Quy định mới về trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử

- Quyết định 04 quy định về trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trong hoạt động nội bộ của cơ quan nhà nước, giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa các cơ quan nhà nước với tổ chức, doanh nghiệp, người dân trên địa bàn tỉnh; trừ các tài liệu có nội dung thuộc bí mật nhà nước hoặc đã được đóng dấu các độ mật từ nơi khác chuyển đến. Quy định này áp dụng với các sở, ban, ngành; UBND cấp huyện, cấp xã; các đơn vị trực thuộc sở, ngành, UBND cấp huyện; cán bộ, công chức, viên chức, người lao động làm việc tại các cơ quan trên và các tổ chức, cá nhân tham gia sử dụng, trao đổi văn bản điện tử trên hệ thống thông tin của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh. Ngoài ra, khuyến khích các tổ chức chính trị - xã hội, đoàn thể, quân đội, công an, cơ quan ngành dọc, doanh nghiệp có sử dụng hệ thống thông tin dùng chung của tỉnh áp dụng quy định trong trao đổi, sử dụng văn bản điện tử.

- Thưa ông, những văn bản nào được trao đổi dưới dạng điện tử?

- Trong nội bộ cơ quan, tất cả văn bản đều trao đổi dưới dạng điện tử. Giữa các cơ quan, văn bản được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử gồm: Nghị quyết của HĐND các cấp; quyết định của UBND các cấp; một số loại văn bản hành chính như: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, tờ trình, công văn, công điện, giấy ủy quyền, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo; văn bản chuyên ngành; hồ sơ điện tử thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến liên thông; hồ sơ, tài liệu kèm theo các văn bản trên.

- Xin ông cho biết yêu cầu bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản điện tử?

- Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định pháp luật có giá trị như bản gốc văn bản giấy.

Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản điện tử phải tuân thủ các văn bản hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền. Văn bản điện tử phải sử dụng bộ mã ký tự Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001; phải được tạo lập, cập nhật trên các hệ thống thông tin theo Quyết định số 1321 ngày 17-5-2016 và Quyết định số 2103 ngày 21-7-2017 của UBND tỉnh. Văn bản, tài liệu, hồ sơ điện tử được ký chữ ký số và gửi qua môi trường mạng thì không gửi văn bản giấy; trừ những trường hợp yêu cầu gửi kèm như: Văn bản quy phạm pháp luật gửi cơ quan kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật, cơ quan đăng công báo, đăng trên cơ sở dữ liệu quốc gia về pháp luật; văn bản, hồ sơ theo quy định bắt buộc gửi bản giấy; văn bản mà thành phần tài liệu kèm theo có định dạng phức tạp, khó số hóa; văn bản, hồ sơ liên quan đến tài chính, tổ chức, bộ máy, nhân sự, chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức; văn bản, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn theo quy định tại cơ quan nhận văn bản.

- Xin ông cho biết những hệ thống thông tin được dùng để trao đổi văn bản điện tử và vấn đề an toàn trong trao đổi văn bản điện tử?

- Việc trao đổi văn bản điện tử được thực hiện qua các hệ thống thông tin như: Quản lý văn bản và điều hành; Một cửa điện tử; Thư điện tử công vụ; Cổng, trang thông tin điện tử; phương tiện điện tử công vụ khác, hệ thống thông tin dùng chung khác được UBND tỉnh triển khai, hệ thống thông tin do cơ quan cấp trên triển khai hoặc do cơ quan tạo lập, sử dụng.

Cơ quan chủ quản hệ thống thông tin sẽ hướng dẫn về điều kiện định dạng dữ liệu, dung lượng văn bản điện tử. Quy định cũng nêu rõ quy trình trao đổi văn bản điện tử qua từng hệ thống thông tin; việc lập, lưu trữ hồ sơ điện tử...

Sở Thông tin và Truyền thông được giao chủ trì, tham mưu điều chỉnh, bổ sung danh mục văn bản gửi qua mạng thích hợp qua từng thời kỳ; bảo đảm hạ tầng kỹ thuật tại Trung tâm Dữ liệu tỉnh và hệ thống mạng diện rộng của tỉnh, giải pháp kết nối, liên thông giữa hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các cơ quan với Trục liên thông văn bản quốc gia. Sở cũng quản lý, vận hành các hệ thống thông tin hoạt động ổn định, thông suốt, an toàn, bảo mật; đề xuất giải pháp, tham mưu ban hành các quy định nhằm tăng cường an toàn, an ninh thông tin trong trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử. Sở chủ trì, phối hợp với một số cơ quan rà soát, nâng cấp, mở rộng, hoàn thiện các hệ thống thông tin đáp ứng yêu cầu sử dụng văn bản điện tử, tạo lập hồ sơ điện tử và lộ trình thay thế văn bản giấy trong điều hành, xử lý công việc của các cơ quan…

- Xin cảm ơn ông!

NGUYỄN VŨ (Thực hiện)