Vì sao làm thủ tục đất đai người dân vẫn phải đi lại nhiều lần?

Chủ tịch UBND tỉnh Lê Hải Hòa tổ chức tiếp công dân định kỳ, đối thoại trực tiếp và xử lý những phản ánh, kiến nghị của nhân dân.

Những câu chuyện như vậy không phải là hiếm.

Trong nhiều cuộc tiếp xúc cử tri, trong các phản ánh gửi đến chính quyền và cả qua thông tin trên báo chí, thủ tục đất đai luôn là lĩnh vực được người dân nhắc đến nhiều. Đối với nhiều gia đình, đất đai là tài sản lớn nhất. Vì vậy mỗi thủ tục liên quan đến đất đai không chỉ là một thủ tục hành chính, mà gắn trực tiếp với quyền lợi của người dân.

Thời gian qua, thủ tục đất đai - đặc biệt tại hệ thống Văn phòng đăng ký đất đai - tiếp tục là lĩnh vực được người dân, doanh nghiệp và cử tri quan tâm, phản ánh nhiều. Qua thông tin từ báo chí, qua các cuộc giám sát của Hội đồng nhân dân và theo dõi thực tế giải quyết thủ tục hành chính, có thể thấy ở một số nơi vẫn còn tình trạng hồ sơ giải quyết chậm, việc hướng dẫn và xử lý hồ sơ chưa thật sự thống nhất; có trường hợp người dân phải đi lại nhiều lần mới hoàn thiện được thủ tục.

Thực tế tại nhiều địa phương cho thấy thủ tục đất đai là một trong những lĩnh vực dễ phát sinh bức xúc nếu quy trình xử lý hồ sơ không được kiểm soát chặt chẽ. Một số hồ sơ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, đăng ký biến động, tách thửa, chuyển nhượng hoặc cấp đổi giấy chứng nhận còn được giải quyết chậm so với thời hạn quy định. Một trong những nguyên nhân là quy trình xử lý hồ sơ đất đai hiện nay phải đi qua nhiều bước.

Một hồ sơ thường phải qua các khâu: xác nhận nguồn gốc đất tại cấp xã, kiểm tra pháp lý hồ sơ, đo đạc địa chính, xác định nghĩa vụ tài chính và cuối cùng là trình ký cấp giấy chứng nhận. Chỉ cần một khâu chậm hoặc thiếu phối hợp, toàn bộ hồ sơ có thể bị kéo dài. Không ít trường hợp người dân nộp hồ sơ nhưng không biết hồ sơ đang dừng ở khâu nào, do bộ phận nào xử lý và vì sao chưa có kết quả.

Bên cạnh đó, hệ thống hồ sơ địa chính ở nhiều nơi được hình thành qua nhiều giai đoạn. Dữ liệu đo đạc cũ, hồ sơ giấy và hệ thống bản đồ số hiện nay chưa phải lúc nào cũng khớp hoàn toàn với nhau.Vì vậy có những trường hợp diện tích đất thực tế khác với giấy chứng nhận hoặc ranh giới thửa đất chưa rõ ràng, phải xác minh lại nhiều lần. Những việc tưởng chừng nhỏ như vậy có thể khiến một bộ hồ sơ kéo dài thêm nhiều ngày. Một vấn đề khác cũng cần nhìn nhận rõ là khối lượng hồ sơ đất đai ngày càng tăng trong khi biên chế chuyên môn của hệ thống đăng ký đất đai ở nhiều nơi còn hạn chế.

Thực tế cho thấy nhiều đơn vị phải sử dụng nhân viên hợp đồng để tham gia vào các khâu tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ và nhập dữ liệu. Trong khi đó, một bộ hồ sơ đất đai thường phải được hoàn thiện qua nhiều bước chuyên môn trước khi trình lãnh đạo ký cấp giấy chứng nhận.

