Kỳ 2: Cơ sở cảm ơn sự góp ý, chỉ bảo chân tình của đoàn kiểm tra

Niêm yết TTHC trong lĩnh vực hộ tịch được thực hiện công khai

Trong buổi kiểm tra tại UBND huyện Ứng Hòa về công tác trên, các thành viên đoàn kiểm tra đã làm việc bằng thái độ, tác phong khẩn trương, tích cực. Công tác chuẩn bị hồ sơ cũng được cơ sở chuẩn bị chu đáo. Qua xem xét hồ sơ, sổ sách, đoàn kiểm tra ghi nhận, sổ hộ tịch được ghi chép đầy đủ, thống nhất, rõ nội dung; công tác lưu trữ thực hiện khoa học, phục vụ việc tra cứu, khai thác thông tin hộ tịch thuận lợi.

Kết thúc năm, đơn vị có tổ chức thống kê và chốt số liệu sổ hộ tịch, báo cáo và nộp lưu sổ hộ tịch về Sở Tư pháp theo quy định. Hồ sơ hộ tịch sắp xếp đầy đủ theo từng loại việc hộ tịch. Các hồ sơ hộ tịch được đánh số thứ tự từ 01 đến khi kết thúc năm đối với từng loại việc hộ tịch và được bảo quản, lưu trữ lâu dài. Sổ chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký người dịch cũng thực hiện đúng và đầy đủ theo quy định.

Tại buổi kiểm tra, đoàn chia thành nhiều nhóm nhỏ, nghiên cứu kỹ hồ sơ lấy theo xác suất ở các lĩnh vực khác nhau. Ông Lã Hoàng Hưng, Phó Trưởng phòng Hành chính tư pháp, thành viên đoàn kiểm tra đã xuống bộ phận “Một cửa” kiểm tra thực tế. Qua xem xét xác định, việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả được thực hiện tại bộ phận “Một cửa” của UBND huyện Ứng Hòa có phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cũng như phiếu kiểm soát quy trình, giải quyết hồ sơ. Việc niêm yết TTHC trong lĩnh vực hộ tịch được thực hiện công khai, đảm bảo đúng quy định. Tổng số TTHC lĩnh vực hộ tịch được UBND huyện đang niêm yết là 16 thủ tục.

Ngoài UBND huyện Ứng Hòa, đoàn cũng tiến hành kiểm tra việc thực hiện các nội dung trên tại UBND 3 xã thuộc huyện, trong đó có UBND xã Hòa Nam. Theo báo cáo, năm 2019, UBND xã Hòa Nam đã tiếp nhận 1.139 hồ sơ hộ tịch, số đã giải quyết là 1.139 hồ sơ (đạt 100%); trong đó hồ sơ đăng ký khai sinh là 305 hồ sơ (232 đăng ký mới và 73 hồ sơ đăng ký lại); đăng ký khai tử: 89 hồ sơ (đăng ký lại 8 hồ sơ); đăng ký kết hôn: 138 hồ sơ (32 hồ sơ đăng ký lại); cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân: 143 hồ sơ; thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch: 8 hồ sơ và đăng ký nhận cha mẹ con là 8 hồ sơ. Về chứng thực: UBND xã đã chứng thực bản sao từ bản chính: 414 việc; chứng thực chữ ký: 10 hồ sơ; cấp bản sao hộ tịch (24 loại hồ sơ).

Đoàn kiểm tra làm việc tại xã Hòa Nam, huyện Ứng Hòa. Ảnh: L.A

Rút ra bài học kinh nghiệm

Qua kiểm tra xác suất hồ sơ tại xã, đoàn kiểm tra đã phát hiện một số tồn tại, thiếu sót trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, chứng thực do UBND xã Hòa Nam thực hiện trong năm 2019. Theo đó, đoàn đề nghị cán bộ Tư pháp- hộ tịch xã ghi rõ ràng, đầy đủ sổ hộ tịch; thực hiện nghiêm việc đăng ký khai tử theo quy định; bổ sung các giấy tờ liên quan đến thông tin đăng ký kết hôn; đề nghị cán bộ yêu cầu công dân cung cấp đầy đủ thông tin, giấy tờ theo quy định; cần hiểu và phân biệt rõ chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch…

Sau khi nghe đại diện đoàn kiểm tra chỉ ra một số tồn tại còn gặp phải, ông Nguyễn Như Tuyển, Chủ tịch UBND xã Hòa Nam cho hay: “…Những điều cơ sở chưa biết thì nay được biết; những gì chưa rõ nay được rõ, những điều gì sai, chúng tôi xin ghi nhận và sửa chữa với tinh thần cầu thị nhất. Chúng tôi xin được cảm ơn đoàn kiểm tra vì những góp ý, chỉ bảo chân tình này…”.

Còn ông Vũ Văn Vĩnh- công chức Tư pháp hộ tịch- UBND xã Hòa Nam bày tỏ: “Hôm nay được các anh chị trong đoàn về kiểm tra, chỉ rõ lỗi sai ở những bộ hồ sơ cụ thể, chúng tôi được mở mang và hiểu thêm rất nhiều điều. Việc này là vô cùng quý giá, giúp chúng tôi rút ra bài học kinh nghiệm, không mắc lỗi khi tiếp nhận và giải quyết hồ sơ cho công dân ở những năm tiếp theo”.

Theo ông Lê Văn Lạnh, Trưởng phòng Tư pháp huyện Ứng Hòa, thực hiện kế hoạch về trọng tâm công tác tư pháp trên địa bàn huyện, năm 2019, UBND huyện đã tiến hành kiểm tra tại 5 đơn vị trên địa bàn về công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, nuôi con nuôi và chứng thực tại UBND 5 xã: Viên An, Quảng Phú Cầu, Hòa Phú, Trầm Lộng và Trung Tú.

Thông qua đợt kiểm tra cho thấy, về cơ bản, các công tác trên tại 5 xã được thực hiện đúng quy định về thẩm quyền, thủ tục, hồ sơ đăng ký. Mọi sự kiện hộ tịch được đăng ký đầy đủ, kịp thời, trung thực, khách quan và chính xác.

Tại thời điểm kiểm tra, đoàn kiểm tra đã phát hiện được một số hồ sơ chưa thực hiện ký đối chiếu theo quy định; thiếu căn cứ để đăng ký lại khai sinh…

Ngay sau đó, UBND huyện đã có Công văn chấn chỉnh, nhắc nhở các đơn vị rút kinh nghiệm và khắc phục ngay những tồn tại, hạn chế trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch.

(Còn nữa)

Linh Anh