Tổ chức sự kiện: Long đong, lắm nỗi truân chuyên

Phục vụ từ A tới Z

Trước kia, mỗi khi ở làng có đám cưới, gia chủ phải lục đục đi mượn các gia đình trong làng từng bộ bát đĩa, ấm chén, bàn ghế, nồi niêu… Về sau, một số gia đình đã đầu tư những bộ phông rạp, bát đĩa, ấm chén, loa đài để phục vụ người dân với đầy đủ những vật dụng quen thuộc phục vụ cho một đám cưới. Trải qua dòng thời gian, cùng với sự phát triển chung của xã hội, tới nay các đám cưới từ thành phố đến làng mạc đều được phục vụ từ A tới Z không thiếu bất cứ dịch vụ nào.

Trong gần chục năm trở lại đây, bên cạnh các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cỡ lớn mọc lên ở các thành phố lớn nhằm tổ chức các sự kiện mang tầm vóc quốc gia, quốc tế, thì ở trung tâm các tỉnh, huyện cũng dần dần xuất hiện các công ty tổ chức sự kiện nhỏ và vừa. Nếu trước kia, một gia đình chỉ có thể cung cấp dịch vụ bàn ghế, bát đĩa, loa đài cho một đám cưới, thì nay một công ty tổ chức sự kiện nhỏ cũng có thể cùng một lúc cung cấp đủ vật dụng thiết bị cho cả chục đám cưới. Lĩnh vực hoạt động của các công ty này không chỉ dừng lại ở việc phục vụ đám cưới mà họ còn hướng đến các sự kiện lớn của các cơ quan đoàn thể hay các công ty xí nghiệp, hoặc tổ chức các chương trình khai trương, quảng bá thương hiệu cho các cơ sở sản xuất, kinh doanh nhỏ lẻ.

Dù nhu cầu của người dân là gì, quy mô như thế nào, hầu như các công ty tổ chức sự kiện nhỏ và vừa đều có thể “cân” được hết. Bởi lẽ, nếu một chương trình quá lớn cần huy động đội ngũ nhân lực và thiết bị lớn, các công ty tổ chức sự kiện trong vùng có thể liên kết và hỗ trợ nhau. Vì thế, nếu bạn có nhu cầu dù là tổ chức đám cưới, đám hỏi, thôi nôi hay khai trương cửa hàng là ngay lập tức nhân viên của công ty tổ chức sự kiện đã tìm tới tư vấn cho bạn “từ chân răng tới kẽ tóc”. Bạn có thể lựa chọn các gói dịch vụ tùy theo khả năng tài chính của mình và chỉ ngồi đó để một đội ngũ chuyên nghiệp phục vụ từ A đến Z.

Liên tục đổi mới

Những năm 2000, môt bộ phông bạt, bàn ghế, bát đĩa, loa đài của một gia đình có thể phục vụ hết nhà này sang nhà khác, hết năm này qua năm khác. Nhưng nay, thị hiếu của người dân không ngừng thay đổi, đồng thời để cạnh tranh với các đối thủ, các công ty tổ chức sự kiện phải liên tục đổi mới thiết bị, đổi mới chương trình và cách thức phục vụ. Những khung rạp liên kết bởi các tuýp sắt nhỏ trước kia được thay thế bằng khung rạp công nghiệp khổng lồ có khả năng chống chịu giông bão. Đồng thời đội ngũ MC, ca sĩ, diễn viên chuyên nghiệp được bổ sung, thậm chí có thêm cả đội ngũ PG xinh xắn nếu khách hàng có nhu cầu. Kèm theo đó là hệ thống âm thanh, ánh sáng đồng bộ liên tục được cập nhật.

Chị Hồng Minh – Giám đốc công ty sự kiện và quảng cáo Minh Tân (Việt Trì – Phú Thọ) - lấy ví dụ, trước kia một phông màn đám cưới có thể tồn tại, phục vụ trong cả một năm nhưng nay chỉ được vài tháng là đã lỗi mốt nếu không đổi mới, không sáng tạo sẽ lạc hậu và đương nhiên sẽ mất khách. Việc đổi mới này sẽ hấp dẫn, thu hút khách hàng nhưng vô tình lại đội chi phí sản xuất khiến lợi nhuận sụt giảm. Thực sự không doanh nghiệp nào mong muốn điều này, nhưng trong vòng xoáy cạnh tranh buộc họ phải đổi mới và đổi mới liên tục. Đây là bài toán khó đối với sự thành bại của các công ty tổ chức sự kiện. Một mặt phải đổi mới nâng cao dịch vụ, một mặt phải giảm chi phí, giá thành dịch vụ.

