Nâng cao hiệu quả kinh tế từ công cụ phân công công việc theo nhóm tính cách
Là người quản lý, khi phân công công việc cho nhân viên, có nhân viên hiểu nhanh, thực hiện đúng kết quả công việc mong đợi. Bên cạnh đó, có người lúng túng, kết quả thực hiện không đạt yêu cầu.
Ảnh minh họa. Nguồn: internet
Làm thế nào để giao việc cho nhân viên thực hiện đạt kết quả cao; Nắm được tính cách nhân viên để giao việc luôn là chủ đề mà các nhà quản lý quan tâm. Bài viết này bàn về giải pháp phân công công việc theo nhóm để mang lại kết quả như mong đợi cho doanh nghiệp cũng như cơ quan quản lý, từ đó giúp đạt hiệu quả kinh tế cao.
Khái quát về công cụ phân nhóm tính cách nhân viên
DISC-(Dominance–Influence–Steadiness–Compliance) là một công cụ phân nhóm tính cách của nhân viên thông qua việc quan sát các hành vi hàng ngày để có thể quản lý và giao việc một cách hiệu quả. Lý thuyết D.I.S.C đã bắt đầu được phát triển từ năm 1928 bởi nhà tâm lý học William Moulton Marston (Mỹ). Đây là công cụ đắc lực được các nhà lãnh đạo lớn trên thế giới tín nhiệm sử dụng, đo lường chính xác 4 đặc điểm cơ bản của con người, từ đó đưa ra các quyết định đúng đắn khi làm việc.
Theo lý thuyết nghiên cứu này, dựa trên 4 tiêu chí gồm: Chủ động và bị động trong công việc; hướng đến con người hay hướng đến nhiệm vụ, tính cách của mỗi người trong số chúng ta đều nằm trong 4 khuôn mẫu hành vi của 4 nhóm: D (Dominance-Sự thống trị), I (Influence - Sự ảnh hưởng), S (Steadiness-Sự kiên định), C - (Compliance - Sự tuân thủ).
Dựa trên cơ sở quan sát hành vi hàng ngày qua cách giao tiếp, ứng xử, trò chuyện, thực hiện công việc được giao, người quản lý có thể nhận ra đặc điểm tính cách của người nhân viên:
Chủ động/Bị động
Người chủ động: Tích cực trao đổi, sẵn sàng bày tỏ quan điểm trong công việc; Thường là người dẫn dắt câu chuyện khi giao tiếp, luôn đề ra những kế hoạch có mục tiêu rõ ràng và nỗ lực để hoàn thành chúng. Thay vì phản ứng trước những sự kiện xảy ra và chờ đợi cơ hội, người chủ động luôn tạo ra cơ hội cho riêng mình và tìm cách ứng phó. Khi được giao các công việc phức tạp và mới mẻ, họ luôn sẵn sàng nhận nhiệm vụ và hứng thú trải nghiệm thử thách mới, chấp nhận rủi ro và sẵn sàng đối mặt vượt qua chúng.
Người bị động: Thường chờ người quản lý đưa ra các câu hỏi mới trả lời, trả lời ngắn gọn và đi đúng vào câu hỏi, ít trao đổi thêm các chi tiết bên ngoài. Nhân viên bị động thường chờ chỉ đạo từ phía nhà quản lý, không lập trước kế hoạch công việc. Người bị động không nhận thức được giá trị bản thân, họ quyết định theo đám đông, tuân thủ theo nguyên tắc và qui định sẵn có.
Hướng về công việc/Hướng về con người
Hướng về công việc: Những nhân viên này thường quan tâm tới việc thực hiện nhiệm vụ được giao, có kiến thức chuyên môn tốt, có khả năng phân tích dữ liệu một cách hợp lý, quyết định dựa vào lý trí; Luôn cố gắng khắn phục mọi khó khăn để hoàn thành công việc được giao.
Hướng về con người: Những nhân viên này thường có tính cách hài hòa, cởi mở rất dễ gần khi tiếp xúc. Họ hay quan tâm đến suy nghĩ người khác nhưng không quá giỏi về việc phân tích hay ra quyết định quan trọng, hay bị cảm xúc chi phối trong công việc, tránh gây các mâu thuẫn nội bộ.
