lệch về thu nhập trong xã hội, xóa đói nghèo... Mức độ đóng góp vào sự phát triển kinh tế quốc gia của doanh nghiệp nhỏ và vừa được thể hiện ở mức độ thu hút lao động, vốn đầu tư, tạo ra giá trị gia tăng góp phần tăng trưởng kinh tế. Cụ thể:

Đóng góp vào kết quả hoạt động của nền kinh tế, góp phần làm tăng GDP

Cũng như doanh nghiệp nhỏ và vừa ở tất cả các nước, doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam cung cấp ra thị trường nhiều loại hàng hóa khác nhau đáp ứng nhu cầu sản xuất và tiêu dùng trong nước, như trang thiết bị và linh kiện cần thiết cho các ngành sản xuất và các ngành thủ công nghiệp cũng như các hàng hóa tiêu dùng khác. Qua đó, đóng góp vào kết quả hoạt động của nền kinh tế, góp phần làm tăng GDP.

Thu hút vốn và khai thác các nguồn lực sẵn có trong dân cư

Vốn đầu tư là một yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Các doanh nghiệp nhỏ và vừa tiếp xúc trực tiếp với người dân và huy động được vốn để kinh doanh, hoặc bản thân người có vốn đứng ra đầu tư kinh doanh, thành lập doanh nghiệp.

Dưới khía cạnh đó, doanh nghiệp nhỏ và vừa có vai trò to lớn trong việc huy động vốn để phát triển kinh tế.

Góp phần chuyển dịch cơ cấu kinh tế

Việc phát triển các doanh nghiệp nhỏ và vừa sẽ dẫn đến sự chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo tất cả các khía cạnh vùng kinh tế, ngành kinh tế và thành phần kinh tế.

Góp phần tăng cường và phát triển các mối quan hệ kinh tế

Các doanh nghiệp nhỏ và vừa hình thành và phát triển trong những ngành nghề khác nhau luôn có mối quan hệ mật thiết với nhau và có mối liên kết với các doanh nghiệp lớn. Mối quan hệ giữa doanh nghiệp nhỏ và vừa và các doanh nghiệp lớn cũng chính là nguyên nhân thành công của nền kinh tế Nhật Bản trong nhiều thập kỷ qua.

Tạo cơ sở để hình thành các doanh nghiệp lớn

Theo đó, doanh nghiệp nhỏ và vừa chính là nguồn tích lũy ban đầu và là "lồng ấp" cho các doanh nghiệp lớn. Người lao động thường có xu hướng chỉ làm trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa một thời gian, sau khi có đủ kinh nghiệm và khả năng họ sẽ chuyển sang các doanh nghiệp lớn để làm việc, hưởng thu nhập cao hơn. Nhờ thế, doanh nghiệp lớn tiết kiệm được nhiều chi phí đào tạo ban đầu khi tuyển dụng được các nhân viên có chuyên môn từ các doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển sang. Như vậy, doanh nghiệp nhỏ và vừa là nơi đào tạo lao động cho các doanh nghiệp lớn (Nguyễn Ngọc Huyền, 2020).

Tạo việc làm cho người lao động, góp phần giảm tỷ lệ thất nghiệp

Các cơ sở doanh nghiệp nhỏ và vừa rất thích hợp với các phương pháp tiết kiệm vốn và do đó chúng được công nhận là phương tiện giải quyết thất nghiệp hiệu quả nhất. Nhờ vậy, vừa giải quyết thất nghiệp vừa góp phần giảm dòng người chuyển về thành phố tìm việc làm. Với việc tuyển dụng thêm hàng năm gần 1 triệu lao động, doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam chiếm 49% lực lượng lao động trong tất cả các loại hình doanh nghiệp.

Có thể thấy, các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam đã thu hút nguồn lao động rộng khắp trên phạm vi toàn quốc.Riêng vùng Duyên hải miền Trung, tỷ lệ lao động làm việc tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam so với tổng số lao động làm việc ở tất cả các doanh nghiệp đạt mức cao nhất là 67%; khu vực Đông Nam Bộ có tỷ lệ thấp nhất là 44% (Nguyễn Ngọc Huyền, 2020).

