Mỗi tuần một chuyện: Văn hóa hội họp

Giờ giải lao giữa buổi họp, hai cán bộ vốn tâm đầu ý hợp kéo nhau ra một góc nhỏ to.

- Này, hôm nay sao cậu đến họp muộn vậy, tắc đường hay hỏng xe? Nghe anh An hỏi, anh Bình phân trần:

- Đâu có, chả là đầu giờ sáng tớ phải dự một hội nghị khác nên đến muộn. Thời gian này, hội họp liên miên nên phải chạy “sô”. Thấy anh Bình giải thích, anh An thẳng thắn nói:

- Vì nhiều người phải chạy “sô” như ông nên sau gần 2 tiếng diễn ra hội nghị, số người dự họp chỉ còn khoảng 1/3 so với lúc hội nghị mới bắt đầu. Trong cuộc họp, ý thức của người dự họp cũng là cả một vấn đề đấy ông. Một số người đi muộn, có người đi họp nhưng chỉ chăm chú vào cái điện thoại, một số chị em đi họp như đi diễn thời trang…

- Ông nói đúng, sau hôm nay, tôi sẽ rút kinh nghiệm sâu sắc mỗi khi đi dự họp – anh Bình nói.

Vỗ vai bạn, anh An mỉm cười nói tiếp:

- Để văn hóa hội họp thực sự đi vào nền nếp và trở thành nét đẹp trong văn hóa công sở, mỗi người dự họp như chúng ta cần đến đúng giờ, trang phục chỉnh tề phù hợp với tính chất cuộc họp; tìm hiểu kỹ nội dung, địa điểm, thời gian, thành phần, mục đích cuộc họp một cách chính xác nhằm tránh những tình huống phát sinh không đáng có; tham dự hết thời gian của cuộc họp để nắm được tinh thần, nội dung cuộc họp. Mỗi người tạo thói quen, hình ảnh đẹp và ứng xử một cách văn hóa trong hội họp, không ồn ào, không làm việc riêng để thể hiện sự tôn trọng tập thể, đối tác, sự kiện, thể hiện tính chuyên nghiệp và văn hóa của người dự họp.

- Ông nói phải nhưng tôi thấy một số đơn vị tổ chức không có sự chuẩn bị kỹ, có khi đang diễn ra cuộc họp, bộ phận văn phòng mới đem báo cáo, tài liệu ra phát cho đại biểu, khiến người dự họp mất tập trung, không khí cuộc họp nhộn nhạo hẳn - Anh Bình chen ngang lời bạn.- Cái gì cũng phải đến từ hai phía – Anh An phân tích. Theo tôi, các đơn vị tổ chức cần có sự chuẩn bị chu đáo về nội dung và hình thức sẽ góp phần cho cuộc họp thành công, Như trước đây thường đọc báo cáo kết quả, thành tích của đơn vị, nay có thể ứng dụng công nghệ thông tin để trình chiếu các phóng sự, các đoạn video, clip có lời, có hình ảnh minh họa những kết quả, thành tích của đơn vị… khiến cho cuộc họp bớt nhàm chán, khơi dậy được sự hăng say, nhiệt tình và những ý tưởng đóng góp tích cực của người dự họp. Hiện nay, nhiều đơn vị đã thực hiện cải cách hành chính bằng việc tổ chức họp trực tuyến. Điều này không những tiết kiệm được thời gian, chi phí đi lại mà còn thể hiện sự văn minh của thời đại công nghệ thông tin. Một số cơ quan đã khắc phục hiện tượng “thứ nhất ngồi ì, thứ nhì đồng ý” trong cuộc họp, nên đề ra yêu cầu mỗi người đi họp đều phải nghiên cứu trước văn bản, nội dung cuộc họp rồi chuẩn bị một ý kiến để phát biểu, đó mới là xây dựng, bàn bạc để đi đến thống nhất chung. Mỗi người nên nghiêm túc thực hiện văn hóa hội họp nói riêng, văn hóa công sở nói chung để các cuộc họp luôn thực sự hiệu quả, chuyên nghiệp, tỏa sáng tinh thần làm việc của tập thể và người tham dự, tiếp tục xây dựng nếp sống văn hóa, văn minh trong xã hội.

Hồng Ngọc