Đánh giá việc sử dụng chứng từ điện tử trong hoạt động xuất nhập khẩu qua khu vực cảng Hải Phòng

TÓM TẮT:

Những năm gần đây, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và xu hướng điện tử hóa trong lĩnh vực thương mại, việc sử dụng các loại chứng từ điện tử trong hoạt động xuất nhập khẩu đang ngày càng phổ biến.

Bằng cách phân tích các số liệu thu thập được qua khảo sát, bài viết đánh giá tình hình sử dụng chứng từ điện tử trong hoạt động xuất nhập khẩu qua khu vực cảng biển Hải Phòng. Đồng thời, tác giả cũng chỉ ra những lợi ích và khó khăn của các doanh nghiệp trong quá trình sử dụng nhằm khẳng định sự cần thiết tìm giải pháp thúc đẩy phát triển loại chứng từ này.

Từ khóa: Chứng từ điện tử, xuất nhập khẩu, cảng Hải Phòng.

1. Đặt vấn đề

Trên thế giới, nhiều nghiên cứu về chứng từ điện tử đã ra đời với đa dạng các chủ đề - từ phương pháp tạo lập, cách thức lưu chuyển cũng như cách quản lý và sử dụng. Tại Việt Nam, số lượng nghiên cứu còn tương đối ít, chủ yếu tiếp cận dưới góc độ pháp lý, như: Nghiên cứu Công ước của Liên Hợp Quốc về sử dụng chứng từ điện tử trong hợp đồng quốc tế (Lại Việt Anh, 2014), nghiên cứu quy định của pháp luật Việt Nam về lưu trữ chứng từ điện tử (Trần Thùy Dương & Hoàng Bảo Châu, 2010).

Các nghiên cứu khác thường đề cập tới chứng từ điện tử trong lĩnh vực thuế, kế toán (Trọng bảo, 2005; Nguyễn Thị Xuân, 2018). Nghiên cứu của Nguyễn Mạnh Quyền liên quan đến chứng từ kinh doanh trong thương mại tuy nhiên tập trung vào giải pháp công nghệ chuẩn hóa và xử lý dữ liệu (Nguyễn Trọng Quyền, 2011).

Hải Phòng là một trong hai khu vực có cảng biển lớn nhất cả nước, là đầu mối xuất nhập khẩu cho khu vực phía Bắc và một số vùng lân cận. Các doanh nghiệp (DN) hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu tại đây đang sử dụng các chứng từ điện tử trong quá trình thực hiện nghiệp vụ. Mặc dù vậy, tính đến nay vẫn chưa có một nghiên cứu nào giúp đánh giá thực tiễn việc sử dụng chứng từ điện tử trong hoạt động xuất nhập khẩu bằng đường biển, đặc biệt gắn với khu vực cảng biển Hải Phòng.

Để thực hiện nghiên cứu, tác giả tiến hành khảo sát bằng cách phát phiếu trả lời điện tử tới 300 đơn vị, DN có thực hiện các hoạt động liên quan tới xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển qua khu vực cảng biển Hải Phòng. Phiếu khảo sát được lập trên cơ sở tham khảo ý kiến từ các chuyên gia và DN trong lĩnh vực xuất nhập khẩu bằng đường biển. Nội dung câu hỏi xoay quanh thái độ của DN đối với chứng từ điện tử, mức độ thường xuyên sử dụng, số loại chứng từ đang dùng, hiệu quả và khó khăn trong quá trình sử dụng.

2. Đánh giá 2.1. Thái độ của doanh nghiệp đối với chứng từ điện tử

Việc sử dụng các loại chứng từ giấy đã trở thành thói quen của các DN. Chứng từ điện tử có thể thay thế hoàn toàn chứng từ giấy được hay không phụ thuộc rất nhiều vào thái độ của các doanh nghiệp sử dụng. (Hình 1)

Trong tổng số 300 phiếu trả lời, có 228 phiếu ủng hộ - chiếm 76%; 63 phiếu trung lập - chiếm 21%. Số phiếu ủng hộ và trung lập chiếm đại đa số cho thấy, việc sử dụng chứng từ điện tử thay thế chứng từ giấy trong hoạt động xuất nhập khẩu qua khu vực Hải Phòng là phù hợp với mong muốn của phần lớn các doanh nghiệp. Mặc dù vẫn còn 9 doanh nghiệp - với tỷ lệ 3% trong tổng số phiếu trả lời - phản đối thay thế, nhưng khi được hỏi, cả 9 doanh nghiệp đều có sử dụng chứng từ điện tử , 4 doanh nghiệp trong số này còn sử dụng một cách thường xuyên.