Nếu cơ chế kiểm soát nội bộ không rõ ràng, việc xử lý hồ sơ có thể phụ thuộc nhiều vào chuyên viên trực tiếp thực hiện. Trong khi đó, người ký cuối cùng khó có điều kiện nắm toàn bộ quá trình xử lý trước đó.

Chủ tịch UBND tỉnh Lê Hải Hòa gặp gỡ người dân khi đang triển khai Dự án cải tạo, chỉnh trang khu đất Sân vận động (cũ) phường Thục Phán.

Đây là một rủi ro trong quản trị mà hệ thống phải nhìn nhận thẳng thắn.

Một thực tế khác mà nhiều người dân phản ánh là khi thủ tục đất đai phức tạp, nhiều người không nắm rõ quy trình nên phải tìm đến các dịch vụ trung gian để hỗ trợ làm hồ sơ. Ở nhiều nơi, xung quanh các cơ quan giải quyết thủ tục đất đai thường xuất hiện những người nhận làm dịch vụ “làm sổ đỏ”, “lo hồ sơ đất đai”, “làm thủ tục nhanh”.

Có những dịch vụ hoạt động hợp pháp, hỗ trợ người dân hoàn thiện hồ sơ theo quy định. Nhưng cũng có những trường hợp lợi dụng sự thiếu minh bạch của quy trình để thu phí cao hoặc tạo ra tâm lý rằng nếu không thông qua trung gian thì hồ sơ sẽ khó được giải quyết thuận lợi. Khi người dân buộc phải phụ thuộc vào những dịch vụ như vậy, chi phí thực hiện thủ tục tăng lên, đồng thời niềm tin đối với bộ máy hành chính cũng bị ảnh hưởng.

Trong bối cảnh thực hiện mô hình chính quyền địa phương hai cấp, khối lượng công việc liên quan đến quản lý đất đai có xu hướng tập trung nhiều hơn vào hệ thống cơ quan chuyên môn cấp tỉnh và các chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai. Điều này đặt ra yêu cầu phải rà soát lại toàn bộ tổ chức bộ máy, quy trình xử lý hồ sơ, nguồn nhân lực và cơ chế vận hành của hệ thống Văn phòng đăng ký đất đai, nhằm bảo đảm việc giải quyết thủ tục đất đai được thực hiện minh bạch, đúng quy định và đúng thời hạn.

Tại tỉnh Cao Bằng, việc rà soát toàn diện hoạt động của hệ thống Văn phòng đăng ký đất đai đã được đặt ra. Một tổ công tác liên ngành sẽ được thành lập để trực tiếp kiểm tra thực tế, thu thập số liệu và đánh giá toàn bộ hoạt động của hệ thống này. Tổ công tác do Sở Nông nghiệp và Môi trường chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Tài chính, Thanh tra tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh và các cơ quan liên quan để rà soát toàn diện hoạt động của Văn phòng đăng ký đất đai và các chi nhánh trực thuộc.

Các Trung tâm Phục vụ hành chính công trên địa bàn tỉnh hoạt động với tinh thần gần dân, sát dân và phục vụ nhân dân.

Việc rà soát lần này sẽ tập trung làm rõ nhiều nội dung cụ thể.

Trước hết là thực trạng tổ chức bộ máy và nguồn nhân lực của hệ thống Văn phòng đăng ký đất đai, bao gồm việc bố trí biên chế, việc sử dụng lao động hợp đồng và sự phù hợp của nguồn nhân lực với khối lượng công việc thực tế.

Tiếp theo là rà soát toàn bộ quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ đất đai, từ khâu tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, đo đạc địa chính, thẩm tra pháp lý, xác định nghĩa vụ tài chính cho đến trình ký cấp giấy chứng nhận. Tổ công tác cũng sẽ đánh giá tình hình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ: số lượng hồ sơ tiếp nhận, số hồ sơ giải quyết đúng hạn, số hồ sơ quá hạn và số hồ sơ tồn đọng. Sự phối hợp giữa các cơ quan liên quan, đặc biệt giữa cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, các chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai và chính quyền cấp xã trong quá trình xác nhận nguồn gốc đất và giải quyết hồ sơ cũng sẽ được xem xét kỹ.