Tóm lại, doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam đóng vai trò rất quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 sẽ tạo ra nhiều cơ hội, nhưng đồng thời cũng đặt ra nhiều thách thức cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Cùng với các giải pháp tổ chức và hành chính thì tin học hóa quản lý là một giải pháp quan trọng để giúp các doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể phát triển và hội nhập quốc tế.

Ứng dụng tin học trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa của Việt Nam

Theo kết quả khảo sát trong 3 năm (từ 2017- 2019) của Viện Tin học doanh nghiệp VCCI tại 526 doanh nghiệp Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, 98% doanh nghiệp có máy tính nhưng hầu hết chỉ dùng ở cấp độ văn phòng như soạn thảo văn bản, gửi thư điện tử, chương trình Excel, 65% doanh nghiệp có website nhưng không cập nhật thông tin cho trang web.

Cũng theo khảo sát này thì có khoảng 23% doanh nghiệp thừa nhận có dưới 40% nhân viên có kỹ năng sử dụng những chương trình ứng dụng cơ bản trong khi gần 63% số doanh nghiệp có dưới 20% số nhân viên có thể sử dụng các chương trình ứng dụng chuyên dùng hỗ trợ sản xuất kinh doanh.

Các phần mềm ứng dụng thông thường mà doanh nghiệp thường hay sử dụng là phần mềm văn phòng, thư điện tử, trao đổi nội bộ, phần mềm kế toán, phần mềm quản trị nhân sự, phần mềm quản lý văn bản, phần mềm quản lý quan hệ khách hàng CRM (Customer Relation Management) và phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP (Enterprise Resource Planning).

Mặc dù, nhìn nhận vai trò quan trọng và cần thiết của tin học hóa nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn chưa quan tâm và đầu tư đúng mức cho công việc này. Đây là một khoảng trống mà các doanh nghiệp Việt Nam cần phải giải quyết trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay

Tin học hóa hệ thống thông tin kế toán trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam

Sự cần thiết tin học hóa hệ thống thông tin kế toán

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế hiện nay, hệ thống thông tin kế toán có các chức năng:

- Hỗ trợ hoạt động nghiệp vụ kế toán: Hệ thống thống thông tin kế toán hỗ trợ cho tất cả các nghiệp vụ kế toán như thu thập thông tin ban đầu, xử lý thông tin, lập các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị, báo cáo thuế.

- Tự động hóa hoạt động thu thập dữ liệu: Ngoài việc nhập dữ liệu từ bàn phím vào máy thông qua các chứng từ, hóa đơn, điện thoại, văn bản, hệ thống còn hỗ trợ kế toán viên tự động nhập dữ liệu thông qua các thiết bị phần cứng như máy quét, dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử hoặc từ các cơ sở dữ liệu khác.

- Tự động xử lý dữ liệu: Hỗ trợ kế toán viên tự động thực hiện nghiệp vụ cân đối tài khoản, cân đối tài chính hay lập các báo cáo. Ngoài ra, những thay đổi trong bút toán, chứng từ như ghi nhận doanh thu, ghi nhận giá vốn hay thực hiện khấu hao hàng tháng sẽ được cập nhật tự động vào cơ sở dữ liệu. Mọi thao tác xử lý trên hệ thống cũng được tự động cập nhật vào các file dữ liệu có liên quan.

- Cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng và kịp thời: Số liệu kế toán đều được xử lý trực tiếp từ dữ liệu trên chứng từ gốc nên không có sự sai lệch số liệu giữa sổ kế toán và báo cáo kế toán. Hệ thống thông tin kế toán hướng tới việc cung cấp thông tin đa dạng hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định về định dạng, nội dung, hình ảnh, biểu đồ, bảng thống kê, mô phỏng. Việc lưu trữ dữ liệu kế toán được thực hiện tự động, lâu dài và an toàn.

