'Tuyệt chiêu' chống tráo đổi hàng của các doanh nghiệp bưu chính lớn

Gần đây, một số vụ tráo đổi hàng như gửi iPhone nhưng nhận cục đá lại tiếp tục gây bức xúc, lo lắng trong dư luận về chất lượng dịch vụ bưu chính - chuyển phát, nhất là trong bối cảnh thương mại điện tử phát triển rất mạnh, gia tăng nhu cầu chuyển phát các đơn hàng.

Vậy các doanh nghiệp bưu chính - chuyển phát đã và đang làm gì để giảm thiểu nguy cơ rủi ro bị tráo đổi hàng cho khách hàng?

Tăng cường ứng dụng công nghệ

Trao đổi với phóng viên Báo VietNamNet, ông Đinh Thanh Sơn, Phó Tổng Giám đốc Tổng Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel (Viettel Post) nhận định: “Những hàng hóa bị tráo đổi như thông tin trên mạng thời gian qua cơ bản là hàng giá trị cao. Hàng có giá trị thấp rất ít khi xảy ra”.

Thương mại điện tử phát triển rất mạnh đã kéo theo sự gia tăng nhu cầu chuyển phát các đơn hàng.

Với hàng hóa có giá trị, về mặt quản lý, Viettel Post đã đưa ra quy trình rất rõ ràng. Giả sử với sản phẩm, hàng hóa là điện thoại thì yêu cầu bắt buộc phải mở kiểm và khách hàng phải tạo đơn trên app ViettelPost, có chụp ảnh sản phẩm trước khi gửi đi. Và nếu sản phẩm có series, IMEI thì phải chụp cả số series và IMEI. Sau đó nhân viên Viettel đến tiếp nhận sẽ kiểm tra thông tin rồi mới nhận hàng và đóng gói lại.

“Chính vì quy trình dài như thế nên nhiều khách hàng gửi đôi lúc rất khó chịu vì phải ngồi chờ lâu, ở nhà đã đóng gói đẹp, ra bưu cục lại phải mở tung ra để kiểm hàng dưới camera. Nhưng quy trình phải như vậy mới đảm bảo an toàn bưu gửi cho chính người gửi”, ông Sơn nói.

Sau khi đóng gói, nhân viên Viettel Post sẽ dán tem niêm phong (tem vỡ) rồi dán băng dính, túi seal dán dùng 1 lần (túi trong suốt, có thể nhìn được hàng bên trong) để dễ phát hiện nếu có tráo đổi.
Đó là quy trình ở đầu nhận hàng. Khi nhân viên Viettel Post đến đầu trung chuyển hoặc đầu phát hàng thì tất cả hàng giá trị cao đều bàn giao riêng cho lái xe, đóng tải riêng, chia chọn ở khu vực riêng được giám sát bằng camera.

Đến đầu phát, nhân viên được cảnh báo trước trên hệ thống app, sau khi phân công sẽ nhìn thấy hàng giá trị cao. Khi phát sẽ yêu cầu người nhận phải mở ra để đồng kiểm. Nếu có vấn đề thì xử lý ngay lúc phát hàng, tránh tình trạng về rồi mới quay lại tranh cãi với khách hàng khi có sự cố.

Để tránh tình trạng shipper biết nội dung hàng, nảy sinh lòng tham rồi tráo đổi hàng, trên phiếu gửi hàng dán trên hàng hóa sẽ cơ bản không hiển thị nội dung, chỉ trên hệ thống mới biết hàng đó là gì, giá trị bao nhiêu.

Tại quầy giao dịch của Bưu điện Việt Nam, nhân viên kiểm tra kỹ hàng trước khi gói bọc và tính cước.

Cũng giống như Viettel Post, để giảm thiểu rủi ro trong quá trình chuyển phát hàng hóa, bưu phẩm, bưu kiện, Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam (Vietnam Post) đã tăng cường ứng dụng công nghệ hiện đại vào các quy trình nghiệp vụ của mình.

“Bưu điện Việt Nam đã ứng dụng dây chuyền chia chọn tự động. Việc vận chuyển, giao nhận hàng hóa cũng từng bước tự động hóa để vừa giảm thiểu tối đa sự tiếp xúc trực tiếp của người lao động với bưu gửi, vừa đảm bảo chất lượng bưu gửi, rút ngắn thời gian giao hàng. Công tác kiểm tra, giám sát trong tất cả các khâu chấp nhận, vận chuyển, chuyển phát cũng luôn được thực hiện chặt chẽ bằng các biện pháp nghiệp vụ chuyên sâu và hệ thống camera giám sát, các thiết bị công nghệ thông tin hiện đại”, bà Bùi Thị Thu Hằng, Phó Trưởng Ban Dịch vụ Bưu chính Vietnam Post khẳng định với phóng viên VietNamNet.

