Cải thiện giao tiếp nơi làm việc

Lắng nghe

Lắng nghe giỏi là một trong những cách tốt nhất để trở thành một người giao tiếp tốt. Bởi không ai thích giao tiếp với một người chỉ quan tâm đến bản thân và không dành thời gian để lắng nghe người khác. Nếu bạn không phải là người lắng nghe giỏi, sẽ khó khăn để hiểu bạn được yêu cầu để làm điều gì.

Hãy dành thời gian để thực hành lắng nghe một cách tích cực. Lắng nghe có liên quan đến việc chú ý điều người khác đang nói, yêu cầu những câu hỏi rõ ràng và diễn đạt lại điều người đó muốn nói để bảo đảm hiểu được vấn đề. Thông qua lắng nghe tích cực, bạn có thể hiểu tốt hơn điều gì người khác đang cố gắng nói và có thể trả lời một cách thích hợp.

Giao tiếp phi ngôn ngữ

Ngôn ngữ của cơ thể, giao tiếp bằng mắt, cử chỉ của bàn tay và giọng nói là những thông điệp đầy màu sắc mà bạn cố gắng truyền đạt đến người nghe. Cử chỉ thư giãn và thoải mái như dang rộng hai cánh tay, hai chân thoải mái, và giọng nói thân thiện sẽ tạo sự gần gũi và khuyến khích người khác nói chuyện một cách cởi mở với bạn.

Nói rõ ràng và ngắn gọn

Giao tiếp bằng lời hiệu quả là nói vừa đủ - không nói quá nhiều hay quá ít. Cố gắng truyền đạt thông điệp của bạn càng ít càng tốt. Nói những gì bạn muốn một cách rõ ràng và trực tiếp, cho dù bạn đang nói chuyện trực tiếp với người nào đó, trên điện thoại hoặc qua email. Nếu bạn nói huyên thuyên, người lắng nghe bạn sẽ không thể hiểu rõ những gì bạn muốn. Vậy nên, hãy suy nghĩ những gì bạn muốn nói trước khi nói. Điều này giúp bạn tránh nói quá nhiều và/hoặc gây nhầm lẫn cho người nghe.

Thể hiện sự thân thiện

Thông qua giọng nói thân thiện, một câu hỏi cá nhân hoặc đơn giản là một nụ cười, bạn sẽ khuyến khích đồng nghiệp của mình tham gia cuộc nói chuyện cởi mở và chân thành với bạn. Điều quan trọng là vui vẻ và lịch sự khi giao tiếp ở nơi làm việc của bạn. Điều này đặc biệt quan trọng trong giao tiếp trực diện và bằng văn bản. Khi bạn có thể, hãy cá nhân hóa các email của bạn với đồng nghiệp và/hoặc nhân viên. Chẳng hạn như, một dòng chữ “Tôi hi vọng mọi người sẽ có một ngày cuối tuần vui vẻ” ở đầu email có thể cá nhân hóa một thông điệp và người nhận cảm thấy được đánh giá cao hơn.

Tự tin

Điều quan trọng là hãy tự tin khi bạn tương tác với người khác. Sự tự tin cho thấy đồng nghiệp của bạn tin vào những gì bạn đang nói và sẽ thực hiện theo. Thể hiện sự tự tin có thể đơn giản như giao tiếp bằng ánh mắt hoặc sử dụng một tông giọng quả quyết nhưng thân thiện. Tránh những câu nói có âm điệu giống như những câu hỏi. Dĩ nhiên, không nên nói với giọng kiêu ngạo và hung hăng. Đồng thời, hãy chắc chắn rằng bạn luôn lắng nghe và đồng cảm với người khác.

Đồng cảm

Ngay cả khi bạn không đồng ý với một đồng nghiệp hoặc nhân viên, điều quan trọng là bạn hiểu và tôn trọng quan điểm của họ. Dùng những cụm từ đơn giản như “Tôi hiểu ý kiến của bạn”, cho thấy bạn đang lắng nghe người khác và tôn trọng những ý kiến của họ.

Tôn trọng

Mọi người sẽ cởi mở hơn khi giao tiếp với bạn, nếu bạn truyền đạt sự tôn trọng đối với họ và những ý kiến của họ. Những hành động đơn giản như gọi tên của một người, giao tiếp bằng ánh mắt, và lắng nghe tích cực khi người khác nói sẽ khiến họ cảm thấy được đánh giá cao. Khi nói chuyện trên điện thoại, tránh xao nhãng và hãy tập trung vào cuộc trò chuyện. Hãy truyền đạt sự tôn trọng thông qua email bằng cách dành thời gian chỉnh sửa tin nhắn. Bởi nếu bạn gửi một văn bản cẩu thả, một email khó hiểu, người nhận sẽ nghĩ rằng bạn thiếu tôn trọng họ cũng như không tôn trọng họ khi giao tiếp.