- Hỗ trợ hoạt động ra quyết định: Được đánh giá là công cụ then chốt hỗ trợ doanh nghiệp cạnh tranh với các đơn vị khác, hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò trung gian cung cấp thông tin giữa doanh nghiệp và môi trường ngoài, giữa hệ thống quyết định và hệ thống tác nghiệp.

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 là cuộc cách mạng về sản xuất thông minh, dựa trên việc sử dụng Internet kết nối vạn vật để chuyển hóa toàn bộ thế giới thực thành thế giới số. Điều này sẽ thay đổi cơ bản phương thức thực hiện các công việc kế toán và kiểm toán hiện nay bằng việc áp dụng chứng từ điện tử, bằng các phần mềm tổng hợp, xử lý dữ liệu, ghi sổ kế toán cũng như cho phép thực hiện các phương thức kiểm toán trong môi trường tin học hóa... Trong bối cảnh đó, tin học hóa hệ thống thông tin kế toán là một đòi hỏi khách quan của thực tiễn. Hệ thống thông tin kế toán tin học hóa phải đáp ứng được các yêu cầu sau đây: Đảm bảo tính khái quát, phản ánh được những nội dung cơ bản thể hiện được vai trò của công tác kế toán trong doanh nghiệp; Hệ thống thông tin kế toán tin học hóa phải không quá phức tạp; Cung cấp được các thông tin tổng hợp và chi tiết theo yêu cầu của nhà quản trị doanh nghiệp

Mô hình hệ thống thông tin kế toán tin học hóa

Quy trình hoạt động của hệ thống thông tin kế toán kế toán bao gồm ba hoạt động chính là thu thập, xử lý và truyền phát thông tin được mô tả như trong Hình 2. Trong các hệ thống thông tin kế toán truyền thống thì phần lớn các công đoạn đều thực hiện theo phương pháp thủ công trừ quy trình xử lý có sử dụng công cụ công nghệ thông tin ở mức độ nào đó. Còn trong hệ thống thông tin kế toán tin học hóa thì cả ba công đoạn này đều được thực hiện trên cơ sở sử dụng công nghệ thông tin. Tác giả đề xuất mô hình tổng thể của hệ thống thông tin kế toán tin học hóa cho doanh nghiệp nhỏ và vừa như Hình 3.

Trong mô hình này có 4 thành phần cơ bản của một hệ thống thông tin kế toán tin học hóa. Đó là:

- Cơ sở công nghệ của AIS, bao gồm máy tính hoặc mạng máy tính LAN, các thiết bị ghi nhận, lưu trữ và truyền dẫn dữ liệu trong toàn bộ hệ thống.

- Cơ sở dữ liệu của AIS, bao gồm toàn bộ các dữ liệu liên quan đến các nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp, được tổ chức và quản trị bởi một Hệ quản trị cơ sở dữ liệu DBMS (Database Management System).

- Hệ thống phần mềm của AIS bao gồm các phần mềm hệ thống (System Software) và phần mềm ứng dụng (Application Software) trong đó chủ yếu là các phần mềm kế toán (Accounting Software).

- Bản thân các phân hệ của AIS trong doanh nghiệp bao gồm các phân hệ chính là Phân hệ kế toán lương và bảo hiểm; Phân hệ kế toán tài sản cố định; Phân hệ kế toán nguyên vật liệu; Phân hệ kế toán vốn bằng tiền; Phân hệ kế toán chi phí và giá thành; Phân hệ kế toán thành phẩm.

Bốn thành phần này tạo thành một hệ thống hoàn chỉnh, bổ trợ cho nhau trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp.

Một số giải pháp đề xuất

Để tin học hóa hệ thống thông tin kế toán thì các doanh nghiệp nhỏ và vừa cần thực hiện một số giải pháp sau:

Một là, bản thân mỗi doanh nghiệp, nhất là các cấp lãnh đạo doanh nghiệp cần phải có sự nhận thức đúng đắn về vấn đề này. Phải xác định rằng đây là một xu thế tất yếu để doanh nghiệp phát triển và hội nhập trong giai đoạn của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 hiện nay chứ không phải chỉ là chạy theo xu hướng nhất thời. Chỉ có như vậy mới đảm bảo cho doanh nghiệp một sự phát triển chắc chắn và bền vững.

