Rút ngắn thời gian, nâng cao hiệu quả

Trong những năm qua, với sự chỉ đạo quyết liệt của tỉnh, Thừa Thiên Huế đang từng bước khẳng định là một địa phương đủ tầm và lực để trở thành một tỉnh phát triển mạnh về công nghệ thông tin trong cả nước. Thiết thực góp phần thực hiện chủ trương xây dựng Chính phủ điện tử nhằm hiện đại hóa nền hành chính nhà nước, HĐND tỉnh từng bước triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý điều hành và đạt được nhiều kết quả đáng ghi nhận. Nổi bật nhất là việc ứng dụng công nghệ thông tin trong phục vụ kỳ họp HĐND không giấy tờ.

Hiệu quả rõ rệt

Mô hình "kỳ họp không giấy” được Thường trực HĐND tỉnh Thừa Thiên Huế triển khai từ năm 2019, các đại biểu HĐND tỉnh tham dự kỳ họp được trang bị máy tính bảng để sử dụng nghiên cứu tài liệu và thông qua các nghị quyết của kỳ họp. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong kỳ họp, nhất là trước diễn biến tình hình dịch bệnh Covid-19, HĐND đã linh hoạt chuyển sang tổ chức kỳ họp chuyên đề bằng hình thức trực tuyến để kịp thời ban hành các chính sách hỗ trợ ứng phó với dịch bệnh và quyết định một số vấn đề quan trọng, cấp bách của địa phương.

Để thực hiện tốt “kỳ họp không giấy”, tại mỗi cuộc họp đại biểu được trang bị một chiếc iPad được cài đặt phần mềm hỗ trợ kỳ họp trên hệ điều hành iOS. Trên ứng dụng này tích hợp đầy đủ văn kiện tài liệu, chương trình, danh sách đại biểu, các tài liệu liên quan... Trong mỗi mục, tài liệu được sắp xếp rõ ràng, khoa học, dễ sử dụng; hệ thống được thiết kế có tính năng bảo mật tài liệu cao.

“Kỳ họp không giấy” với các tính năng nổi trội như: giao diện thân thiện, khoa học, dễ sử dụng, tương thích với nhiều loại thiết bị như máy tính để bàn, máy tính xách tay, điện thoại thông minh. Phần mềm đã được thiết kế APP trên mạng internet nên chỉ cần cài ứng dụng là có thể sử dụng được; chi phí thấp, khả năng ứng dụng cao có thể triển khai rộng rãi trong các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh; được đóng gói và bàn giao phần mềm nên cán bộ, chuyên viên văn phòng có thể tự quản lý, phục vụ các kỳ họp, không phụ thuộc vào đơn vị cung cấp và không phải mất chi phí dịch vụ hàng tháng cho nhà cung cấp. Thiết kế linh hoạt, mở, đa dạng về mô hình triển khai và vận hành hệ thống; bảo mật cao với mức độ bảo mật 2 lớp, đạt mức độ an toàn cao.

Đại biểu HĐND tỉnh sử dụng Ipad để truy cập tài liệu kỳ họp HĐND tỉnh
Ảnh: T. Bình

Thường trực HĐND tỉnh Thừa Thiên Huế nhấn mạnh: Mô hình “kỳ họp không giấy" đã mang lại hiệu quả rõ rệt trong công tác chuẩn bị trước, trong và sau các kỳ họp HĐND. Từ khi “kỳ họp không giấy” được triển khai đã giúp rút ngắn thời gian và nâng cao hiệu quả từng cuộc họp, tăng cường tương tác giữa các thành viên dự họp, nhất là giúp lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, nhanh chóng, chính xác. Các đại biểu có nhiều thời gian hơn để nghiên cứu tài liệu nên chất lượng thảo luận được nâng lên. Qua các kỳ họp, các đại biểu rất hài lòng với cách họp không giấy tờ và cho rằng, mô hình “kỳ họp không giấy” mặc dù mới được áp dụng nhưng việc sử dụng trên hệ thống máy tính bảng khá dễ dàng, thuận lợi và thao tác không phức tạp; tài liệu sắp xếp hợp lý, có tính hệ thống và dễ dàng tra cứu.

Tập huấn cách tiếp cận, sử dụng linh hoạt cho đại biểu

Để ứng dụng phần mềm “kỳ họp không giấy” vào kỳ họp HĐND tỉnh đạt hiệu quả cao, bên cạnh trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, các tài liệu liên quan đến kỳ họp được số hóa và cập nhật thường xuyên, theo Thường trực HĐND tỉnh Thừa Thiên Huế, công tác tổ chức tập huấn cho đại biểu về cách tiếp cận và sử dụng linh hoạt, thành thạo các thao tác trên thiết bị iPad trong khai thác tài liệu, văn bản kỳ họp rất quan trọng. Trong các kỳ họp, phải thường xuyên bố trí cán bộ kỹ thuật hỗ trợ, hướng dẫn từng đại biểu HĐND sử dụng, đồng thời xử lý ngay các sự cố khi có yêu cầu từ Chủ tọa kỳ họp. Bố trí riêng cho khách mời tham dự kỳ họp và cán bộ tham mưu, phục vụ một đường truyền riêng để khai thác thông tin tránh quá tải về lưu lượng đường truyền.

Tiến tới xây dựng thành công chính quyền điện tử, tạo lập môi trường, phong cách làm việc ngày càng công khai, minh bạch và tiện lợi hơn cho người dân... Qua thời gian tổ chức thực hiện, phần mềm “kỳ họp không giấy” phù hợp và có thể triển khai nhân rộng, áp dụng trong tất cả các cuộc họp của HĐND cấp huyện. Đã có 3 đơn vị cấp huyện là Phú Lộc, Nam Đông và thành phố Huế đưa vào áp dụng mô hình “kỳ họp không giấy” đạt hiệu quả cao, hướng đến 100% đơn vị cấp huyện, thị xã hoàn tất quy trình, thủ tục để đưa mô hình “kỳ họp không giấy” phục vụ cho các kỳ họp HĐND, góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả các kỳ họp.

HÀ VĂN