Cần chuẩn bị gì trước khi họp?

Chuẩn bị cho cuộc họp không phải là việc riêng của người triệu tập, nó phải là trách của từng cá nhân khi tham gia cuộc họp ấy.

Họp để làm gì?

Liên tục làm việc trong môi trường start-up với lịch họp dày đặc giữa các phòng ban và các bộ phận, Đoan Chu, Giám đốc Marketing Leflair Việt Nam cho biết, để họp hiệu quả trước hết phải có nội dung rõ ràng, hay nói cách khác, cần xác định mục đích cuộc họp là để làm gì. “Bạn cần xác định rõ đâu là những vấn đề cần được bàn bạc và những kết luận/kết quả cần có sau cuộc họp này là gì? Xác định được đúng những điều này đã tiết kiệm được 50% thời gian”, Đoan Chu cho hay.

Thực tế, có nhiều loại cuộc họp khác nhau, chẳng hạn họp để thảo luận lên ý tưởng, họp để thông báo về một quy trình/ chính sách mới, hoặc họp để cùng giải quyết và đưa ra quyết định cho một vấn đề nào đó… Người tổ chức cần xác định rõ tính chất của cuộc họp để từ đó đặt ra kết quả có được sau cuộc họp cho đúng.

Ai tham gia họp?

Theo Đoan Chu, việc tiếp theo cần chuẩn bị trước cuộc họp là xác định đối tượng tham gia, tức là ai sẽ là người tham gia cuộc họp, những người này có liên quan trực tiếp đến vấn đề của cuộc họp hay không? Số lượng người tham gia cuộc họp ảnh hưởng rất nhiều đến kết quả có được sau cuộc họp. Thông thường, một cuộc họp trên 10 người sẽ khó thống nhất được ý kiến và đi đến kết luận chung.

“Ngân sách” thời gian

Ông Đỗ Thanh Tịnh, Giám đốc công ty nội thất Tứ Hưng chia sẻ, để cuộc họp không bị kéo dài, người tổ chức cần phải phân bổ và giới hạn thời gian cụ thể: ai sẽ nói nhưng gì và trình tự như thế nào. Ví dụ, 5 phút đầu để trình bày lại kết quả của cuộc họp lần trước, 10 phút sau sẽ thu nhặt ý kiến của từng người dự họp…“Tất nhiên, đây chỉ là thời gian dự tính. Sẽ có những vấn đề cần mổ xẻ sâu đòi hỏi nhiều thời gian hơn. Việc giới hạn thời gian chỉ để đảm bảo không bị sa đà vào một vấn đề nào đó và làm mất thời gian của những vấn đề khác, cũng quan trọng không kém”, ông Tịnh cho hay.

Chỉ dẫn chuẩn bị cho họp

Cũng theo ông Tịnh, để người tham gia họp có thể tập trung vào nội dung chính thì người dẫn dắt hay triệu tập cuộc họp cần lấy ý kiến sơ bộ của họ từ trước, rồi tổng hợp và chọn ra những vấn đề chung để thảo luận.

Đoan Chu cho rằng, chuẩn bị cho cuộc họp không phải là việc riêng của người triệu tập, nó phải là trách của từng cá nhân khi tham gia cuộc họp ấy. Tất nhiên, để có thể đi đến thống nhất hay các quyết định cuối cùng, bên cạnh lấy ý kiến từ trước, người điều phối nên chỉ ra cho các thành phần dự họp những vấn đề gì cần chuẩn bị để tránh lan man sang những chủ đề khác. “Để họp có hiệu quả thì người tổ chức cuộc họp nên là người dẫn dắt những người tham gia cuộc họp theo lịch trình mình đặt ra, tránh để bị quá giờ hoặc lan man sang những chủ đề khác”, Đoan Chu cho hay.

Đánh giá và hiệu chỉnh

Mặc dù lịch trình họp đã được xây dựng và thông báo từ trước, nhưng sẽ luôn có những vấn đề phát sinh ở “phút thứ 89” có thể ảnh hưởng tới lịch trình và nội dung. Ngay trước khi cuộc họp diễn ra, một nhân sự tham gia họp gửi đơn từ nhiệm, hoặc nhận được yêu cầu mới phát sinh từ đối tác, hay đơn giản là nhớ ra một vấn đề vốn bị “quên” đưa vào kế hoạch thảo luận,… đều không phải là các vấn đề hiếm gặp. Vậy nên, cần kiểm tra và có sửa đổi cần thiết trong lịch trình và nội dung họp ở phút 89 vừa nêu.

Bài viết được thực hiện với sự tham gia

Đoan Chu, Giám đốc Marketing Leflair Việt Nam - trang thương mại điện tử được đầu tư bởi quỹ 500 Startups, tập trung vào những sản phẩm hàng hiệu. Trước khi gia nhập Leflair, cô làm việc cho những tập đoàn đa quốc gia ở Việt Nam và Singapore như Intel Products Việt Nam và Zalora Group.

Đỗ Thanh Tịnh, Giám đốc công ty nội thất Tứ Hưng, một trong những điển hình của lớp doanh nhân khởi nghiệp từ hai bàn tay trắng. Khởi nghiệp từ năm 2003, trải qua 3 lần thất bại, ông Tịnh vẫn kiên trì với con đường đã chọn. Ông là tác giả của bộ sách khởi nghiệp thực chiến gồm 3 cuốn khá “hot” trên thị trường: “Thực chiến cận thị trường”, “Khởi nghiệp 0 đồng chinh phục triệu đô”, “Kiếm tiền đường phố”.

Đoan Chu - Thanh Tịnh