Trên cơ sở các tiêu chí đó, nhà quản lý có thể ghép nhóm lại với nhau như sau:
Chủ động + Hướng tới công việc
Đây là dấu hiệu chính của nhân viên nhóm D - Người thủ lĩnh. Đây là những người quyết đoán, thích nói nhiều hơn nghe, thích ra lệnh. Họ chỉ quan tâm tới kết quả công việc không quan tâm tới quá trình làm việc, thích các công việc có tính thách thức, thích chinh phục những đỉnh cao mới liên tục. Họ có thể xoay chuyển tình thế rất nhanh, miễn sao đạt được kết quả mong muốn, liên tục gây áp lực lên người khác để được việc cho mình.
Chủ động + Hướng tới con người
Đây là dấu hiệu chính của nhân viên nhóm I - Người tạo ảnh hưởng: Người nhóm I thích thay đổi môi trường họ đang sống theo ý của họ, nhưng bằng cách thuyết phục mọi người xung quanh thay vì áp đặt họ như nhóm người D, cuộc sống của những người I phụ thuộc nhiều vào mối quan hệ giữa người với người và cảm xúc hai bên, họ quan tâm nhiều hơn tới đồng nghiệp và bạn bè.
Bị động + Hướng tới con người:
Đây là dấu hiệu chính của nhân viên nhóm S - Người kiên định. Những người S thường không thích thay đổi môi trường hiện tại. Họ luôn chọn cách hòa nhập và cố gắng hợp tác với mọi người xung quanh để cùng đạt được mục tiêu. Người nhóm S là người hướng nội và có xu hướng quan tâm đến con người nhiều hơn là công việc, luôn có thái độ hợp tác và tình cảm với đồng nghiệp.
Bị động + Hướng tới công việc:
Đây là dấu hiệu chính của nhân viên nhóm C - Người kỷ luật. Những người C thường chấp nhận với môi trường hiện tại, quyết tâm làm việc cao để thăng tiến, động lực làm việc của họ là những cơ hội để phát triển và nâng cao chất lượng công việc. Họ đặt chất lượng công việc lên hàng đầu thay vì quan tâm nhiều đến đồng nghiệp xung quanh sống nội tâm, tuy nhiên nhóm nhân viên C cũng tương đối nội tâm và tình cảm.
Mỗi nhân viên có thể có cả 4 nhóm yếu tố này trong người nhưng mức độ lại khác nhau. Thông thường khi phân loại, người ta chỉ nhóm 1 hoặc 2 nhóm trội nhất để phân loại tính cách từ đó giao việc phù hợp.
Ứng dụng trong phân công công việc
Người quản lý luôn mong muốn nhân viên làm việc hiệu quả và biết cách quản lý thời gian khoa học để đạt mục tiêu tốt nhất. Muốn vậy, nhà quản lý cần hiểu sở thích cá nhân, hành vi và phân loại tích cách nhân viên theo DISC vì mỗi nhóm tính cách có điểm mạnh, yếu khác biệt. Tùy thuộc vào tính cách/nhóm tích cách nổi trội, người quản lý sẽ bố trí nhóm công việc phù hợp như bán hàng, tác nghiệp, kế toán hay nhân sự… để phát triển được nhân viên.
Cụ thể: Đối với những người quản lý nhân sự, áp dụng DISC sẽ giúp nắm bắt được các ứng viên để cân nhắc, lựa chọn nhân sự phù hợp với vị trí tuyển dụng. Đối với các nhân viên, việc hiểu và đọc được tính cách theo công cụ DISC sẽ giúp bạn chủ động thay đổi hành vi phù hợp với đối tác nhằm đạt hiệu quả trong giao tiếp cũng như trong phối hợp công việc một cách tốt nhất.
Tài liệu tham khảo:
Trần Thị Vân Hoa (2012), Các kỹ năng quản trị dành cho lãnh đạo doanh nghiệp;
Ken Blanchard (1961), Management of Organizational Behavior;
William Moulton Marston (1928), “Emotions of Normal People”.