Đinh Tiến – nhân viên thiết kế của một công ty tổ chức sự kiện có tiếng ở Hà Nội - cho biết, con người ta vốn dĩ đều có xu hướng thích cái riêng cái mới, đặc biệt trong các sự kiện quan trọng của cuộc đời như lễ thành hôn hay lễ khai trương nhà hàng mới. Chẳng ai thích đám cưới của mình là bản photocopy của đám cưới anh này, chị kia. Cũng vì lẽ đó, mà trong vài năm trở lại đây các công ty tổ chức sự kiện chú ý đến việc phát triển đội ngũ chuyên biệt về xây dựng ý tưởng cho sự kiện, thậm chí còn có các công ty chuyên về tư vấn và xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện ra đời. Lúc này, công ty tổ chức sự kiện chỉ đóng vai trò là người thực hiện các phần việc được công ty tư vấn ý tưởng phân công. Ví dụ, nếu bạn dự kiến tổ chức một đám cưới với vài mong muốn thế này thế kia thì đội ngũ ý tưởng sẽ đặt ra cho bạn một loạt lựa chọn, từ việc chọn trang phục thế nào, tráp hỏi ra sao, thiệp cưới thiết kế thế nào, chụp ảnh theo phong cách nào đến việc thiết kế tiệc cưới ra sao v.v…

Lắm nỗi truân chuyên

Nghề tổ chức sự kiện nhìn bề ngoài tưởng như đem lại thu nhập rất cao nhưng kỳ thực không phải vậy. Các chi phí từ việc thuê nhân công, chuyên chở vật dụng, ăn uống bồi dưỡng cũng đã chiếm một khoản chi phí đáng kể, đó là chưa kể tới khấu hao thiết bị khi sử dụng và chi phí tái đầu tư liên tục. Chị Minh cho biết thêm, nghề này cũng bạc bẽo lắm, suốt ngày quần quật, nay đây mai đó, phải ứng trực thường xuyên trong mỗi sự kiện. Việc thi công lắp ráp, trang trí thường vắt kiệt sức của nhân viên nên chị phải hết sức quan tâm, tế nhị mới có thể giúp anh em nhiệt tình và kiên tâm với nghề. Mùa hè thì nắng nóng, mùa đông thì rét mướt nhưng sợ nhất là trời mưa bão, có khi vừa lắp ráp trang trí xong đâu đấy thì một cơn giông xuất hiện phá tan mọi thành quả. Lúc đó, công việc khắc phục lại phải bắt đầu từ số con số âm.

Chồng chị Minh là anh Nhật Tân, một MC, ca sĩ có tiếng của đoàn kịch Phú Thọ, tâm sự, Minh nhà anh làm nghề này nên đi suốt chẳng mấy khi ở nhà. Anh làm trong đoàn kịch đa số theo giờ hành chính nên còn có chút thời gian chăm sóc hai con nhỏ. Cháu lớn đã đi học mẫu giáo, còn cháu nhỏ phải thuê người giúp việc chăm sóc. Thỉnh thoảng, vào thứ bảy, chủ nhật rảnh rỗi anh cũng phụ giúp vợ trong các chương trình với vai trò là MC và ca sĩ, còn mọi việc tổ chức, quản lý đều do một tay chị Minh lo. Thế nên, nhà anh có đặc thù riêng, con cái ở với bố nhiều hơn ở với mẹ, thành ra anh đóng vai trò như người mẹ còn Minh đóng vai trò như người cha – anh Tân vui vẻ chia sẻ.

Tiếp nối câu chuyện, Sơn “béo” – một nhân viên của công ty tổ chức sự kiện và quảng cáo Minh Tân - cho biết, mấy năm nay theo đuổi công việc này cũng thấy yêu nghề vì ít ra cũng đem được nhiều niềm vui đến cho mọi người. Thế nhưng phải nói thực, đây là một nghề vất vả, nặng nhọc, không những cần đến sức khỏe mà còn đòi hỏi cả con mắt thẩm mỹ. Công việc này cũng thất thường, vào mùa cưới thì không có thời gian nghỉ. Trong khi đó, việc vận chuyển, lắp ráp, trang trí thưởng phải thực hiện vào ban đêm còn thời gian ban ngày thường ở kho, xưởng để sửa chữa và sắp xếp trang thiết bị thành ra ai không có đam mê không thể trụ lại với nghề.

Chị Minh tâm sự tiếp, người ngoài nhìn thấy khung rạp đẹp, chương trình hay thì trầm trồ khen ngợi, nhưng thực sự họ đâu có biết chị và đội ngũ nhân viên đã phải vất vả thế nào. Thường thường, việc chuẩn bị cho một chương trình phải lên kế hoạch trước đó cả tháng trời đối với sự kiện thông thường, các sự kiện lớn có khi là vài tháng có khi cả năm. Đến gần ngày tổ chức, chị và các chiến hữu phải vận chuyển đủ thứ thiết bị đến lắp ráp, trang trí và sau khi sự kiện kết thúc, mọi người ra về thì lại là lúc chị và cộng sự phải lục đục tháo rỡ từng hạng mục. Thế nên chị Minh thường bảo, đây là công việc đến trước về sau, sướng người khổ ta, người ta chỉ biết đến MC, ca sĩ chứ ai quan tâm đến mấy ông mấy bà lắp ráp sân khấu, âm thanh, ánh sáng và lên chương trình làm gì.

Nhật Nguyên |