Hai là, doanh nghiệp phải có một sự đầu tư ban đầu cho việc tin học hóa hệ thống thông tin kế toán như mua sắm máy tính, các trang thiết bị lưu trữ và truyền đạt thông tin. Doanh nghiệp cũng phải lựa chọn các giải pháp công nghệ cùng các phần mềm tin học thích hợp để quản lý, điều hành hoạt động của doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất.

Ba là, trong quá trình tin học hóa hệ thống thông tin kế toán, doanh nghiệp phải triệt để áp dụng nguyên tắc tính toán chi phí - hiệu quả và nguyên tắc hệ thống mở để có thể bổ sung thêm các chức năng của nó trong suốt thời gian sử dụng sau này

Bốn là, con người là yếu tố quan trọng, doanh nghiệp phải tiến hành đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực để vận hành và khai thác hệ thống thông tin kế toán tin học hóa một cách hiệu quả nhất, xúc tiến xây dựng chiến lược quảng bá thương hiệu, quảng bá sản phẩm trên mạng toàn cầu, chuẩn bị cho doanh nghiệp tham gia vào sàn thương mại điện tử.

Kết luận

Chiếm tỷ lệ xấp xỉ 97% tổng số doanh nghiệp đang hoạt động, đóng góp khoảng 45% vào GDP và 31% vào tổng thu ngân sách, các doanh nghiệp nhỏ và vừa có vai trò rất quan trọng trong nền kinh tế Việt Nam. Tuy nhiên, Cách mạng công nghiệp 4.0 đang đặt ra cho loại hình doanh nghiệp này rất nhiều thách thức. Để có thể phát triển và hội nhập trong bối cảnh hiện nay thì cùng với các giải pháp về quản lý và tổ chức, tin học hóa là một xu thế tất yếu mà các doanh nghiệp cần thực hiện.

Bài viết này trình bày vai trò của doanh nghiệp nhỏ và vừa trong nền kinh tế quốc dân Việt Nam và sự cần thiết của việc tin học hóa hệ thống thông tin kế toán. Trên cơ sở đó, tác giả đề xuất mô hình tổng thể của hệ thống thông tin kế toán tin học hóa AIS (Accouting Information System) và giải pháp thực hiện cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa của Việt Nam. Mô hình này có thể lấy làm cơ sở khi nghiên cứu triển khai các dự án tin học hóa hệ thống thông tin kế toán trong mỗi doanh nghiệp cụ thể.

Tài liệu tham khảo:

Nguyễn Đình Hương , “Giải pháp phát triển doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam”, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội 2002;Nguyễn Ngọc Huyền , “Về hoạt động ươm tạo doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay” Tạp chí Kinh tế và Phát triển, số 132, tháng 6/2020;Vũ Tiến Lộc, “Những thách thức đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa trong quá trình toàn cầu hóa”, Tài liệu hội thảo, Hà Nội, 2015;Vũ Quốc Tuấn, Phát triển doanh nghiệp nhỏ và vừa: Bài học kinh nghiệm của các nước và thực tiễn ở Việt Nam, NXB Thống kê, Hà Nội, 2019;OECD (2020) Small and Medium-sized Enterprises: Local Strength, Global Reach. Issue brief. Paris: OECD Observer;Gelinas Ulric J., Richard B. Dull and Patrick Wheeler (2014), Accounting Information Systems, 10th, Cengage Learning;Knudtzon et Al. Computerized accounting systems and methods, www.freepatentsonline.com/7120597.htm;Sheila Shanker, The Effectiveness of Information Technology on Accounting Applications, Smallbusiness.chron.com >..> information Technology;Carmelo Romano, 9 Advantages of Computerized Accounting, www.cleveraccounting.com/9-advantages-computerized-accounting.

Bài đăng trên Tạp chí Tài chính số kỳ 2 tháng 3/2023

Hàn Thị Lan Thư