Hộ kinh doanh dùng hóa đơn điện tử có phải chép sổ tay?
Phản hồi thắc mắc về nguy cơ "trùng lặp thủ tục" khi đã có hóa đơn hoặc đã kê khai trong phần mềm quản lý bán hàng vẫn phải ghi chép sổ mua, bán hàng theo mẫu, Cục Thuế khẳng định đây không phải là thủ tục phát sinh mới, đồng thời lưu ý hóa đơn điện tử và sổ kế toán là hai yếu tố có chức năng khác nhau.
Cục Thuế khẳng định: Sổ kế toán và hóa đơn điện tử có chức năng khác nhau và bổ trợ cho nhau trong công tác quản lý của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Ảnh: Cục Thuế
Cục Thuế cho biết, hộ kinh doanh thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử phải lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định tại Nghị định số 141/2026/NĐ-CP và Nghị định số 254/2026/NĐ CP.
Hóa đơn điện tử là chứng từ hợp pháp phản ánh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, là căn cứ để xác định nghĩa vụ thuế, đồng thời góp phần thúc đẩy chuyển đổi số trong hoạt động kinh doanh, nâng cao tính minh bạch và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người tiêu dùng.
Bên cạnh việc sử dụng hóa đơn điện tử nêu trên thì hộ kinh doanh cần phải thực hiện chế độ kế toán theo quy định tại Thông tư số 152/2025/TT-BTC, đây không phải là một thủ tục hành chính mới do cơ quan thuế đặt ra.
Việc ghi chép sổ kế toán nhằm tổng hợp, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phục vụ công tác quản lý, xác định số liệu kê khai thuế và là căn cứ giải trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Hộ kinh doanh được lựa chọn lưu trữ các tài liệu kế toán (hóa đơn, chứng từ kế toán, sổ kế toán...) trên phương tiện điện tử hoặc bằng bản giấy, không bắt buộc phải ghi chép thủ công trên sổ giấy.
Như vậy, sổ kế toán và hóa đơn điện tử có chức năng khác nhau và bổ trợ cho nhau trong công tác quản lý của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
Việc thực hiện đầy đủ cả hai quy định không chỉ bảo đảm tuân thủ pháp luật về thuế và kế toán mà còn giúp hộ kinh doanh quản lý doanh thu, chi phí và hoạt động kinh doanh một cách minh bạch, hiệu quả.
Trong thời gian tới, cơ quan thuế sẽ tiếp tục hoàn thiện các giải pháp hỗ trợ người nộp thuế trong việc lập và sử dụng hóa đơn điện tử; tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, phối hợp với các đơn vị cung cấp giải pháp để tạo điều kiện thuận lợi cho hộ kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử gắn với quản lý bán hàng, từng bước thay thế phương thức ghi chép thủ công, qua đó giảm chi phí tuân thủ và nâng cao hiệu quả quản lý.
Đối với việc các hãng taxi kêu khó vì phải lập hóa đơn điện tử từng chuyến xe, Cục Thuế khẳng định: Khoản 5 Điều 26 Luật Quản lý thuế số 108/2026/QH15 quy định về nguyên tắc, quyền và trách nhiệm lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử.
Khoản 4 Điều 9 và khoản 3 Điều 16 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2026/QH15 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử quy định thời điểm lập hóa đơn và trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Căn cứ quy định nêu trên, Nghị định không quy định việc lập hóa đơn tổng với hoạt động kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi.
Thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi, doanh nghiệp đáp ứng điều kiện có hệ thống phần mềm quản lý chi tiết từng giao dịch, có dữ liệu thu tiền được lưu trữ trên hệ thống theo từng giao dịch được thực hiện như sau: Đối với dịch vụ cung cấp cho khách hàng là doanh nghiệp, tổ chức, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ;
Đối với dịch vụ cung cấp cho cá nhân là người tiêu dùng không cung cấp thông tin, doanh nghiệp gửi cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch đến cơ quan thuế theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch;
Đối với dịch vụ cung cấp cho khách hàng lấy hóa đơn ngay sau khi cung cấp dịch vụ (có thể bao gồm cả doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân) thì thực hiện lập hóa đơn điện tử cho khách hàng đồng thời chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo quy định.
Như vậy, quy định như trên không làm tăng chi phí tuân thủ và vấn đề này đã được quy định tại Nghị định số 254/2026/NĐ-CP.