Hướng dẫn mới về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa

Thông tư gồm 17 Điều, trong đó tập trung quy định về xây dựng quy trình nội bộ, quy trình điện tử trong giải quyết thủ tục hành chính; việc sao chụp giấy tờ để chuyển sang bản điện tử; quy định bóc tách dữ liệu từ giấy tờ; cũng như việc dừng thực hiện thủ tục hành chính.

Quy trình nội bộ, quy trình điện tử trong giải quyết thủ tục hành chính

Về xây dựng quy trình nội bộ, quy trình điện tử trong giải quyết thủ tục hành chính, Thông tư quy định nguyên tắc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia vào hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước.

Quy trình phải bảo đảm đơn giản hóa, tái cấu trúc, tận dụng dữ liệu sẵn có và không phụ thuộc vào địa giới hành chính, đồng thời được triển khai kịp thời ngay khi thủ tục hành chính có hiệu lực.

Đối với Bộ, cơ quan ngang Bộ, quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính sẽ được thực hiện như sau: Đơn vị chuyên môn chủ trì, phối hợp với đơn vị có liên quan rà soát, xây dựng quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính đối với các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết; lấy ý kiến đơn vị chuyên trách về công tác kiểm soát thủ tục hành chính để hoàn thiện trước khi trình Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ phê duyệt.

Đối với địa phương, cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan rà soát, xây dựng quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp tỉnh, cấp xã; lấy ý kiến cơ quan, đơn vị chuyên trách về công tác kiểm soát thủ tục hành chính để hoàn thiện trước khi trình chủ tịch UBND cấp tỉnh phê duyệt.

Trên cơ sở nội dung quy trình nội bộ được phê duyệt, Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, chủ tịch UBND cấp tỉnh chỉ đạo việc xây dựng và ban hành quy trình điện tử giải quyết thủ tục hành chính tại phần mềm của hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp Bộ, cấp tỉnh để áp dụng thống nhất tại Bộ, ngành, địa phương, đáp ứng yêu cầu kịp thời triển khai khi quy định thủ tục hành chính có hiệu lực thi hành.

Hướng dẫn mới về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Ảnh minh họa: Phùng Nguyện/Mekong ASEAN.

Quy định về việc sao chụp sang bản điện tử, bóc tách dữ liệu giấy tờ

Việc sao chụp giấy tờ để chuyển sang bản điện tử sẽ được thực hiện theo hướng dẫn tại khoản 1 và khoản 2, Điều 8 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày 5/4/2023 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ về số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

Các trường hợp không cần sao chụp giấy tờ sang bản điện tử, bao gồm hồ sơ đã được nộp trực tuyến trên môi trường điện tử; các giấy tờ, tài liệu chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ; kết quả thẩm tra, xác minh, hoặc trả lời ý kiến của cơ quan, đơn vị tham gia trong quá trình giải quyết thủ tục (trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác); cùng với các giấy tờ, tài liệu mật theo quy định pháp luật.

Về quy định bóc tách dữ liệu của giấy tờ, Thông tư yêu cầu thực hiện theo quy định tại Điều 9 Thông tư số 1/2023/TT-VPCP.

Một số trường hợp không thực hiện bóc tách bao gồm giấy tờ đã được chia sẻ từ cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính; giấy tờ được nộp dưới dạng bản sao chụp hoặc bản sao có chứng thực (trừ bản sao điện tử chứng thực từ bản chính); giấy tờ chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ và các tài liệu mật.

Bên cạnh đó, Thông tư quy định việc dừng thực hiện thủ tục hành chính. Ngay sau khi nhận được yêu cầu dừng thực hiện thủ tục hành chính trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính của tổ chức, cá nhân theo khoản 1 Điều 21 Nghị định số 118/2025/NĐ-CP, Bộ phận Một cửa nơi tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra tình trạng và kết quả giải quyết thủ tục hành chính.

Trường hợp chưa có quyết định giải quyết thủ tục hành chính hoặc văn bản thông báo kết quả giải quyết thủ tục hành chính thì Bộ phận Một cửa nơi tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm thông báo dừng giải quyết hồ sơ theo mẫu thông báo dừng giải quyết hồ sơ quy định tại Thông tư này.

Đồng thời, Cổng dịch vụ công quốc gia cũng có trách nhiệm thông báo việc dừng thực hiện thủ tục trên hệ thống theo đề nghị của tổ chức, cá nhân, phù hợp với quy định tại khoản 2 Điều 21 Nghị định số 118/2025/NĐ-CP theo mẫu thông báo dừng giải quyết hồ sơ quy định tại Thông tư này.

Thông tư số 3/2025/TT-VPCP có hiệu lực kể từ ngày ban hành.

Hà Anh

Theo Cổng TTĐT Chính phủ