“Trong trường hợp hàng hóa bị thất lạc hoặc suy suyển, Bưu điện Việt Nam sẽ nhanh chóng kiểm tra, làm rõ nguyên nhân để đưa ra các giải pháp xử lý tối ưu nhất, ưu tiên quyền lợi của khách hàng lên hàng đầu. Khách hàng sẽ được đền bù theo đúng quy định, đúng giá trị khách hàng đã khai báo trên vận đơn”, bà Hằng nhấn mạnh.

Quy trình chặt chẽ để đảm bảo an toàn bưu gửi

Điểm chung của các doanh nghiệp bưu chính - chuyển phát lớn, có uy tín, thương hiệu lâu năm, đó là đều triển khai quy trình chặt chẽ để đảm bảo an toàn bưu gửi.

Khi ban hành các quy định nghiệp vụ chuyển phát, Bưu điện Việt Nam đã hướng dẫn rất kỹ đối với các đơn vị, đặc biệt là các giao dịch viên, về việc khi chấp nhận bưu gửi phải kiểm tra kỹ nội dung hàng hóa, hướng dẫn khách hàng khai báo đầy đủ các thông tin về loại hàng hóa, giá trị hàng, cùng các thông tin liên quan khác. Sau đó mới thực hiện gói bọc và tính cước.

Riêng đối với hàng hóa có giá trị cao như điện thoại, máy ảnh, máy tính…, bên cạnh các yêu cầu về gói bọc đảm bảo an toàn, các giao dịch viên sẽ hướng dẫn khách hàng khai đầy đủ giá trị của hàng hóa.

Cần tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin để giám sát các khâu, các quy trình nghiệp vụ chuyển phát để tránh rủi ro về an toàn bưu gửi.

Để giảm thiểu tối đa mọi rủi ro, bên cạnh việc thường xuyên tổ chức đào tạo, tập huấn nâng cao trình độ nghiệp vụ, cập nhật các thông tin mới nhất về các quy định, hướng dẫn cách nhận biết các loại hàng hóa, nhất là hàng giá trị cao, hàng giả, hàng vi phạm quyền sở hữu trí tuệ…, Bưu điện Việt Nam cũng tăng cường công tác kiểm tra giám sát đột xuất và định kỳ, kiểm soát chặt chẽ tại tất cả các công đoạn, đồng thời thường xuyên cải tiến quy trình tổ chức sản xuất, tối ưu hóa các công đoạn sản xuất nhằm đảm bảo chất lượng bưu gửi cao nhất.

“Để đảm bảo quyền lợi chính đáng của mình, Bưu điện Việt Nam rất mong khách hàng khi gửi hàng hóa, khai đúng, khai đủ, chính xác các thông tin trong vận đơn, đặc biệt là giá trị thực của hàng hóa khi gửi. Đây sẽ là sở cứ quan trọng để đảm bảo việc đền bù đúng quy định khi có sự cố đáng tiếc xảy ra”, bà Hằng bày tỏ.

Quy trình chặt chẽ như thế, nhưng trên thực tế, nhiều khi nhân viên bưu chính - chuyển phát lại bị khách hàng lừa.

Đề cập tới về vấn đề này, ông Đinh Thanh Sơn kể: “Hàng giá trị cao nhưng khách hàng lại không khai báo là hàng giá trị cao hoặc khai báo sai (ví dụ gửi iPhone nhưng lại khai báo là ốp điện thoại). Vì mình không biết hàng giá trị cao nên có thể dẫn tới tình huống bị mất hàng. Trước kia Viettel Post cũng đã xảy ra một vài trường hợp như vậy. Chúng tôi đã tìm hiểu nguyên nhân xem sai sót ở khâu nào. Tất cả các khâu đều có camera giám sát nên có thể lần vết từ đầu một cách dễ dàng”.

Phó Tổng Giám đốc Viettel Post khẳng định: Tất cả các trường hợp rủi ro đã xảy ra thì Viettel Post đều đã kiểm tra lại theo quy trình nội bộ, khâu nào sai thì khâu đó chịu trách nhiệm. Viettel Post có Trung tâm dịch vụ khách hàng, sẽ chịu trách nhiệm xử lý. Nếu xác định đúng là do lỗi của Viettel Post thì sẽ đền cho khách hàng trước, xử lý nội bộ sau. Còn nếu xác định nguyên nhân có thể do khách hàng lừa mình thì sẽ trao đổi rõ hơn với khách hàng.

“Vừa rồi Viettel Post đã phát hiện nhiều khách hàng cố tình lừa đảo, vào gửi hàng hóa, lợi dụng lúc đông khách, giục nhân viên gửi nhanh không cần kiểm. Nhân viên cả nể nên nhận hàng, sau lại bị khiếu nại. Chúng tôi bắt buộc phải dựa trên camera để kiểm soát và báo cơ quan công an để xử lý”, ông Sơn kể lại tình huống đã từng xảy ra với Viettel Post.

Bình Minh