Một nội dung quan trọng khác là rà soát cơ chế kiểm soát nội bộ trong quá trình xử lý hồ sơ, để mỗi hồ sơ đều có thể xác định rõ quá trình xử lý và trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận. Trong quá trình rà soát, những dấu hiệu cảnh báo cũng sẽ được nhận diện, như tỷ lệ hồ sơ tồn đọng cao so với tổng số hồ sơ tiếp nhận; hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung nhiều lần; sự chênh lệch lớn về tiến độ xử lý hồ sơ giữa các chuyên viên hoặc giữa các chi nhánh; hoặc phản ánh của người dân về sự xuất hiện của dịch vụ môi giới thủ tục xung quanh trụ sở cơ quan.

Trên cơ sở kết quả rà soát, Sở Nông nghiệp và Môi trường sẽ nghiên cứu, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống Văn phòng đăng ký đất đai. Trong đó có việc rà soát và hoàn thiện cơ cấu tổ chức, vị trí việc làm trong toàn bộ quy trình xử lý hồ sơ; xây dựng tiêu chuẩn năng lực đối với từng vị trí chuyên môn; từng bước thiết lập hệ thống đánh giá hiệu quả công việc dựa trên kết quả thực tế.

Những chỉ số như tỷ lệ hồ sơ giải quyết đúng hạn, tỷ lệ hồ sơ tồn đọng và thời gian xử lý trung bình sẽ trở thành thước đo cụ thể cho hiệu quả hoạt động của hệ thống. Cùng với đó, các giải pháp công khai, minh bạch quy trình hỗ trợ người dân thực hiện thủ tục đất đai cũng sẽ được nghiên cứu, để người dân có thể nắm rõ quy trình và chủ động thực hiện thủ tục mà không phải phụ thuộc vào các dịch vụ trung gian. Sở Nông nghiệp và Môi trường được giao chủ trì tổng hợp kết quả rà soát và báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành chỉ đạo.

Báo cáo phải đánh giá rõ thực trạng, chỉ ra các tồn tại, hạn chế, nguyên nhân và đề xuất các giải pháp chấn chỉnh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống Văn phòng đăng ký đất đai trên địa bàn tỉnh.

Văn phòng đăng ký đất đai và các chi nhánh trực thuộc có trách nhiệm cung cấp đầy đủ hồ sơ, tài liệu và số liệu theo yêu cầu của Tổ công tác, đồng thời phối hợp chặt chẽ trong quá trình rà soát. Các cơ quan liên quan cũng phải cung cấp thông tin kịp thời để bảo đảm việc rà soát được thực hiện khách quan và toàn diện.

Đối với chính quyền, mỗi hồ sơ đất đai không chỉ là một thủ tục hành chính.

Đó là quyền lợi của người dân, đồng thời cũng là thước đo đối với chất lượng phục vụ của bộ máy công quyền. Người dân có quyền biết hồ sơ của mình đang ở đâu, ai đang xử lý và khi nào có kết quả. Việc rà soát toàn diện hệ thống Văn phòng đăng ký đất đai lần này nhằm làm rõ những điểm còn vướng trong tổ chức bộ máy và quy trình xử lý hồ sơ, từ đó từng bước khắc phục những tồn tại đã kéo dài nhiều năm. Mục tiêu là để người dân khi làm thủ tục đất đai không còn phải băn khoăn hồ sơ của mình đang ở đâu và bao giờ có kết quả. Đây là việc tỉnh sẽ triển khai ngay trong thời gian tới.

Lê Hải Hòa, Ủy viên Dự khuyết Trung ương Đảng, Phó Bí thư Tỉnh ủy, Chủ tịch UBND tỉnh