Quy trình, quy định thực hiện biên lai điện tử cho doanh nghiệp

Sau khi báo cáo và thực hiện ý kiến chỉ đạo của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế đã có công văn phúc đáp vướng mắc của doanh nghiệp, đồng thời hướng dẫn cụ thể về các quy định và quy trình thực hiện biên lai điện tử.

Quy trình, quy định thực hiện biên lai điện tử cho doanh nghiệp - Ảnh 1

Ảnh minh họa. Nguồn: Internet

Các quy định về loại và hình thức biên lai

Theo Khoản 1, tiết c khoản 3 Điều 2 Thông tư 303/2016/TT-BTC ngày 15/11/2016 của Bộ Tài chính quy định về loại và hình thức biên lai như sau: Biên lai là chứng từ do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu các khoản tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.

Trong đó, biên lai điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về cung ứng dịch vụ công của tổ chức thu phí, lệ phí được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương pháp điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Quy định hủy biên lai điện tử cũng được hướng dẫn cụ thể tại khoản 5 Điều 6 Thông tư 303/2016/TT-BTCngày 15/11/2016 của Bộ Tài chính: Hủy biên lai thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ, Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Cụ thể đối với biên lai điện tử: Việc hủy biên lai điện tử là làm cho biên lai điện tử đó không có giá trị sử dụng, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong đó.

Biên lai điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép hủy. Việc hủy biên lai điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các biên lai điện tử chưa hủy và phải đảm bảo sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

Áp dụng biên lai điện tử cho doanh nghiệp

Để tháo gỡ vướng mắc cho doanh nghiệp là các đơn vị trung gian cung cấp giải pháp biên lai điện tử hoặc các Trung tâm hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh là đơn vị áp dụng biên lai điện tử trong hoạt động thu phí, lệ phí, Tổng cục Thuế hướng dẫn một số nội dung khi thực hiện áp dụng biên lai điện tử như sau:

Thứ nhất, về xử lý biên lai điện tử đã lập:

Trường hợp biên lai điện tử đã lập và gửi cho người nộp phí, lệ phí, Trung tâm hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh chưa kê khai nộp phí và người nộp phí, lệ phí chưa hạch toán chi phí, nếu phát hiện sai sót thì Trung tâm hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh và người nộp phí xác nhận sai sót và Trung tâm hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh hủy biên lai.

Biên lai điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Trường hợp biên lai điện tử được khởi tạo từ hệ thống của doanh nghiệp là tổ chức trung gian cung cấp giải pháp biên lai điện tử thì doanh nghiệp cũng phải thực hiện lưu trữ biên lai điện tử theo quy định.

Đồng thời, Trung tâm hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh thực hiện lập biên lai điện tử mới theo quy định tại Thông tư 303/2016/TT-BTC để gửi cho người nộp phí, lệ phí, trên biên lai điện tử mới phải có dòng chữ “biên lai này thay thế biên lai số... ký hiệu, gửi ngày tháng năm.

Trường hợp biên lai điện tử đã lập và gửi cho người nộp phí, lệ phí, Trung tâm hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh đã kê khai và người nộp phí, lệ phí đã hạch toán chi phí, sau đó phát hiện sai thì Trung tâm hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh và người nộp phí, lệ phí phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời Trung tâm hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh lập biên lai điện tử điều chỉnh sai sót.

Biên lai điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) tiền phí, lệ phí cho biên lai điện tử số… ký hiệu...

Căn cứ vào biên lai điện tử điều chỉnh, Trung tâm hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh thực hiện kê khai điều chỉnh, người nộp phí, lệ phí thực hiện hạch toán điều chỉnh chi phí theo quy định. Biên lai điều chỉnh không được ghi số âm (-).”

Thứ hai, về chuyển biên lai điện tử sang biên lai giấy:

Trung tâm hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh được chuyển đổi biên lai điện tử sang hiên lai giấy để giao cho người nộp phí, việc thực hiện chuyển từ biên lai điện tử sang biên lai giấy thực hiện như sau:

Nguyên tắc chuyển đổi: Trung tâm hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh được chuyển đổi biên lai điện tử sang biên lai giấy một (01) lần và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của Trung tâm hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh, dấu của Trung tâm hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh.

Người nộp phí, Trung tâm hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh được chuyển đổi biên lai điện tử sang biên lai giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Biên lai điện tử chuyển đổi sang biên lai giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định sau:

Về điều kiện biên lai điện tử chuyển sang biên lai giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện: Phản ánh toàn vẹn nội dung của biên lai điện tử gốc; có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ biên lai điện tử sang biên lai giấy; có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ biên lai điện tử sang biên lai giấy.

Về giá trị pháp lý của các biên lai điện tử chuyển đổi: Biên lai điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên biên lai nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

Về ký hiệu riêng trên biên lai chuyển đổi: Ký hiệu riêng trên biên lai chuyển đổi từ biên lai điện tử sang biên lai dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa biên lai chuyển đổi và biên lai điện tử gốc - biên lai nguồn (ghi rõ “Biên lai chuyển đổi từ biên lai điện tử”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi”.

Theo mof.gov.vn