Bộ Tài chính tiết kiệm gần 3,6 triệu trang giấy mỗi năm nhờ điện tử hóa

Giao diện edocTC.

Chương trình quản lý văn bản và điều hành (eDocTC) đã được cơ quan Bộ Tài chính triển khai tại tất cả các đơn vị vụ, cục kể từ ngày 1/12/2015. Đến nay, sau hơn 3 năm khai thác và sử dụng, số lượng văn bản điện tử được lưu trữ, quản lý trên hệ thống là hơn 1.624.000 văn bản. Trung bình có hơn 464.000 văn bản được lưu trữ, quản lý trên eDocTC mỗi năm.

Đáng lưu ý là văn bản điện tử của Bộ Tài chính đã được luân chuyển xử lý xuyên suốt giữa tất cả các vai trò trong cơ quan: từ văn thư Bộ, tổng hợp - thư ký, văn thư đơn vị, đến lãnh đạo đơn vị, lãnh đạo cấp phòng và tới chuyên viên xử lý văn bản.

Nhờ đó, 100% văn bản giấy gửi đến được cập nhật các trường thông tin quản lý, quét thành văn bản điện tử, luân chuyển tới các đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp và lưu trữ trên chương trình eDocTC. Tất cả văn bản đi của Bộ được cấp số, được quét và ký số, lưu trữ và phát hành điện tử gửi tới các đơn vị tại cơ quan Bộ, các Tổng cục thuộc Bộ, 31 Bộ và cơ quan ngang Bộ, 63 Ủy ban nhân dân tỉnh thành phố và Văn phòng Trung ương Đảng qua chương trình eDocTC...

Ngoài ra, các tiện ích như lịch công tác của lãnh đạo cũng được cập nhật và công khai trên chương trình eDocTC. Hoạt động điều động sử dụng xe ô tô, phòng họp được quản lý hoàn toàn trên chương trình. Điều này giúp công khai minh bạch trong quản lý hành chính, nâng cao kỷ cương kỷ luật trong hoạt động công vụ.

Với các lợi ích mang lại, chương trình quản lý văn bản và điều hành không chỉ được sử dụng ở các đơn vị tại cơ quan Bộ, mà các đơn vị cấp Tổng cục cũng tích cực khai thác sử dụng. Theo số liệu thống kê đến giữa tháng 3/2019, tổng số văn bản được quét, lưu trữ trên chương trình eDocTC tại Tổng cục Thuế gần 4,8 triệu văn bản, tại Tổng cục Hải quan là gần 1 triệu văn bản.

Chương trình quản lý văn bản và điều hành của Bộ Tài chính đã cơ bản đáp ứng được yêu cầu quản lý văn bản đến và đi, cho phép tin học hóa các quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản, quản lý nghiệp vụ lưu trữ, quản lý phòng họp, xe ô tô, lịch làm việc của lãnh đạo.

Việc sử dụng eDocTC còn góp phần giảm bớt đáng kể chi phí phí in ấn, chi phí photocopy văn bản, góp phần thực hiện tiết kiệm ngân sách nhà nước. Trước đó, từ ngày 1/6/2016, Văn phòng Bộ Tài chính đã thực hiện chuyển văn bản giấy và điện tử đến đơn vị chủ trì, chỉ chuyển văn bản điện tử đến đơn vị phối hợp. Với lượng văn bản đến cơ quan Bộ khoảng 358.643 văn bản/năm, mỗi văn bản trung bình khoảng 5 trang, với giả thiết cần photocopy mỗi văn bản đến cho hai đơn vị phối hợp thì việc triển khai chương trình eDocTC chỉ riêng tại khối cơ quan Bộ sẽ tiết kiệm chi phí photocopy khoảng 3.586.430 trang văn bản.

Hồng Vân