Lưu trữ và tiêu hủy

(LĐ) - Trong phiên thảo luận của Ủy ban Thường vụ Quốc hội liên quan đến dự thảo Luật Lưu trữ vừa qua, có nhiều vấn đề quan trọng được đặt ra về việc có nên duy trì hai hệ thống lưu trữ của Đảng và Nhà nước hay không, về thời hạn lưu trữ, giải mật và tiêu hủy tài liệu.

Trong số đó, có một số ý kiến rất đáng quan tâm phản ánh tình trạng hồ sơ án kinh tế không được lưu trữ nghiêm túc sau khi giải tán Trọng tài kinh tế Nhà nước, cũng như hồ sơ tài sản trong các vụ án hình sự không được lưu giữ đầy đủ tại ngân hàng, thời hạn lưu trữ trước khi tiêu hủy là quá ngắn, lúc cần thì không tìm thấy tài liệu... Trên thực tế, việc lưu trữ, bảo quản, sử dụng và tiêu hủy tài liệu lưu trữ liên quan đến các hoạt động tư pháp đang có nhiều bất cập, vướng mắc. Bên cạnh ngành Tòa án nhân dân TP.Hồ Chí Minh tổ chức tốt việc lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sao lục các bản án và các quyết định giải quyết vụ án, trong một số trường hợp, các đương sự, người liên quan còn được sao chụp tài liệu có trong hồ sơ để có căn cứ khiếu nại theo trình tự tố tụng tư pháp khác, cũng có địa phương cho rằng tài liệu, hồ sơ vụ án đã đưa vào lưu trữ tại tòa án thì không được sao chụp bất cứ tài liệu nào. Trong khi đó, liên quan tới một số vụ án hình sự trong lĩnh vực kinh tế lớn những năm vừa qua, các cơ quan tiến hành tố tụng đã tiến hành kê biên tài sản, thu giữ các tài liệu, giấy tờ về quyền sở hữu tài sản, giao cho các ngân hàng nắm giữ để bảo đảm các khoản nợ chưa thanh toán, nhưng trên thực tế giá trị các tài sản đó lớn hơn rất nhiều so với khoản nợ được khoanh lại, dẫn đến sau này khi xử lý, phát mãi tài sản lại phát sinh tranh chấp kéo dài. Đó là chưa kể trong một số vụ án dân sự, các chứng cứ liên quan như bản đồ vị trí hiện trạng, giấy thế vì khai sinh, các giấy ghi nợ, cam kết, hợp đồng, thỏa thuận góp vốn... bản chính đã bị thu nộp trong quá trình tố tụng, nay đương sự có nhu cầu sao chụp hoặc xin được trả lại để tiến hành các thủ tục hợp thức hóa nhà cửa, tài sản hoặc nhu cầu về xác nhận tình trạng nhân thân và lý lịch tư pháp nhưng gặp rất nhiều cản ngại. Thậm chí, có những loại tài liệu mà thời hạn lưu trữ quá ngắn (5 năm), dẫn đến khi cơ quan điều tra cần sưu tra, xác minh nhằm thu thập các chứng cứ có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định hành vi phạm tội thì... chúng đã bị tiêu hủy! Chẳng hạn mới đây, khi tiến hành điều tra một vụ án đưa và nhận hối lộ lớn thu hút sự chú ý của dư luận, một trong những chứng cứ quan trọng là bằng chứng về việc một quan chức nước ngoài mang khoản tiền gần một trăm ngàn đô la Mỹ qua cửa khẩu sân bay Tân Sơn Nhất vào năm 2003. Tuy nhiên, khi viện kiểm sát yêu cầu và cơ quan điều tra tiến hành xác minh tại cơ quan hải quan thì được biết toàn bộ tờ khai xuất nhập cảnh, trong đó thể hiện việc có khai báo ngoại tệ mang vào Việt Nam hay không của khách nhập cảnh đã bị tiêu hủy sau năm năm lưu trữ theo Quyết định 5270 ngày 30-12-2005 của Bộ Tài chính. Không biết rồi sau này cuộc tranh luận về chứng cứ trong vụ án này sẽ diễn ra như thế nào khi tình trạng thu thập, xác minh tài liệu của các cơ quan tiến hành tố tụng gặp phải tình trạng khó khăn như thế ? Thời gian qua, khuôn khổ pháp lý cho hoạt động lưu trữ được dựa trên Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 và Nghị định 111 ngày 8-4-2004 của Chính phủ hướng dẫn thi hành Pháp lệnh. Việc triển khai thi hành các quy định nói trên có mối quan hệ mật thiết với các quy định liên quan đến vấn đề độ “mật” và thời hạn “giải mật” của các tài liệu lưu trữ. Về vấn đề này, ngày 5-01-2004, Thủ tướng Chính phủ cũng đã ban hành Quyết định số 01 về danh mục bí mật Nhà nước độ tối mật và ngày 8-1-2004, Bộ trưởng Bộ Công an ban hành Quyết định số 30 về danh mục bí mật Nhà nước độ mật của ngành tòa án. Thực tế, theo Ban Biên tập Tạp chí tòa án Nhân dân Tối cao trả lời cho Văn phòng luật sư Phan Trung Hoài vào tháng 7-2005, việc bảo mật hồ sơ, tài liệu vụ án hiện nay chưa có quy định thời hạn cụ thể. Tuy nhiên, tại Điều 17 Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của ngành tòa án nhân dân ban hành kèm theo Quyết định số 12 ngày 12.8.2004 của Chánh án Tòa án Nhân dân Tối cao có quy định, vào tháng 12 hàng năm, các đơn vị trong ngành tòa án nhân dân chủ động đề xuất với Chánh án Tòa án Nhân dân Tối cao những nội dung cần sửa đổi, bổ sung, thay đổi độ mật và giải mật bí mật nhà nước của ngành. Sau đó Chánh văn phòng Tòa án tối cao tổng hợp và báo cáo Chánh án Tòa án Nhân dân Tối cao để trình Thủ tướng Chính phủ và Bộ trưởng Bộ Công an quyết định. Thiết nghĩ, vấn đề xác định thời hạn lưu trữ và tiêu hủy các hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động tố tụng, có ý nghĩa trong việc xác định sự thật khách quan của vụ án và liên quan đến hoạt động bình thường của tổ chức, tình trạng nhân thân và sở hữu tài sản của công dân cần được quy định và hướng dẫn chi tiết hơn, tránh tình trạng hạn chế quyền sao chụp, sử dụng tài liệu lưu trữ, hoặc khi tiêu hủy không lập danh mục chi tiết các tài liệu hết giá trị làm ảnh hưởng đến quá trình giải quyết vụ án và xử lý hậu quả phát sinh sau này. Mặt khác, một số tài liệu, bản án, quyết định có giá trị được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của ngành tư pháp cũng cần được đưa vào “phông lưu trữ quốc gia” nhằm đáp ứng nhu cầu phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử, khoa học pháp lý và hoạt động thực tiễn xét xử của hệ thống tòa án nước ta. Nguyễn Trung Hiếu