Lập kế hoạch hàng ngày để tránh trì hoãn những việc cần làm

Việc lập kế hoạch thường xuyên giúp bạn hạn chế thói quen trì hoãn. Ảnh: H.W.

Nếu bạn là một người trì hoãn có tổ chức, bạn thường nghĩ đến hay thậm chí là viết xuống đâu đó những việc bạn cần hoàn thành trong từng ngày, từng tuần, từng tháng hoặc có thể là trong cả năm sắp tới. Những công việc ở ngay đầu danh mục có thể tiếp thêm động lực cho bạn hoàn thành những việc ít quan trọng hoặc một việc rất quan trọng nhưng thực ra lại chẳng quá quan trọng.

Tôi gọi đó là danh sách công việc ưu tiên. Đây là một danh sách dài, những dự định trong đó sẽ khiến bạn bận rộn cả ngày, cả tuần, cả tháng hay thậm chí lâu hơn và có thể là cả đời nếu bạn có việc gì đó kiểu “học tiếng Trung” ở đầu danh sách.

Để tránh sự trì hoãn lặp lại thường xuyên cần lập ra một danh sách việc cần làm mỗi ngày. Rất nhiều người trì hoãn sử dụng loại danh sách này. Danh sách những việc cần làm này có thể nhắc bạn những việc bạn cần phải thực hiện. Đúng là nó có tác dụng như vậy!

Nhưng đó không phải là mục đích chính. Tác dụng chính của danh sách này là giúp cho người trì hoãn có thể trải nghiệm cảm giác đánh dấu “đã hoàn thành” cho những việc họ mới làm xong. Việc đánh một dấu nhỏ vào ô vuông ngay cạnh công việc hay gạch nó đi mỗi khi hoàn thành sẽ đem lại sự động viên tinh thần nho nhỏ.

Điều đó còn đem đến cho chúng ta ý nghĩ rằng mình là mẫu người hành động, mẫu người thành công chứ không phải là một con ốc sên lười biếng. Thật là một nguồn động viên tinh thần lớn lao.

Bạn có thể sử dụng máy tính để tạo danh sách việc cần làm. Trên thực tế, có nhiều phần mềm và website, ví dụ như Outlook, Gmail hay Lazymeter. com có thể giúp bạn tạo ra những danh sách rất đẹp. Nhưng chúng không được tối ưu lắm vì mỗi lần bạn đánh dấu hoàn thành một việc, nó chỉ đơn giản là biến mất khỏi danh sách.

Bạn sẽ cảm thấy thỏa mãn hơn nhiều nếu mỗi nhiệm vụ hoàn thành bị gạch bởi một đường kẻ đỏ, đồng thời có tiếng nhạc chiến thắng vang lên, nhưng tôi chẳng tìm được phần mềm nào làm được như vậy cả.

[...]

Nguyên tắc chia công việc thành những bước nhỏ và tìm động lực thông qua việc hoàn thành từng bước một đã được phổ biến từ rất lâu. Trong cuốn Đạo Đức kinh (Lão Tử) khuyên chúng ta rằng “các việc lớn trong thiên hạ đều từ việc nhỏ mà nên.” Tôi tìm thấy câu trích dẫn này trong cuốn sách của Robert Maurer có tên là Phương pháp Kaizen - Một bước nhỏ cũng có thể thay đổi cuộc đời bạn.

Kaizen là triết lý của người Nhật về việc tiến lên không ngừng bằng từng bước nhỏ. Nếu bạn nói rằng bạn đang áp dụng phương pháp Kaizen thay vì nói rằng bạn đang cố gắng giảm bớt sự trì hoãn của bản thân, thì nghe cứ như thể bạn đang áp dụng một triết lý võ thuật vậy. Nghe khá là ngầu!

Phân chia một nhiệm vụ nặng nề thành các bước nhỏ và dễ dàng hơn là một phương pháp quan trọng trong trường hợp phương pháp trì hoãn có tổ chức của bạn gặp trục trặc, dù điều này hiếm khi xảy ra. Vì một lý do nào đó, công việc không quan trọng giúp bạn hoàn thành các việc khác kia đột nhiên lại trở nên cần thiết.

[...]

Tôi nhấn mạnh lại lần nữa, danh sách việc cần làm phải được làm từ trước, tốt nhất là từ tối hôm trước (và cũng đừng sớm quá không thì bạn lại quên không đặt nó cạnh đồng hồ báo thức). Trước khi đi ngủ, bạn có thể nghĩ xem ngày mai bạn sẽ thức dậy và thực hiện công việc như thế nào.

Đừng để đến lúc chuông báo thức reo mới bắt đầu nghĩ là hôm nay bạn sẽ phải làm những gì, bởi nếu như vậy bạn chắc chắn sẽ chọn “tắt báo thức và ngủ tiếp”. Và, một lưu ý nữa về đồng hồ báo thức. Những người trì hoãn có tổ chức như chúng ta thông thường sẽ chọn tắt chuông đi và ngủ tiếp. Rất nhiều loại đồng hồ có nút “Ngủ thêm” khiến cho việc này trở nên dễ dàng hơn.

Nhưng nếu bạn có thể bấm nút đó một lần thì bạn có thể bấm lần thứ hai rồi lần thứ ba. Cách tốt nhất là nên có một cái đồng hồ báo thức thứ hai, loại kêu rất to, được hẹn giờ muộn hơn hai phút so với cái thứ nhất và được đặt trong bếp cạnh chỗ pha cà phê.

John Perry/ Bách Việt Books và NXB Phụ nữ Việt Nam