PC Quảng Ngãi: Tiền lương - Bước chuyển mình từ công tác quản lý

Tiền lương được xem như là giá trị của sức lao động. Việc thực hiện quản lý, chi trả tiền lương hợp lý, khoa học cũng là đề tài luôn được các ngành, các cấp đặc biệt quan tâm. Đặc biệt là trước xu thế dòng chảy công nghệ không ngừng đổi mới như hiện nay thì việc quản lý công tác tiền lương càng được chú trọng. Vì thế, các chương trình phần mềm áp dụng cho công tác sản xuất kinh doanh của Công ty theo đó cũng luôn được cập nhật để đáp ứng kịp thời với nhu cầu của khách hàng cũng như để thuận tiện trong công tác quản lý.

Hạn chế từ công nghệ cũ

Từ năm 1998, chương trình quản lý tiền lương của Công ty chủ yếu được triển khai bằng ngôn ngữ Visual Foxpro chạy trên nền tảng Hệ điều hành Windows 95, Windows XP. Đây là hạn chế lớn nhất của chương trình vì không có tính mở, không thân thiện, không chia sẻ được dữ liệu dùng chung với nhiều người sử dụng cũng như việc chỉ khai thác được trên một máy tính để thực hiện các công việc chấm công, tính lương,..

Trước năm 2015, công tác quản lý vận hành và bảo trì chương trình tiền lương của Công ty vấp phải vô vàn khó khăn. Mặt hạn chế về tính phổ dụng của ngôn ngữ thiết kế, ít được các doanh nghiệp lựa chọn triển khai thời bấy giờ là một điều hết sức khó khăn cho công tác vận hành và nâng cấp chương trình mỗi khi cần thiết.

Chị Nguyễn Thị Mai Hương, chuyên viên phòng Tổ chức Nhân sự chia sẻ: “Cứ mỗi lần có thay đổi mô hình tổ chức, hoặc cập nhật định kỳ quy chế quản lý tiền lương của Công ty là chúng tôi phải mất rất nhiều thời gian cho công tác chỉnh sửa, cập nhật lại chương trình. Việc này đòi hỏi phải làm một cách cẩn thận và tỉ mỉ vì sai một li là đi một dặm. Đặc biệt là vào thời điểm chấm công và tính lương cho CBCNV, việc chậm trễ cũng là điều diễn ra hết sức bình thường.”

Đồng thời, việc triển khai chương trình trên máy tính nội bộ cũng là sự rủi ro rất lớn về mặt lưu trữ cơ sở dữ liệu của chương trình. Để khắc phục nhược điểm này, chuyên viên phụ trách phần mềm phải thực hiện tác vụ lưu trữ dữ liệu của chương trình ở nhiều nơi, phải thực hiện ghi dữ liệu ra đĩa CD thành nhiều bản sao để phòng tránh sự mất mát dữ liệu,…

“Hàng tuần, chúng tôi đều thực hiện công tác lưu trữ dữ liệu của chương trình tiền lương bằng việc mua đĩa CD với số lượng nhiều, thực hiện ghi dữ liệu và lưu trữ theo từng tuần, tháng và năm để phục vụ cho công tác sao lưu hoặc tra cứu dữ liệu khi cần.” - Anh Lê Việt Hùng, nay là Chánh văn phòng Công ty kể lại.

Thuận tiện trong công tác quản lý

Tính đến thời điểm hiện nay thì chương trình quản lý tiền lương đã trải qua 5 năm vận hành kể từ ngày được triển khai và áp dụng vào đầu năm 2015. Ghi nhận lớn nhất của chương trình đó là khắc phục tất cả những tồn tại, những mặt hạn chế của phiên bản cũ, giúp cho người sử dụng vận hành dễ dàng, quản lý dữ liệu một cách hợp lý, khoa học, công tác sao lưu dữ liệu cũng được đơn giản hóa chỉ bằng một cú nhấp chuột,… Việc áp dụng công nghệ mới là xu thế tất yếu buộc những rào cản của phiên bản cũ phải rủ áo ra đi và thay vào đó là một diện mạo hoàn toàn mới mẻ.

Giao diện theo dõi tính năng chấm công của chương trình

Anh Nguyễn Đức Lê Huy, người trực tiếp triển khai chương trình tiền lương bộc bạc: “Chương trình hoàn thành và đưa vào sử dụng ổn định, góp phần hoàn thành nhiệm vụ chung của Công ty làm cho bản thân tôi cảm thấy rất vui. Bản thân cũng tự hứa sẽ tiếp tục nghiên cứu, học hỏi để ngày càng nâng cao kỹ năng và đóng góp nhiều hơn nữa.”

Bên cạnh các nghiệp vụ về quản lý tiền lương như theo dõi dữ liệu nhân sự về giảm trừ gia cảnh, diễn biến lương, khen thưởng - kỷ luật, dữ liệu chấm công, các khoản phụ cấp, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội,... thì điểm nổi bật của chương trình quản lý tiền lương là sự phân cấp về cho các đơn vị Điện lực trực thuộc. Điều mà phiên bản cũ trước đây chưa làm được.

Với tính năng phân cấp, việc chấm công và chia tiền lương sẽ được thực hiện tại các đơn vị cơ sở, thông qua đó phòng Tổ chức nhân sự là đơn vị vận hành chính sẽ phối hợp với đơn vị cơ sở để thực hiện giám sát tổng thể, đối chiếu số liệu chương trình. Ưu điểm của chương trình là đảm bảo tính thống nhất trong công tác quản lý và nâng cao hiệu quả điều hành thông qua việc ứng dụng CNTT. Cán bộ trực tiếp quản lý chương trình dễ dàng theo dõi, xử lý các nghiệp vụ một cách tổng thể thông qua các tính năng của chương trình, đặc biệt là với công tác quản lý, theo dõi chấm công hằng năm và chia tiền lương với số lượng lớn CBCNV trong Công ty, khi mà trước đây phải quản lý thủ công, việc tổng hợp, thống kê gặp nhiều khó khăn.

Việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý ngày nay là yếu tố quyết định cho việc phát triển kinh tế, xã hội. Hiệu quả mang lại của phần mềm đã và đang đóng góp rất lớn trong việc nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý của Tổng công ty nói chung và của Công ty Điện lực Quảng Ngãi nói riêng.