Phiên bản iPad của phần mềm quản lý văn bản được VPCP đưa vào sử dụng từ 15/8

Để thuận tiện xử lý công việc trên mạng, Văn phòng Chính phủ sẽ triển khai trang bị thiết bị di động (iPad) cho lãnh đạo Văn phòng Chính phủ và lãnh đạo các đơn vị trực thuộc Văn phòng (Ảnh minh họa. Nguồn: Internet)

Ngày 6/8, Vụ Tổ chức cán bộ - Văn phòng Chính phủ đã có báo cáo về việc triển khai phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc trên thiết bị di động (iPad). Về nội dung này, Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Mai Tiến Dũng ngày 7/8 đã đồng ý việc triển khai phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Văn phòng Chính phủ trên iPad, tích hợp chữ ký số của Ban Cơ yếu Chính phủ.

Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Mai Tiến Dũng giao Vụ Tổ chức cán bộ chủ trì, phối hợp với Vụ Hành chính, Trung tâm Tin học, Cổng thông tin điện tử Chính phủ và Tập đoàn Viettel tiến hành chạy thử nghiệm phiên bản iPad trên hệ thống thật trong 3 ngày từ 7/8 - 9/8/2018 với 3 đơn vị của Văn phòng Chính phủ gồm Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ Hành chính và Trung tâm Tin học. Tổ chức các lớp tập huấn, hướng dẫn sử dụng trong thời gian từ ngày 13/8 - 14/8/2018 và triển khai sử dụng iPad trong toàn cơ quan Văn phòng Chính phủ từ ngày 15/8/2018.

Trung tâm Tin học được giao chủ trì, phối hợp với Cổng thông tin điện tử Chính phủ và Tập đoàn Viettel tổ chức bàn giao iPad, chuẩn bị nội dung và hướng dẫn sử dụng cho các cán bộ lãnh đạo của Văn phòng Chính phủ; trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành một số quy định cơ bản về quản lý, sử dụng thiết bị di động và thiết bị USB token trước ngày 15/8/2018. Đồng thời khẩn trương xây dựng Quy chế quản lý, sử dụng thiết bị di động trong hoạt động công vụ tại Văn phòng Chính phủ, trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm ban hành trong tháng 9/2018.

Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Mai Tiến Dũng chỉ đạo Trung tâm Tin học chủ trì, phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ và các đơn vị liên quan tiếp tục phối hợp với Ban Cơ yếu Chính phủ đưa sản phẩm VPN chuyên dùng để bảo mật kết nối VPN nhằm thay thế chức năng Open VPN hiện tại khi sản phẩm VPN này được Ban Cơ yếu Chính phủ hoàn thiện; đưa sản phẩm mật mã ngành Cơ yếu tích hợp vào phần mềm trên iPad và cài đặt bản nâng cấp phần mềm sau khi có kết quả tích hợp thành công được nghiệm thu, thường xuyên theo dõi, kiểm tra, giám sát để kịp thời phát hiện, xử lý các nguy cơ mất an toàn, an ninh thông tin trên iPad, định kỳ 1 tháng/ lần thực hiện đánh giá hiệu quả các biện pháp bảo đảm an toàn thông tin đã được thiết lập.

Cũng theo chỉ đạo của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ, vào cuối năm 2018, Trung tâm Tin học phải có báo cáo đánh giá và đề xuất các yêu cầu tăng cường bảo đảm an toàn thông tin phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc trên iPad để đưa vào kế hoạch thuê dịch vụ CNTT của Văn phòng Chính phủ năm 2019.

Vụ Tổ chức cán bộ chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện các nội dung triển khai phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc trên thiết bị di động - iPad nêu trên đảm bảo chất lượng, tiến độ.

Trước đó, trong Nghị quyết 90 về phiên họp Chính phủ với các địa phương và phiên họp thường kỳ tháng 6/2018 được Chính phủ ban hành ngày 10/7/2018, Chính phủ đã chỉ đạo các bộ, ngành, địa phương phải thay đổi phương thức làm việc, giải quyết công việc dựa trên việc ứng dụng mạnh mẽ CNTT, đặc biệt là có cơ chế bảo đảm thực thi và tạo sự đồng thuận. Trong đó, Văn phòng Chính phủ được Chính phủ yêu cầu phải là cơ quan đi đầu trong việc thực hiện văn phòng điện tử không giấy tờ.

Trên thực tế, để đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong xử lý công việc, tăng cường sử dụng văn bản điện tử, hạn chế tối đa văn bản giấy, từ đầu tháng 5/2018, lãnh đạo Văn phòng Chính phủ đã yêu cầu lãnh đạo các Vụ, Cục, đơn vị trong Văn phòng nghiêm túc thực hiện xử lý phiếu trình trên Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc. Đối với các các Phiếu trình có nội dung mật thực hiện xử lý trên giấy, đồng thời thao tác theo dõi luồng phiếu trình trên Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc theo quy định.

Khi lãnh đạo Văn phòng Chính phủ, lãnhđạo đơn vị đã duyệt Phiếu trình trên mạng thì các đơn vị, chuyên viên không trình ký lại hồ sơ giấy. Các loại báo cáo, văn bản cung cấp thông tin do các Vụ, Cục, đơn vị gửi lãnh đạo Văn phòng Chính phủ, lãnh đạo đơn vị được yêu cầu phải gửi file điện tử qua thư nội bộ, thư điện tử công vụ hoặc bằng hình thức phiếu trình trên Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc, không gửi bản giấy (trừ các báo cáo, văn bản có nội dung mật).

Với giấy mời họp, theo chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng Chính phủ, không phát hành văn bản giấy đối với giấy mời họp chỉ có thành phần họp thuộc nội bộ Văn phòng; Vụ Hành chính có trách nhiệm nhắn tin điện thoại cho các thành phần dự họp và thông báo trên mà hình điện tử cơ quan (trừ giấy mời có nội dung mật phát hành văn bản giấy).

Còn với giấy mời họp có thành phần họp trong và ngoài Văn phòng Chính phủ, phát hành văn bản giấy đối với thành phần ngoài Văn phòng, không phát hành văn bản giấy với thành phần trong Văn phòng. Vụ Hành chính nhắn tin điện thoại cho các thành phần dự họp trong Văn phòng Chính phủ và thông báo trên màn hình điện tử cơ quan (trừ giấy mời có nội dung mật phát hành văn bản giấy).

Lãnh đạo Văn phòng Chính phủ cũng đã yêu cầu Vụ Hành chính tăng cường việc scan các văn bản do Bộ, ngành, địa phương, cơ quan gửi đến Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ không có file điện tử gửi kèm để bảo đảm hồ sơ điện tử khi trình xử lý trên mạng.

Cũng tại thời điểm đầu tháng 5/2018, lãnh đạo Văn phòng Chính phủ đã giao Vụ Tổ chức cán bộ chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan khẩn trương đề xuất, triển khai ứng dụng chữ ký số tại Văn phòng Chính phủ, trang bị thiết bị di động (iPad) cho lãnh đạo Văn phòng Chính phủ và lãnh đạo các đơn vị để thuận tiện xử lý công việc trên mạng; xây dựng và hoàn thiện các phần mềm xử lý công việc trong nội bộ cơ quan để đẩy mạnh tin học hóa, giảm văn bản giấy.

Được biết, từ khoảng cuối tháng 5/2018, hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Văn phòng Chính phủ đã được tích hợp chữ ký số chuyên dùng do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp.

Vân Anh