Việc trình lại thư ủy nhiệm được đặt ra trong trường hợp nào?

Đại sứ là đại diện của Nguyên thủ quốc gia nước cử bên cạnh Nguyên thủ quốc gia nước tiếp nhận. Thư ủy nhiệm và Thư triệu hồi (nếu có) do Nguyên thủ quốc gia nước cử ký gửi đích danh Nguyên thủ quốc gia tiếp nhận, giới thiệu chính thức Đại sứ là người đại diện của mình. Chính vì vậy khi có sự thay đổi Nguyên thủ quốc gia nước tiếp nhận hay Nguyên thủ quốc gia nước cử thì đặt ra vấn đề đối với các Đại sứ trình lại Thư ủy nhiệm do Nguyên thủ mới ký hay gửi Nguyên thủ mới của nước tiếp nhận.

Tại một vài quốc gia theo chế độ quân chủ, khi Nhà vua chết hoặc thoái vị, Đại sứ các nước trình lại Thư ủy nhiệm. Còn tại các quốc gia theo chế độ Cộng hòa dân chủ, khi người đứng đầu Nhà nước chết hoặc kết thúc nhiệm kỳ theo chế độ bầu cử không đặt vấn đề các Đại sứ trình lại Thư ủy nhiệm.

Tuy nhiên, nếu có việc thay đổi chế độ thì Ban lãnh đạo mới có thể yêu cầu các Trưởng Cơ quan đại diện ngoại giao đóng tại nước mình trình Thư ủy nhiệm mới. Trong trường hợp đó, việc trình lại Thư ủy nhiệm có thể được coi là sự công nhận những thay đổi đã diễn ra trong nước này và mong muốn giữ quan hệ ngoại giao bình thường với chính quyền mới.

Ví dụ tháng 4/1971, sau khi Tổng thống Siaka Steven tuyên bố Siera Leon là nước Cộng hòa, tất cả Đại sứ nước ngoài ở Cộng hòa Siera Leon được yêu cầu trình lại Thư ủy nhiệm. Nhưng tại Liên bang Nga đã thông báo cho Đoàn Ngoại giao tại Moscow việc Liên bang Nga là quốc gia thừa kế Liên Xô trước đây và đề nghị các Đại sứ nước ngoài tại Liên Xô trước đây chuyển thành Đại sứ tại Liên bang Nga, không phải trình lại Thư ủy nhiệm.

Theo tập quán, nghi thức trình lại Thư ủy nhiệm thường đơn giản. Đại sứ đến dinh Nguyên thủ bằng ô tô của mình cùng với các cán bộ ngoại giao (có thể không đông như khi trình Thư ủy nhiệm), được mời vào phòng khánh tiết để trình Thư ủy nhiệm mới cho Nguyên thủ nước tiếp nhận. Buổi lễ diễn ra ngắn gọn, báo chí có đưa tin về lễ trình lại Thư ủy nhiệm.

Cục Lễ tân Nhà nước