2.2. Mức độ thường xuyên của việc sử dụng

Đối với câu hỏi về mức độ sử dụng chứng từ điện tử của các DN, khảo sát cũng cho thấy những kết quả khá tích cực. (Hình 2)

Tất cả các doanh nghiệp tham gia trả lời đều có sử dụng chứng từ điện tử. Chỉ 40 doanh nghiệp cho biết ít dùng, trong khi có đến 195 và 65 đơn vị lần lượt trả lời là sử dụng thường xuyên và sử dụng hàng ngày - gấp 6,4 lần. Điều này chứng minh chứng từ điện tử thực sự được sử dụng phổ biến trong hoạt động thường nhật của các DN.

2.3. Khả năng mở rộng triển khai

Bằng cách đưa ra câu hỏi về các loại chứng từ điện tử mà DN đang sử dụng và liệu DN có muốn sử dụng thêm các loại chứng từ khác, nghiên cứu xác định khả năng mở rộng triển khai sử dụng chứng từ điện tử. (Hình 3)

Theo trả lời khảo sát của các doanh nghiệp, có 53% số được hỏi cho biết đã phát hành hoặc có tiếp xúc từ 4 loại chứng từ điện tử trở lên trong quá trình thực hiện hoạt động. Số đơn vị sử dụng từ 2 - 3 loại chứng từ điện tử đứng thứ hai với 34%. Số đơn vị sử dụng duy nhất một loại chiếm 13%. Các loại chứng từ điện tử được DN chọn nhiều nhất là tờ khai hải quan, hợp đồng và hóa đơn thương mại. (Hình 4)

Mặc dù nhiều loại chứng từ điện tử đã được sử dụng ở các DN trả lời khảo sát, song gần 90% trong số này vẫn tiếp tục mong muốn được dùng thêm các loại như lệnh giao hàng, chứng nhận xuất xứ, vận đơn hoặc thư tín dụng điện tử. Chỉ có 12% số đơn vị bằng lòng với những loại đang sử dụng. Như vậy, khả năng mở rộng triển khai các loại chứng từ điện tử là khá lớn.

2.4. Hiệu quả sử dụng

Câu hỏi thứ 5 và 6, tác giả không chỉ sử dụng để đánh giá hiệu quả do chứng từ điện tử mang lại mà còn giúp kiểm chứng sự phù hợp với những kết quả thu được từ các câu hỏi trước. (Hình 5)

Về mức độ hiệu quả, gần 80% phiếu cho biết việc sử dụng các chứng từ này là hiệu quả, 16% DN đánh giá là rất hiệu quả; 4% DN cho rằng hiệu quả còn thấp và chỉ 1% DN đánh giá là không hiệu quả. Những số liệu này cho thấy thái độ tích cực của phần lớn đơn vị trả lời khảo sát, chính điều này sẽ giúp củng cố khả năng mở rộng triển khai chứng từ điện tử ở trên. (Hình 6)

Nhìn vào biểu đồ, tiết kiệm thời gian là lợi ích hàng đầu trong 4 lợi ích chính của chứng từ điện tử với 191 doanh nghiệp chọn lựa - gấp khoảng 4 lần so với các lợi ích khác như an toàn hay tiết kiệm chi phí. Trong khi đó, chỉ có 20 DN coi tiết kiệm nhân lực là hiệu quả lớn nhất mà họ nhận được. Trong thực tế, hoạt động xuất nhập khẩu bằng đường biển chịu ảnh hưởng rất lớn bởi yếu tố thời gian. Sự chậm trễ trong giao - nhận vận chuyển hay làm thủ tục thông quan có thể làm gia tăng chi phí của DN, thậm chí có thể dẫn đến việc bị đối tác từ chối nhận hàng.

2.5. Hạn chế trong sử dụng

Mặc dù, hiệu quả của chứng từ điện tử đối với các DN trong xuất nhập khẩu hàng hóa qua khu vực cảng Hải Phòng rất rõ ràng nhưng trong quá trình sử dụng vẫn tồn tại một số hạn chế.

