Sai lầm thường gặp khi dùng Excel

Excel là một ứng dụng phổ biến, được sử dụng thường xuyên trong nhiều lĩnh vực. Ảnh: PC Mag.

Theo dõi, sắp xếp, tính toán dữ liệu là một hoạt động thường xuyên, quan trọng trong kinh doanh, tài chính và công việc cá nhân. Với giao diện đơn giản, tính năng đa dạng, Microsoft Excel đáp ứng tốt các nhu cầu đó, từ cơ bản đến nâng cao.

Trên thực tế Microsoft không phát minh ra bảng tính điện tử. Danh hiệu đó thuộc về Dan Bricklin, người đã phát triển VisiCalc vào năm 1979, công cụ sau này truyền cảm hứng cho Excel.

Ngày nay, ngoài những thao tác cơ bản với dữ liệu, Excel còn cung cấp các tùy chọn toàn diện bao gồm macro phức tạp và bảng điều khiển tương tác. Theo Earth Web, có khoảng 1,1-1,5 tỷ người dùng Excel trên toàn thế giới.

Tuy nhiên, nhiều người có thể không biết về một số tính năng cơ bản, thậm chí thực hiện thao tác không chính xác. Dưới đây là 2 sai lầm nghiêm trọng nhất có thể gặp khi sử dụng Excel, theo Slash Gear.

Đánh đồng .xls và .xlsx

Một trong những vấn đề đầu tiên người dùng có thể gặp phải khi làm việc với Excel là xuất dữ liệu từ ứng dụng hoặc nguồn khác sang phần mềm của Microsoft.

Các chương trình khác thường cho phép xuất định dạng .xls hoặc .xlsx khi chuyển dữ liệu sang Excel. Ứng dụng của Microsoft hoạt động với cả 2 định dạng này. Tuy nhiên, chúng rất khác nhau và sẽ ảnh hưởng đến việc dùng Excel sau đó.

Định dạn .xlsx có nhiều ưu thế hơn so với .xls. Ảnh: Excel Campus - Jon.

.xls là định dạng file cũ hơn, được Microsoft sử dụng trước năm 2007 và không cung cấp cùng một số tính năng tiên tiến. Định dạng .xls dựa trên tệp nhị phân nội bộ của Microsoft. Định dạng này không thể diễn giải các quy tắc và mã hóa XML.

Ngược lại, .xlsx là định dạng dựa trên tiêu chuẩn ứng dụng phổ biến hiện tại, Office Open XML, cho phép file hoạt động tốt hơn với các ứng dụng khác.

Ngoài ra, .xlsx là định dạng file nén, tạo ra kích thước tập tin nhỏ hơn cho mỗi trang tính. Vì vậy, nếu chọn .xls cũ, người dùng sẽ tiêu tốn dung lượng lưu trữ nhiều hơn so với lựa chọn .xlsx.

Cuối cùng, định dạng tập tin cũ hỗ trợ ít hàng và cột hơn định dạng .xlsx mới. Ví dụ: với .xls, hàng cuối cùng giới hạn ở 65.536, trong khi .xlsx có thể hỗ trợ tối đa 1.048.576 hàng.

Định dạng sai thời gian

Một lỗi dễ mắc phải khác khi làm việc trong Excel là đưa ngày tháng vào ô định dạng văn bản. Một lần nữa, điều này có thể xảy ra khi nhập dữ liệu từ một chương trình khác vào Excel.

Bạn có thể dùng chức năng Format Cells để định dạng lại ô dữ liệu.

Khi Excel xem một cột ngày tháng dưới dạng văn bản, ứng dụng sẽ không diễn giải chúng một cách chính xác khi người dùng đưa công thức vào trang tính. Vì vậy, gặp sự cố khiến công thức hoạt động chính xác, bạn nên kiểm tra lại Excel có đọc dữ liệu dưới dạng ngày hay không.

Có một số cách đơn giản để xác minh. Các phiên bản Excel mới có thể phát hiện lỗi định dạng và hiển thị biểu tượng thông báo cho bạn về sự khác biệt. Thông báo lỗi rất hữu ích khi bảng tính chỉ có một vài ngày bị định dạng sai và điều chỉnh riêng lẻ từng ô.

Trong trường hợp giá trị của toàn bộ cột chưa chính xác, bạn có thể sử dụng chức năng Format Cells, chọn lượng lớn dữ liệu và sau đó điều chỉnh định dạng và các hiển thị phù hợp.

Nguyễn Hiếu

Theo Slash Gear