Số hóa dữ liệu công chứng, chứng thực: Góp phần ngăn chặn rủi ro trong giao dịch tài sản

Minh bạch về pháp lý

Ra đời vào cuối năm 2016, phần mềm “Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực và dữ liệu ngăn chặn” (phần mềm Uchi) được Sở Tư pháp triển khai tới các tổ chức hành nghề công chứng, UBND các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh. Sau thời gian hoạt động, cơ sở dữ liệu này đã mang lại hiệu quả nhất định, tác động đến hoạt động công chứng, chứng thực.

Nhân viên Văn phòng công chứng Vũ Anh Hoàng (TP Bắc Giang) tư vấn cho khách hàng.

Chị Nguyễn Thị Phương, nhân viên Văn phòng công chứng Vũ Anh Hoàng, xã Tân Tiến (TP Bắc Giang) cho biết: “Giờ đây tôi cùng các nhân viên khác tại văn phòng mỗi khi thực hiện hợp đồng giao dịch tài sản cho khách hàng đều tra cứu, cập nhật thông tin trên phần mềm Uchi. Qua đó, tôi biết lịch sử giao dịch, có thông tin ngăn chặn đối với tài sản đó hay không. Từ đó có phương án xử lý kịp thời, hạn chế rủi ro trong quá trình hoạt động nghiệp vụ”.

Được biết trung bình mỗi tháng, Văn phòng công chứng Vũ Anh Hoàng tiếp nhận, xử lý hơn 500 hợp đồng giao dịch tài sản, 100% đều được tra cứu, cập nhật lên phần mềm Uchi. Sử dụng phần mềm Uchi giúp các công chứng viên tra cứu dễ dàng tất cả hợp đồng giao dịch của những tổ chức hành nghề công chứng khác trên địa bàn tỉnh.

Một trong những lo ngại lớn nhất của người tham gia giao dịch dân sự (mua, bán ô tô, nhà đất...) là thiếu thông tin về tài sản. Thực tế nhiều vụ án lừa đảo xảy ra khi nhà đất đã được đem cầm cố, thế chấp, thậm chí chuyển nhượng nhưng vẫn bị đem ra mua bán. Người mua “tiền mất tật mang”, còn các công chứng viên vô tình tiếp tay cho hành vi trái pháp luật. Song khi có cơ sở dữ liệu công chứng, người dân không phải tự tìm hiểu thông tin với tài sản cần giao dịch mà chỉ bằng một cú nhấp chuột, công chứng viên đã giúp khách hàng có thông tin chính xác.

Việc tra cứu và phát hiện kịp thời những trường hợp tài sản có thể bị giao dịch tại nhiều nơi khác nhau, ngăn chặn các giao dịch giả mạo từ đó hạn chế tổn thất về kinh tế, uy tín. Đơn cử như trường hợp bà Nguyễn Thị Liên ở thị trấn Nham Biền (Yên Dũng), tháng 4/2024 khi chuẩn bị mua lô đất tại huyện Lục Nam, bà đến văn phòng công chứng trên địa bàn làm hợp đồng mua bán. Tại đây, nhân viên phát hiện lô đất này đang giao dịch ở một văn phòng khác. Ngay sau đó, bà đã chấm dứt giao dịch.

Theo bà Đỗ Thị Hằng, công chức Tư pháp - Hộ tịch phường Dĩnh Kế (TP Bắc Giang), mỗi loại tài sản giao dịch được lưu trữ bởi các thông tin riêng, điều này giúp việc lưu trữ được thực hiện đơn giản, đầy đủ, chính xác. Phần mềm là nơi Tòa án nhân dân, Cục Thi hành án dân sự các cấp, cơ quan quản lý đất đai cập nhật kịp thời các văn bản dừng, tạm ngừng giao dịch, kê biên, chấm dứt việc kê biên, thu hồi, mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất... Trên cơ sở này các cơ quan, tổ chức công chứng, chứng thực kịp thời tra cứu, cập nhật thông tin bảo đảm tài sản đủ điều kiện giao dịch theo quy định pháp luật.

Kết nối liên thông, tăng cường hiệu quả

Để phát huy hiệu quả cũng như tăng tính ràng buộc đối với các tổ chức hành nghề công chứng, UBND các xã, phường, thị trấn, ngày 22/5/2017, Sở Tư pháp ban hành Quyết định số 50 về ban hành quy chế quản lý, khai thác, sử dụng phần mềm Uchi. Theo đó, 25 tổ chức hành nghề công chứng và UBND các xã, phường, thị trấn trên toàn tỉnh đã thực hiện khai thác, cập nhật, kiểm soát thông tin và bảo mật an toàn dữ liệu công chứng, chứng thực theo những điều nêu trong quy chế.

Ông Lê Anh Tuấn, Phó Giám đốc Sở Tư pháp phân tích thêm, gần 7 năm triển khai cài đặt, khai thác sử dụng phần mềm, bước đầu đã xây dựng được dữ liệu các hợp đồng, giao dịch được công chứng, chứng thực. Qua đó góp phần bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho tổ chức, cá nhân; tăng cường hoạt động quản lý nhà nước trong lĩnh vực công chứng, chứng thực. Phần mềm đã đáp ứng được yêu cầu chuyển đối số lĩnh vực công chứng trong tình hình hiện nay.

Tuy nhiên ở một số thời điểm phần mềm hoạt động chưa được ổn định ảnh hưởng đến việc khai thác, sử dụng và cập nhật dữ liệu. Trên phần mềm chưa có mục hợp nhất tài sản riêng của vợ (chồng) vào tài sản chung của vợ chồng. Do không cập nhật được tất cả các hợp đồng giao dịch nên không thể thống kê hay in sổ theo dõi chứng thực hợp đồng, giao dịch chứng thực một cách đầy đủ, chính xác. Phần mềm không có chức năng lưu nháp ảnh hưởng đến quá trình nhập dữ liệu vì trong khi nhập không tránh khỏi sai sót nhất định.

Nhằm khắc phục hạn chế trên, Sở Tư pháp đang nâng cấp, hoàn thiện phần mềm, đồng thời kiến nghị Bộ Tư pháp sớm nghiên cứu xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về công chứng, cho phép liên thông, kết nối với một số cơ sở dữ liệu quốc gia về công dân, hộ tịch, thông tin đất đai... Đồng thời kết nối, chia sẻ trên toàn quốc với các cơ sở dữ liệu ngành Tư pháp (về pháp luật, hộ tịch điện tử toàn quốc, hệ thống đăng ký giao dịch bảo đảm, điện tử về thi hành án dân sự...). Từng bước mở dữ liệu của các cơ quan nhà nước nhằm cung cấp dịch vụ công kịp thời đến người dân.

Bài, ảnh: Tuyết Mai