Các vấn đề về cơ sở pháp lý thiếu hụt, hạ tầng kỹ thuật chưa đảm bảo, lo ngại về an toàn bảo mật thông tin hay tính đồng bộ luôn được được đặt lên hàng đầu đối với chứng từ điện tử nói chung và chứng từ điện tử trong xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển nói riêng. Theo khảo sát, tính đồng bộ là hạn chế lớn nhất được bình chọn với 192 phiếu. Sự thiếu đồng bộ có thể xảy ra giữa các loại chứng từ có liên quan tới nhau hoặc giữa các bên cùng sử dụng một loại chứng từ làm cản trở đáng kể khả năng sử dụng, đặc biệt là tính lưu thông của các loại chứng từ này.

Vấn đề thứ hai được 46 doanh nghiệp ưu tiên là sự an toàn và bảo mật thông tin. So với chứng từ giấy, chứng từ điện tử có những rủi ro riêng đến từ vi rút và các phần mềm độc hại khác trên máy tính - điều mà không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ khả năng để bảo vệ. Ngoài ra, nó còn bao gồm cả sự hạn chế về hạ tầng kỹ thuật xảy ra với 34 doanh nghiệp tham gia khảo sát. Để có thể sử dụng cũng như phát huy được hết lợi ích, chứng từ điện tử cần phải có cơ sở hạ tầng tốt với hệ thống máy tính mạnh và đường truyền internet ổn định.

Một số loại đòi hỏi phải được xây dựng thành mạng lưới chuyên biệt, tuy nhiên những hệ thống như vậy là hết sức phức tạp và nhiều nơi chưa thể thực hiện được.

Mặc dù chiếm một tỷ lệ nhỏ hơn - với 22 phiếu chọn, song sự thiếu hụt về cơ sở pháp lý cũng là một nguyên nhân quan trọng hạn chế sự phát triển của chứng từ điện tử không chỉ riêng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu tại khu vực cảng Hải Phòng.

3. Kết luận

Dựa vào những phân tích đánh giá ở trên, nghiên cứu đã làm rõ thực trạng, khẳng định sự cần thiết cũng như khả năng thúc đẩy việc sử dụng chứng từ điện tử trong hoạt động xuất nhập khẩu bằng đường biển qua khu vực cảng Hải Phòng. Đồng thời, bằng cách chỉ ra những lợi ích và khó khăn, hạn chế trong quá trình sử dụng loại chứng từ này, nghiên cứu đã góp phần định hướng cho những giải pháp có thể được áp dụng để nâng cao hơn nữa hiệu quả kinh tế cho các doanh nghiệp và toàn xã hội.

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

Lại Việt Anh (2014), Nghiên cứu Công ước của Liên hợp quốc về sử dụng chứng từ điện tử trong hợp đồng quốc tế và đề xuất phương án gia nhập Công ước của Việt Nam, Nhiệm vụ cấp Bộ - Cục Thương mại điện tử và Công nghệ thông tin, Bộ Công Thương, 184, 2014.
Trần Thùy Dương, Hoàng Bảo Châu (2010), Quy định của pháp luật Việt Nam về lưu trữ chứng từ và tài liệu kế toán điện tử, Văn thư Lưu trữ Việt Nam, No.11,1-5,10 - ISSN.0866-7365.
Trọng Bảo (2005). Điện tử hóa chứng từ nộp ngân sách nhà nước, Tạp chí Thuế Nhà nước,No.10,12-13.
Nguyễn Thị Xuân (2018), Áp dụng hóa đơn, chứng từ điện tử: một số vấn đề cần quan tâm, Tạp chí Kinh tế Châu Á - Thái Bình Dương,No.515,57-58, ISSN.0868-3808.
Nguyễn Mạnh Quyền và cộng sự (2011), Nghiên cứu nhóm giải pháp công nghệ chuẩn hóa, xử lý dữ liệu để tích hợp và chuẩn hóa các chứng từ kinh doanh (Business document) phục vụ ứng dụng thương mại điện tử xuyên biên giới, Nhiệm vụ cấp Bộ - Cục Thương mại điện tử và CNTT, Bộ Công Thương.

Assessing the use of electronic documents for import and export activities at Hai Phong Port

M.S. DOAN TRONG HIEU

Faculty of economics, Vietnam Maritime University

ABSTRACT:

Along with the strong development of information technology and the trend of electronicization in the commerce field, the use of electronic documents in import and export activities has become increasingly popular recently. By analyzing the data collected through surveys, this article assesses the status quo of using electronic documents for import-export activities at Hai Phong Port. This article also points out benefits and difficulties facing by enterprises when using electronic documents in order to confirm the need for finding solutions to promote the use of electronic documents.

Keywords: Electronic documents, import-export. Hai Phong Port.