Áp dụng KPI – kim chỉ nam giúp doanh nghiệp nhỏ và vừa phát triển

Chỉ số hoạt động chính (Key performance indicator – KPI) từ lâu được biết đến là công cụ quan trọng, giúp hiện thực hóa các mục tiêu của doanh nghiệp phù hợp với xu thế quản lý theo mục tiêu.

Công cụ KPI giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng sản phẩm, giúp tạo ra những sản phẩm đáp ứng ngày càng cao nhu cầu của người tiêu dùng. Đây là tiền đề quan trọng để nâng cao uy tín và thương hiệu doanh nghiệp, giúp khẳng định hình ảnh của doanh nghiệp trên thị trường.

Ý thức được vai trò quan trọng của KPI trong quản lý doanh nghiệp, năm 2018 Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (Bộ Khoa học và Công nghệ) đã giao cho Trường Đại học Ngoại thương chủ trì nhiệm vụ khoa học và công nghệ cấp quốc gia “Nhân rộng áp dụng công cụ Chỉ số hoạt động chính (KPI) vào các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam năm 2018’’ do PGS. TS Nguyễn Xuân Minh làm chủ nhiệm.

Mục tiêu của chương trình là phổ biến, hướng dẫn, nhân rộng áp dụng KPI vào các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam, xây dựng được các mô hình điểm về áp dụng KPI trên toàn quốc.

Công cụ KPI giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng sản phẩm.

Kết quả triển khai bước đầu của chương trình đã chứng minh tính hiệu quả tại các đơn vị tham gia. Một trong số các doanh nghiệp tiêu biểu là Công ty TNHH Quan Phong, đơn vị tại tỉnh Đồng Nai chuyên kinh doanh thiết bị trong ngành đá và kính phục vụ các công trình xây dựng.

Ngay khi mới thành lập, Công ty TNHH Quan Phong đã tập trung vào một lĩnh vực kinh doanh khá mới mẻ và nhu cầu trên thị trường khá cao. Đội ngũ nhân sự trẻ và năng động hứa hẹn giúp Công ty gặt hái được nhiều thành công phía trước. Tuy nhiên, do chưa có kinh nghiệm trong công tác tổ chức, quản trị và điều hành hoạt động hàng ngày nên công ty gặp không ít khó khăn và phải loay hoay tìm lối đi hiệu quả nhất trong hoạt động.

Bên cạnh đó, bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt với sự xuất hiện ngày càng nhiều đối thủ cạnh tranh đã ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình hoạt động của công ty. Việc được tiếp cận với chương trình nhân rộng áp dụng công cụ KPI do nhóm tác giả của Trường Đại học Ngoại thương triển khai và được đào tạo, tư vấn kỹ thuật áp dụng chính là bước ngoặt lớn của công ty. Chỉ qua 3 tháng được chuyển giao kỹ thuật triển khai (Quý IV năm 2018) và bắt đầu áp dụng chính thức từ Quý I năm 2019, công ty đã có bước chuyển mình mạnh mẽ về hiệu quả hoạt động.

Những thay đổi về doanh thu, chi phí và lợi nhuận giữa Quý IV năm 2018 và Quý I năm 2019 đã cho thấy hiệu quả bước đầu trong việc áp dụng KPI đó là doanh thu Quý IV/2018 (trước triển khai KPI) đạt 250 triệu đồng thì doanh thu Quý I/2019 (sau triển khai KPI) đạt 370 triệu đồng, tăng 48%. Trong kỳ so sánh, lợi nhuận sau thuế tăng đến 74%.

Một thành công lớn nữa khi áp dụng KPI là toàn thể lãnh đạo và nhân viên công ty đã nhận thức được vai trò không thể thiếu của KPI với ý nghĩa là bộ công cụ quản lý doanh nghiệp. Chức năng và nhiệm vụ của Ban Giám đốc và từng phòng ban đã được nhận diện rõ ràng và phù hợp.

Mục tiêu chung của công ty luôn được xác định và cụ thể hóa thành mục tiêu của mỗi đơn vị và quan trọng hơn là của mỗi cá nhân trong đơn vị. Hiệu quả công việc được đo lường gắn với nhiệm vụ của từng thành viên trong tổ chức.

Sau khi KPI được triển khai, việc chi trả lương vả các khoản thu nhập của công ty đã gắn liền với hiệu quả công việc của từng nhân viên được xác định thông qua thẻ KPI và đánh giá kết quả công việc định kỳ.

Chia sẻ về thành công bước đầu trong triển khai KPI, ông Nguyễn Phước Tài, Giám đốc Công ty cho biết: “Trước đây cá nhân tôi đã được nghe nhiều về hiệu quả của KPI tại doanh nghiệp nhưng đây là lần đầu tiên tôi nhận thấy rõ nét về ưu điểm của bộ công cụ này ở chính doanh nghiệp của mình. Công ty có may mắn đã được lựa chọn tham gia chương trình cấp quốc gia về KPI do các thầy cô tại Trường Đại học Ngoại thương thực hiện và đem lại những kết quả đáng mừng. Lãnh đạo và toàn thể nhân viên sẽ tiếp tục áp dụng KPI để đạt được các thành công mới”.

Sau khi KPI được triển khai, việc chi trả lương vả các khoản thu nhập của công ty đã gắn liền với hiệu quả công việc của từng nhân viên được xác định thông qua thẻ KPI và đánh giá kết quả công việc định kỳ.

Anh Võ Minh Nhựt, một nhân viên đang làm việc tại Công ty chia sẻ: “Là người lao động đã trải qua một số môi trường làm việc khác nhau trước khi đến với công ty, cá nhân tôi cho rằng việc công ty áp dụng KPI đã tạo ra một bầu không khí mới mẻ cho anh chị em nhân viên. Chúng tôi nhận thấy khối lượng công việc được giao phù hợp với thế mạnh từng người, kết quả công tác được đánh giá công bằng, việc trả lương thưởng gắn với hiệu suất của từng người và nỗ lực của mỗi nhân viên luôn được ghi nhận xứng đáng”.

Nguyễn Xuân Minh - Đặng Văn Kỳ - Phạm Thu Thủy

Hòa Lê