Những điều cần lưu ý khi tổ chức hoạt động đối ngoại

Các cơ quan đại diện có thể chủ trì tổ chức nhiều hoạt động đối ngoại. Trong ảnh là Đại sứ quán Việt Nam tại Thụy Sỹ chủ trì cuộc họp đầu tiên của Ủy ban ASEAN tại Bern.

Trưởng Cơ quan đại diện có thể chọn thời điểm thích hợp để mời một số lãnh đạo, quan chức nước tiếp nhận có nhiều quan hệ hoặc có vị trí quan trọng trong hoạch định chính sách liên quan đến dự bữa cơm thân tại nhà riêng hoặc tại nhà hàng có danh tiếng để tăng cường quan hệ cá nhân hoặc trao đổi một số nội dung cần thiết.

Thành phần mời dự nên hẹp, chỉ nên mời những người có liên quan.

Khi cần thiết, Trưởng Cơ quan đại diện mời cơm thân một số bạn bè nước sở tại, một số Trưởng Cơ quan đại diện các nước khác (có thể mời cả phu nhân/phu quân).

Nếu có điều kiện, Trưởng Cơ quan đại diện nên mời khách dự tiệc hẹp tại nhà riêng. Mời tại nhà riêng thường thân mật hơn mời tại nhà hàng.

Trên thực tế, các cơ quan đại diện có thể chủ trì tổ chức nhiều hoạt động đối ngoại khác nhau như: Chuỗi sự kiện chào mừng Quốc khánh hoặc chào mừng năm mới (triển lãm, giới thiệu ẩm thực, tranh ảnh, thời trang…), lễ kỷ niệm ngày thiết lập quan hệ ngoại giao, lễ kỷ niệm ngày Việt Nam gia nhập hay ngày thành lập tổ chức quốc tế mà Việt Nam là thành viên, lễ trao huân chương, huy chương, lễ ký kết, mở sổ tang… hoặc luân phiên chủ trì tổ chức một sự kiện ngoại giao định kỳ giữa một số cơ quan đại diện ở sở tại.

Việc lên kế hoạch tổ chức, lập danh sách khách mời và mời khách nên được thực hiện sớm, đồng thời, cần phân công nhiệm vụ, bố trí người thực hiện cụ thể, rõ ràng để bảo đảm thành công của sự kiện.

Việc trang trí nơi diễn ra sự kiện, đọc diễn văn, cử Quốc thiều, hát Quốc ca, Cơ quan đại diện thực hiện theo quy định, thông lệ lễ tân của địa bàn.